Các bạn thân mến,

KPI nhân viên là bản báo cáo tự động tổng hợp, báo cáo lại các dữ liệu mà một cá nhân trong doanh nghiệp thực hiện trên hệ thống theo khoảng thời gian.

*  Mục tiêu của KPI nhân viên:

+ Giúp cho chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về những việc mà nhân viên đó đã làm.

+ Nhân viên có thể thống kê được những công việc của mình, doanh thu, doanh số của mình mà không mất quá nhiều thời gian để làm báo cáo.

+ Hệ thống tự động cập nhật báo cáo liên quan tới việc nhân viên đó đã làm trên hệ thống giúp cho việc đánh giá minh bạch và rõ ràng hơn.

*  Lưu ý:

+ Theo logic hệ thống thì cấp trên sẽ nhìn thấy được KPI của nhân viên cấp dưới.

+ Những nhân viên ngang cấp nhau thì sẽ không xem được KPI của nhau trừ khi phân quyền cho xem tất cả KPI nhân viên.

+ Nếu chỉ được phân quyền truy cập vào KPI nhân viên thì chỉ xem được KPI của mình.

I. Tổng quan về KPI nhân viên

Lưu ý:

Trường hợp bạn giữ chức vụ là Trưởng phòng trong phòng ban, và không có quyền “Xem tất cả” KPI Nhân viên thì chỉ xem được KPI của bản thân và nhân viên trong phòng

Trường hợp bạn giữ chức vụ là Nhân viên trong phòng ban, và không có quyền “Xem tất cả” KPI Nhân viên thì chỉ xem được KPI của bản thân

Đối với trưởng phòng bạn có thể lựa chọn Nhân viên mà bạn muốn xem ở phần thống kê nhân viên:

Và bạn có thể lựa chọn thời gian cần xem.

Nếu bạn có thiết lập KPI cho nhân viên thì ở phần Tổng quan này hệ thống sẽ hiển thị KPI của nhân viên đó. . Ví dụ ở đây chúng ta đang xem trong tháng 5/2023 của nhân viên

(1) Bảng KPI của nhân viên trong năm 2023, hệ thống sẽ hiển thị Tổng % KPI nhân viên đạt được theo từng tháng trong năm

Click vào cột KPI sẽ hiển thị chi tiết số liệu

(2): Chi tiết % KPI của nhân viên theo từng chỉ tiêu

Tiếp theo, bên dưới sẽ là chi tiết biến động của từng chỉ tiêu trong danh sách KPI đang áp dụng cho nhân viên. Mỗi bảng đều hiển thị 3 thông số: Target cần đạt, Thực tế đạt bao nhiêu và trung bình chỉ tiêu của bạn.

II. Tỷ lệ chuyển đổi

Bảng tỷ lệ chuyển đổi: Là tỷ lệ chuyển đổi từ lúc có khách hàng mới cho đến khi khách hàng mua hàng, có doanh thu.

Bảng tỷ lệ chuyển gồm có 5 phần:

Phần 1: Khách hàng mới:

Thống kê số lượng khách hàng được tạo mới trong tháng và giao cho nhân viên đó phụ trách

Phần 2: Tương tác:

Thống kê tổng tương tác của bạn nhân viên đó với khách hàng trong tháng.

Email: số email khách hàng đã đọc SMS: số tin nhắn gửi thành công cho khách hàng. Cuộc gọi: cuộc gọi đi thành công cho khách hàng – khách hàng có nghe máy, có phát sinh số phút. Công việc: là những công việc thống kê theo thời gian lọc (cả công việc có gắn khách hàng và không gắn khách hàng). Công việc hiển thị tính theo Thời gian bắt đầu và kết thúc. Ví dụ: Công việc có thời gian bắt đầu là 20/10/2023, thời gian kết thúc là 20/12/2023 thì sẽ hiển thị ở báo cáo tháng 10 và báo cáo tháng 12. Báo cáo tháng 11 sẽ không có công việc này Khi click vào số công việc sẽ hiển thị: Tên công việc, thời gian thực hiện công việc, khách hàng liên quan và mối quan hệ Trao đổi: là những trao đổi của nhân viên đó trong chi tiết khách hàng.

Phần 3: Hoạt Động:

Phần 4: Đơn hàng: Thống kê tổng đơn hàng của nhân viên đó thực hiên trong tháng.

