Trong quá trình sử dụng Marketing Automation, doanh nghiệp có thể thiết lập hành động Gửi email để tự động thông báo cho nhân viên khi phát sinh một sự kiện trên hệ thống, chẳng hạn như khi đơn hàng được tạo, thanh toán đơn hàng, khách hàng đến hạn thanh toán,...

Một số trường hợp doanh nghiệp mong muốn các email gửi cho nhân viên nội bộ cũng được ghi nhận tại Danh sách Email, đồng thời theo dõi trạng thái Đã đọc/Chưa đọc tương tự email gửi cho khách hàng.

Tuy nhiên, cần lưu ý về đối tượng nhận email và phạm vi tracking của Email Marketing trên Getfly.

1. Danh sách Email trên Getfly dùng để theo dõi email gửi cho khách hàng

Tại Marketing → Email Marketing → Danh sách Email, hệ thống hiển thị các email được gửi đi và các thông tin liên quan như:

• Tiêu đề email
• Email gửi đi
• Email gửi đến
• Trạng thái gửi
• Thời gian gửi
• Trạng thái đọc
• Thời gian đọc
• Click link trong email

Danh sách Email được xây dựng nhằm phục vụ việc quản lý và theo dõi email gửi đến khách hàng. Getfly cũng hỗ trợ thống kê số lượng email đã gửi, đã đọc, chưa đọc và các tương tác khác của khách hàng với email.

Vì vậy, việc một email được gửi thành công đến hộp thư của nhân viên không đồng nghĩa với việc email đó sẽ được hiển thị trong Danh sách Email Marketing để theo dõi trạng thái đọc.

2. Email Automation gửi cho nhân viên nội bộ không được ghi nhận tracking như email gửi khách hàng

Khi thiết lập Automation, doanh nghiệp có thể sử dụng hành động Gửi email để gửi thông báo.

Tuy nhiên, với trường hợp email được sử dụng để thông báo cho nhân viên nội bộ, hệ thống hiện không hỗ trợ việc ghi nhận email này vào Danh sách Email Marketing theo cơ chế tracking dành cho khách hàng.

Do đó, có thể xảy ra trường hợp:

Automation chạy thành công → Nhân viên nhận được email → Nhưng không thấy email tương ứng trong Danh sách Email và không có trạng thái Đã đọc/Chưa đọc tại đây.

Đây là nguyên nhân khiến khi kiểm tra Danh sách Email, người dùng có thể không tìm thấy các email Automation đã gửi cho nhân viên.

3. Trường hợp sử dụng nhân viên làm khách hàng để nhận email

Trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng Automation để gửi thông báo cho một nhân viên cụ thể và muốn tracking được những email thông báo này. Doanh nghiệp đã thao tác theo cách:

Tạo nhân viên → Tạo thêm bản ghi khách hàng tương ứng → Nhập email của nhân viên vào thông tin khách hàng → Sử dụng khách hàng đó trong Automation.

Tuy nhiên, trong hành động Gửi email của Automation, việc lựa chọn người nhận được thiết kế theo đối tượng liên quan đến Automation, trong đó có Khách hàng liên quan, chứ không hỗ trợ chỉ định tùy ý một khách hàng cụ thể làm người nhận trong kịch bản này.

Do đó, việc tạo một nhân viên thành một bản ghi khách hàng rồi thêm email của nhân viên vào thông tin khách hàng không đồng nghĩa với việc có thể chỉ định nhân viên đó làm người nhận cụ thể và tracking email.Vì vậy, không nên sử dụng cách tạo nhân viên thành khách hàng chỉ nhằm mục đích theo dõi email nội bộ.

4. Với email thông báo cho nhân viên, cần kiểm tra trực tiếp tại hòm thư

Đối với các email Automation có mục đích thông báo nội bộ, nhân viên cần chủ động kiểm tra hộp thư email của mình để xác nhận email đã được gửi và nhận.

Ví dụ: Điều kiện Automation: Thanh toán đơn hàng → Hành động: Gửi email thông báo cho nhân viên

Trong trường hợp này, nhân viên kiểm tra trực tiếp hộp thư để xác nhận đã nhận được email.

Không sử dụng mục Danh sách Email Marketing làm căn cứ để kiểm tra trạng thái đọc của email nội bộ.

5. Phân biệt email gửi khách hàng và email thông báo nội bộ

6. Kết luận

Đối với email Automation gửi cho nhân viên nội bộ, hiện hệ thống không hỗ trợ ghi nhận và tracking trên Danh sách Email Marketing theo cơ chế email gửi cho khách hàng.

Đồng thời, hành động Gửi email trong Automation không hỗ trợ chỉ định tùy ý một khách hàng cụ thể làm người nhận theo nhu cầu gửi thông báo nội bộ.

Khi xây dựng Automation, doanh nghiệp nên xác định rõ đối tượng nhận email và mục đích gửi để lựa chọn cách thiết lập phù hợp.