Hướng dẫn kết nối Zalo Form với Getfly CRM

Bài viết này hướng dẫn chi tiết từng bước tích hợp biểu mẫu Zalo Ads (Zalo Form) với Getfly CRM, giúp tự động thu thập và chuyển dữ liệu khách hàng tiềm năng về hệ thống CRM.

I. Mục đích kết nối

• Giúp tự động hóa quá trình đồng bộ thông tin khách hàng từ các biểu mẫu (Form) chạy quảng cáo trên Zalo Ads trực tiếp về phần mềm Getfly CRM.

• Tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công, giúp đội ngũ kinh doanh (sales) tiếp cận khách hàng tiềm năng nhanh chóng ngay khi họ vừa đăng ký thông tin.

• Quản lý tập trung nguồn dữ liệu khách hàng từ kênh Zalo vào đúng chiến dịch, trạng thái và phân công đúng nhân sự phụ trách chăm sóc, chạy các kịch bản chăm sóc khách hang tự động trên CRM

II. Yêu cầu & Điều kiện chuẩn bị

Trước khi thực hiện kết nối, bạn cần chuẩn bị và kiểm tra các điều kiện sau:

• Quyền tài khoản Getfly: Tài khoản của bạn phải có quyền truy cập và tạo mới Optin Form. 

  (Nếu không thấy menu hoặc nút thêm mới, hãy liên hệ Quản trị viên hệ thống để phân quyền).

  

   

• Đã kết nối Zalo OA: Zalo Official Account (OA) đã được kết nối thành công với Getfly tại mục Social CRM -> Zalo.

  Trường hợp chưa kết nối Zalo OA vào Getfly bạn vui lòng thao tác kết nối Zalo OA vào Getfly theo hướng dẫn này: https://wiki.getfly.vn/portal/post/2246 

• Có Form ID hợp lệ: Lấy đúng Form ID của biểu mẫu Zalo Ads thuộc OA đang sử dụng (Lưu ý: OA ID và Form ID là 2 mã hoàn toàn khác nhau).

• Gói Zalo OA đủ điều kiện: OA phải đăng ký gói cước hỗ trợ API lấy dữ liệu Form từ Zalo.

III. Các bước thực hiện kết nối

Bước 1: Truy cập màn hình cấu hình Zalo Form

1. Trên thanh menu Getfly, truy cập theo đường dẫn: Marketing =>  Optin Form => Thêm mới Zalo Form.

   

    

2. Tại giao diện Cấu hình Zalo Form, chọn tài khoản Zalo OA muốn kết nối từ danh sách.

   

Bước 2: Nhập Form ID & Lấy dữ liệu câu hỏi

1. Nhập mã biểu mẫu Zalo Ads vào ô Zalo Form ID.

2. Bấm nút Xem form.

3. Hệ thống sẽ tải các câu hỏi/trường thông tin có trong Form Zalo về giao diện.

   

Note: Để lấy Form ID, bạn truy cập vào trình quản lý quảng cáo Zalo Ads, vào phần báo cáo/tải dữ liệu form của chiến dịch tương ứng.

Bước 3: Đặt tên Form & Ghép trường dữ liệu (Mapping)

1. Nhập Tên Zalo Form: Đặt tên nhận biết cho biểu mẫu để dễ quản lý.

2. Ghép trường dữ liệu (Mapping): Ở bảng bên phải, thực hiện ghép tương ứng từng Trường dữ liệu Zalo với Trường dữ liệu Getfly tương ứng.

   • Họ và tên => Tên khách hàng

   • Số điện thoại =>  Điện thoại

   • Email =>  Email

   • Địa chỉ / Tỉnh/Thành / Quận/Huyện =>  Chọn đúng các trường địa chỉ tương ứng trên Getfly.

      

Bước 4: Cấu hình nơi nhận cơ hội & Lưu cài đặt

Tại cột bên trái, thiết lập luồng xử lý cho khách hàng đổ về từ Form:

1. Cơ hội tạo ra sẽ nằm trong chiến dịch: Chọn chiến dịch Marketing tương ứng.

2. Cơ hội sẽ nằm trong trạng thái: Chọn trạng thái ban đầu của khách hàng.

3. Phụ trách cơ hội: Chọn nhân viên phụ trách nhận và chăm sóc lead.

4. Bấm Lưu và kích hoạt để hoàn tất thiết lập.

   

    

Bước 5: Kiểm tra & Đồng bộ dữ liệu thử nghiệm

Sau khi lưu thành công, hệ thống chuyển sang trạng thái Đã kích hoạt.

1. Thực hiện điền thử 1 lượt đăng ký trên Form Zalo Ads thật.

2. Tại màn hình Getfly, chọn thời gian bắt đầu - kết thúc chứa thời điểm gửi thử tại mục Đồng bộ thủ công dữ liệu về Lead form.

3. Bấm Đồng bộ và kiểm tra thông tin khách hàng/cơ hội mới tạo trên Getfly.

   

IV. Lưu ý vận hành

• Nhịp đồng bộ tự động: Dữ liệu từ Zalo Form sẽ được hệ thống đồng bộ tự động định kỳ (khoảng 15 phút/lần).

• Tạm ngừng nhận dữ liệu: Khi muốn dừng nhận lead từ form này, bấm nút Hủy kích hoạt.

  

  V. Hướng dẫn sử dụng tính năng Đồng bộ thủ công dữ liệu về Lead form

  Sau khi kết nối, dữ liệu khách hàng mới đăng ký trên Zalo Form sẽ tự động đổ về Getfly. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn  muốn đồng bộ lại danh sách khách hàng đã đăng ký trước thời điểm kết nối (hoặc đồng bộ ngay để kiểm tra dữ liệu gửi thử), bạn sử dụng tính năng này theo các bước sau:

• Tại giao diện chi tiết Zalo Form đã kích hoạt, tìm đến mục Đồng bộ thủ công dữ liệu về Lead form.

• Chọn mốc thời gian:

  • Ngày bắt đầu: Chọn ngày/giờ bắt đầu của khoảng thời gian có dữ liệu đăng ký trên Zalo Form cần lấy về.

  • Ngày kết thúc: Chọn ngày/giờ kết thúc của khoảng thời gian cần lấy dữ liệu.

• Nhấn nút Đồng bộ.

• Hệ thống sẽ tiến hành truy quét và quét toàn bộ danh sách dữ liệu đăng ký trên Zalo Form trong khoảng thời gian đã chọn để đưa về phần quản lý Khách hàng/Cơ hội trên Getfly.

  

VI. Một số câu hỏi thường gặp & Gỡ rối lỗi 

1. Không thấy Zalo OA trong danh sách chọn?

   • Kiểm tra lại kết nối OA tại Social CRM => Zalo.

   • Kiểm tra quyền truy cập của tài khoản Getfly đang thao tác.

2. Đã ghép trường nhưng không nhận được Lead?

   • Kiểm tra Form ID có chính xác và thuộc OA đã chọn không.

   • Kiểm tra gói cước OA có hỗ trợ kết nối API lấy dữ liệu Form hay không.

   • Kiểm tra xem Form đã ở trạng thái Đã kích hoạt chưa.

3. Thực hiện đồng bộ thủ công nhưng không thấy dữ liệu về?

   Kiểm tra khoảng thời gian chọn ở Ngày bắt đầu - Ngày kết thúc đã bao gồm đúng thời điểm khách hàng điền form hay chưa.