HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MOUDLE BẢO HÀNH

      I.            Vấn Đề Khách Hàng Đang Gặp Phải

-         Gặp rắc rối khó khăn trong việc quản lý phiếu bảo hành khách hàng như: có bao nhiêu sản phẩn phẩm đang được bảo hành, tình trạng đến đâu? Bao nhiêu phiếu đã xử lý xong?  Bao nhiêu phiếu đang chờ xử lý? ...

-         Khó khăn trong việc kiểm soát công việc của Bộ phận bảo hành: trên từng phiếu ai là người đang xử lý? Bao nhiêu phiếu đang chờ giao cho khách?

-         Thông tin phiếu bảo hành không được quản lý tập trung, dễ bị thất lạc hoặc sai sót.

   II.            Đối Tượng Khách Hàng Cần Dùng

-         Tính năng này rất phù hợp với các công ty làm về thiết bị, linh kiện, điện tử và đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát phiếu bảo hành sản phẩm của khách hàng.

-         Doanh nghiệp vừa và nhỏ kinh doanh các sản phẩm cần được bảo hành, bảo trì thời gian dài.

-         Quản lý bảo hành đối với các sản phẩm hàng hoá bán ra.

III.            Lợi Ích

       -   Hỗ trợ cho các bạn theo dõi được khách hàng của mình đã đến bảo hành bao nhiêu lần.

      - Lưu lại lịch sử bảo hành của khách

      - Giúp nội bộ quản lý dễ dàng phiếu bảo hành của khách

      - Tiết kiệm tối đa nhân lực và chi phí quản lý.

IV.     Giới Thiệu

-         Khi sử dụng module bảo hành của Getfly các phiếu bảo hành của bạn sẽ được quản lý tập trung ngay tại tab tiếp nhận bảo hành. Để vào được chức năng này các bạn chọn tab cskh -> tiếp nhận bảo hành:

-         Giải thích về giao diện bảo hành như sau:

+ Thêm mới: dùng để lên một phiếu bảo hành mới cho khách hàng

+ Mới nhập: là phiếu vừa mới được lập và chưa có người đăng ký

+ Mới tiếp nhận: là phiếu đã được nhân viên bảo hành đăng ký để xử lý.

+ Đang kiểm tra: là sản phẩm đang được kiểm lại hư hỏng về vấn đề gì?

+ Đang thực hiện: sản phẩm bảo hành đang trong quá được xử lý sự cố hư hỏng.

+ Đã xử lý: sản phẩm đã được khắc phục đang được chuyển đến khách hàng.

+ Đã trả hàng: là sản phẩm đã được giao đến tay khách hàng.

+ Đã hoàn thành: Kết thúc quá trình xử lý phiếu bảo hành.

+ Đồng thời các bạn cũng có thể lọc phiếu bảo hành theo các điều kiện lọc: như mã phiếu, người lập phiếu, người tiếp nhận,…hoặc cũng có thể tìm kiếm theo thời gian như: tuần này, tuần trước, tháng này, tháng trước,…..như hình trên.

IV.            Thực Hiện

1.    Cài đặt

-         Để sử dụng được chức năng này đâu tiên bạn phải được phân quyền sử dụng. Bạn vào cài đặt -> phân quyền -> nhóm quyền -> tìm đến chức năng tiếp nhận bảo hành tick vào ô đó như hình:

-         Sau khi được phân quyền xong, tiếp tục các bạn sẽ thiết lập lý do bảo hành: Cài đặt -> Crm -> Lý do bảo hành-> Nhập lý do.

2.    Để tạo phiếu bảo hành các bạn có 2 cách tạo:

-          vào trực tiếp khách -> giao dịch => tiếp nhận bảo hành -> thêm mới

-         vào tab CSKH -> tiếp nhận bảo hành -> thêm mới

Giao diện tạo phiếu được hiển thị ra

Nhập thông tin khách hàng và ngày tiếp nhận như hình

Nhập lý do bảo hành như hình:

Lựa chọn phòng ban sẽ xử lý phiếu đó cần chuyển đến

Cuối cùng là chọn sản phẩm cần được bảo hành -> cập nhật.

3.    Qui Trình Phiếu Bảo Hành

A. Đăng ký phiếu

- Đối với việc khởi tạo phiếu bảo hành các bộ phận đều có thể tạo như kinh doanh phụ trách khách, cskh , nhân viên kỹ thuật.....

- khi phiếu bảo hành được tạo sẽ được nằm ở trạng thái mới nhập.

- Bước tiếp theo bộ phận bảo hành sẽ vào đăng ký phiếu như hình

Tích trực tiếp vào phiếu -> nhấn đăng ký phiếu.

 Sau khi đăng ký sẽ được tự động chuyển sang trạng thái mới tiếp nhận.

   B.    Xử Lý Phiếu

- Sau khi đã tiếp nhận xong sẽ tiến hành sử lý phiếu đó bằng cách tích vào trực tiếp phiếu cập nhật những thông tin bảo hành vào trong mục trao đổi.

- Nếu trong quá trình bảo hành có thêm linh kiện nào đó thì tích mục linh kiện để thêm  linh kiện vào.

C. Chuyển Đổi Trạng Thái Phiếu

- Trong quá trình xử lý Nhân viên xử lý phiếu sẽ chuyển trạng thái tương ứng với phiếu đó đã được xử lý đến đâu.

- Những trạng thái sẽ được chuyển trong quá trình xử lý đó là : đang kiểm tra , đang thực hiện , đã xử lý , đã trả hàng.

Cách chuyển trạng thái các bạn thao tác như sau:

Tick vào phiếu -> tick vào hình mũi tên lên ở mục mới tiếp nhận như hình:

D. Kết Thúc Qui Trình

- Sau khi đã hoàn tất xử lý và trả hàng cho khách hàng thành công thì nhân viên chuyển trạng thái phiếu đó sang đã hoàn thành

E. Kiểm Tra.

- Các bạn có thể theo dõi kiểm tra xem có bao nhiêu phiếu đang xử lý đến đâu bằng cách tick vào các trạng thái trên phần mềm.

- Đồng thời có thể tìm kiếm hoặc kiểm tra phiếu theo các điều kiện lọc như hình :

- Một cách khác bạn có thể kiếm tra xem một khách hàng cụ thể nào đó đã đến bảo hành bao nhiêu lần và lịch sử bảo hành ra sao bằng cách

tích trực tiếp vào khách -> giao dịch -> tiếp nhận bảo hành

tại đây sẽ được lưu lại toàn bộ các phiếu bảo hành khách, bảo hành bao nhiêu lần, ai là người tiếp nhận , lịch sử bảo hành ra sao.

V.     Tổng kết.

       - Tạo được các phiếu bảo hành cho khách

       - Chuyển đổi được trạng thái phiếu bảo hành.

       - Theo dõi được lịch sử bảo hành của khách hàng.