Đơn hàng: là các đơn hàng có ngày đặt hàng trong tháng.  Ví dụ: ngày 20/12 nhân viên tạo đơn hàng có “Ngày đặt hàng” là 20/11 thì đơn hàng sẽ hiển thị trong báo cáo của tháng 11. Hợp đồng: là các hợp đồng mà bạn nhân viên đó đã tạo trong tháng. Xuất kho: là các phiếu xuất kho tính theo ngày xuất kho được điền trong phiếu. Nhập kho: là các phiếu nhập kho tính theo ngày nhập vào kho được điền trong phiếu. Tuy nhiên để thống kê được phiếu xuất kho và nhập kho thì bạn cần sử dụng module kho của Getfly. Tỷ lệ số đơn hàng/ số KH mua hàng là thống kê trung bình mỗi khách hàng mua bao nhiêu đơn. Tần Suất mua hàng: thống kê số lượng khách hàng mua hàng 1 lần và số lượng khách hàng mua hàng nhiều lần từ 2 đơn trở lên. Theo hợp đồng: Tái ký: là loại hợp đồng khi nhân viên đó tạo và lựa chọn loại hợp đồng gia hạn. Phần này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ, sau khi thời gian sử dụng dịch vụ kết thúc thì KH hàng tiếp tục gia hạn hoặc tái ký sử dụng tiếp. giúp cho bạn thống kê được số lượng KH tái sử dụng trong tháng đó. HĐ Đã hết hạn: căn cứ dựa trên ngày có hiệu lực khi bạn tạo hợp đồng, và thống kê có bao nhiêu hợp động hết hạn trong tháng đó.

Phần 5: Doanh thu

Doanh thu: là doanh thu trên đơn hàng và thống kê theo nguồn khách hàng.

Doanh thu: là doanh thu trên tổng đơn hàng bán trong tháng. Chi tiết theo từng nguồn bạn đã phân loại.

• Mẹo: Bạn có thể click vào số lượng để xem chi tiết. 

Hoặc bạn có thể tải bảng tỷ lệ chuyển đổi xuống để làm báo cáo

III. Báo cáo công việc

Báo cáo các công việc trong thời gian lọc. Ví dụ theo bảng bên dưới chúng ta đang xem báo cáo trong “Tháng này” (là tháng 1/2024). Bạn có thể chọn xem theo nhân viên cụ thể:

• Kế hoạch công việc được tạo trước ngày 01/01/2024: Những công việc được tạo trước cho tháng sau
• Thực tế phát sinh: những công việc thực tế có thời gian thực hiện trong tháng
• Thống kê tất cả những công việc Mới giao, đã hoàn thành, đang tiến hành, chậm tiến độ. Công việc Chậm tiến độ sẽ ghi rõ chậm bao nhiêu ngày

• Báo cáo khách hàng được chăm sóc: là thống kê những KH mà bạn nhân viên đó là người phụ trách và bạn ấy tương tác với khách theo các khoảng thời gian từ 0- 7 ngày, 7-14 ngày, … 30- 90 ngày căn cứ dựa trên số liên hệ lần cuối.

Cách để tính liên hệ lần cuối, bạn tham khảo bài viết sau đây:

https://wiki.getfly.vn/portal/post/1749 

IV. Chu kỳ khách hàng

(1) Thống kê theo: Nguồn khách hàng hoặc theo Mối quan hệ.

(2) Tùy vào sự lựa chọn mục (1) bạn chọn cụ thể: Nguồn khách hàng nào hoặc cụ thể Mối quan hệ nào

(3) Thời gian bắt đầu: sẽ tự động nhảy theo số ngày hoặc tuần bạn lựa chọn theo dõi tính đến thời điểm hiện tại.

(4) Kết quả: Chỉ định mối quan hệ cụ thể (ví dụ Mối quan hệ Chốt, để xem bao lâu thì khách hàng được chuyển sang trạng thái “chốt”)

(5) Giám sát theo: theo dõi khách hàng trong bao nhiêu ngày, số ngày quan sát tối thiểu là 4 ngày và tối đa là 12 tuần.

