1. Bối cảnh

• Nhu cầu: Doanh nghiệp có nhiều phòng ban/chi nhánh do các Quản lý/Lãnh đạo khác nhau phụ trách (Ví dụ: PGĐ 1 duyệt Khối Kinh doanh, PGĐ 2 duyệt Khối Sản xuất). Khi tạo quy trình phê duyệt (Nghỉ phép, Đề xuất, Chi phí,...), doanh nghiệp muốn luồng duyệt tự động chuyển đến đúng người phụ trách tương ứng của phòng ban đó.
• Vấn đề thường gặp: Trên 1 luồng quy trình đơn lẻ, hệ thống không thể tự rẽ nhánh người duyệt theo điều kiện phòng ban nếu không tách luồng riêng.
• Giải pháp trên Getfly CRM: Sử dụng tính năng Phòng ban áp dụng để thiết lập các Quy trình song song. Mỗi quy trình sẽ gắn cố định với danh sách phòng ban và người phê duyệt tương ứng.

2. Hướng dẫn thao tác

Để thiết lập luồng duyệt phân tách theo Quản lý phụ trách từng khối/phòng ban, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định các nhóm phòng ban và Luồng duyệt tương ứng

Trước khi thao tác trên hệ thống, cần thống kê rõ:

• Nhóm 1: Các phòng ban A, B, C  do Quản lý 1 duyệt.
• Nhóm 2: Các phòng ban X, Y, Z  do Quản lý 2 duyệt.

Bước 2: Tạo các Quy trình duyệt song song

1. Vào mục Phiếu yêu cầu → Danh sách quy trình → Thêm mới Quy trình phê duyệt

   

2. Tạo Quy trình cho từng Nhóm phòng ban:
   • Bấm Thêm mới quy trình và đặt tên dễ nhận biết (VD: Quy trình duyệt Nghỉ phép - Khối Kinh doanh).
   • Tại mục Phòng ban áp dụng: Tích chọn các phòng ban do Quản lý 1 phụ trách.
   • Cấu hình các cấp duyệt
   • Bấm Cập nhật.

Lưu ý:

• Tự động nhận diện: Khi nhân viên tạo phiếu, hệ thống sẽ căn cứ vào Phòng ban của nhân viên đó trên hệ thống để tự động kích hoạt đúng quy trình tương ứng, nhân viên không cần phải tự chọn người duyệt thủ công.
• Tránh trùng lặp: Đảm bảo mỗi phòng ban chỉ nằm trong 01 quy trình áp dụng cho cùng một loại đề xuất/nghỉ phép để tránh hiện tượng nhân viên thấy bị trùng hoặc hiển thị nhiều quy trình cùng lúc.