Sau đó click   

Hệ thống sẽ hiển thị: Trung bình, với khách hàng có điều kiện được chọn ở mục (1)+ (2) mất bao nhiêu ngày để chuyển đổi sang trạng thái chọn ở mục (4) và hiển thị bảng thống kê kèm theo

Với bảng ở dưới, bạn có thể thấy, chúng ta đang xem báo cáo theo nguồn khách hàng, trong khoảng thời gian quan sát là 8 ngày và muốn xem bao lâu thì khách hàng được chuyển sang trạng thái “chốt”

Hệ thống sẽ hiển thị thông báo: Trung bình, với khách hàng có điều kiện [ Được tạo mới] mất 1.11 ngày để chuyển đổi sang trạng thái [ Mới] , và hiển thị bảng kèm theo như hình:

Theo bảng, ngày 23/07/2024 có 1 khách hàng được tạo mới và khách này chuyển mối quan hệ Chốt được luôn trong ngày và hệ thống ghi nhận giá trị trung bình là 1 ngày

Lưu ý:

Bạn có thể click vào con số sẽ hiển thị thông tin khách hàng mua hàng trong ngày hôm đó để xem Danh sách khách hàng cụ thể

V. Hành trình khách hàng

Hành trình khách hàng là thống kê số lượng khách hàng đang ở mối quan hệ bạn đã phân loại.

1. Lọc thống kê hành trình khách hàng theo nhân viên phụ trách
2. Lọc thống kê theo số ngày hoặc tuần: tối đa là 12 tuần và tối thiểu là 4 ngày.
3. Thời gian bắt đầu sẽ được tình theo ngày hoặc tuần giám sát đến thời điểm hiện tại.
   Sau đó click
4. Các mối quan hệ và số lượng khách hàng trong từng mối quan hệ theo các ngày quan sát
5. Doanh thu theo từng ngày

Cách xem hành trình khách hàng:

• Khi click vào con số biến động tăng giảm:

- Tăng: tính tổng khách tạo mới  + được chuyển sang

- Giảm: tính tổng khách hàng xoá + bị chuyển đi

• Danh sách khách hàng khi click vào con số tăng giảm

- Tăng: danh sách khách hàng tạo mới + được chuyển sang

- Giảm: danh sách khách hàng xoá đi ( không tính khách hàng tạo và xoá trong này)+ chuyển đi

Lưu ý:

- Thống kê theo nhân viên sẽ thể hiện số khách hàng mà nhân viên đó đang phụ trách trong ngày hôm đó.

- Báo cáo cập nhật ngay tức thì

- Khách hàng tạo trong ngày sau đấy xoá luôn trong ngày thì không có trong báo cáo  bao gồm cả biến động tăng giảm và danh sách chi tiết)

Ví dụ: 9h tạo khách, 15h xoá khách=> 12h xem báo cáo con số biến động và danh sách tăng vẫn báo cáo khách hằng này

Còn nếu xem báo cáo sau 12h thì báo cáo không báo cáo khách hàng này.

VI. Thống kê doanh số

Hiển thị bảng báo cáo doanh số từng khách hàng của nhân viên đó theo thời gian tạo khách cụ thể. Bảng báo cáo này sẽ cho bạn nhìn tổng quan được khách hàng được tạo từ thời gian nào, có phát sinh doanh số hay chưa và khách đã mua hàng bao nhiêu lần

1. Lọc thống kê doanh số của nhân viên nào
2. Lọc xem theo mối quan hệ, nếu không chọn thì kết quả lọc hiển thị các khách hàng trong tất cả mối quan hệ
3. Thời gian tạo khách hàng (bắt buộc phải chọn thời gian để xem báo cáo)
4. Thời gian thống kê: Bạn muốn xem thống kê trong khoảng từ thời gian nào đến thời gian nào, thời gian lọc không được vượt quá 6 tháng
5. Trạng thái mua hàng: bao gồm 4 trạng thái

• Tất cả: tất cả khách hàng chưa mua hàng, đã mua đang xử lý
• Chưa mua hàng: báo cáo các khách hàng trong thời gian tạo nhưng chưa có đơn hàng
• Đang xử lý: Khách hàng có đơn hàng nhưng đơn hàng chưa được duyệt
• Đã mua: Với điều kiện lọc “đã mua” có thể chọn số lần mua (chỉ cần  khách hàng có đơn hàng được duyệt sẽ tính là đã mua)

Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết, chúc các bạn thao tác thành công!