1. Bối cảnh:

• Nhu cầu: Quản lý lịch sử dụng phòng họp minh bạch, giúp nhân viên chủ động đăng ký khung giờ họp, đồng thời dễ dàng theo dõi trực quan trên giao diện Lịch để tránh trùng lịch phòng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. 

2. Phương án thực hiện đề xuất:

• Quản lý theo Dự án:
  • Trường hợp ít phòng (1 – 2 phòng): Tạo 01 Dự án chung (Ví dụ: Đăng ký phòng họp).
  • Trường hợp nhiều phòng: Tách riêng mỗi phòng là 01 Dự án (Ví dụ: Phòng họp Tầng 2, Phòng họp Tầng 3).
• Cơ chế đăng ký: Nhân viên đăng ký sử dụng phòng họp tạo 01 Công việc mới nằm trong Dự án phòng họp tương ứng, cài đặt chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc.
• Hình thức theo dõi: Theo dõi trực tiếp tại mục Lịch hẹn / Lịch làm việc dạng bảng Tháng/Tuần/Ngày.

3. Hướng dẫn thao tác

Bước 1: Tạo Dự án Phòng họp: Công việc → Dashboarh → Thêm dự án

• Nếu dùng chung: Đặt tên dự án là "Đăng ký phòng họp".
• Nếu tách riêng: Đặt tên dự án theo từng phòng (VD: "Đăng ký Phòng họp Tầng 2", "Đăng ký Phòng họp Tầng 3").
• Thêm người liên quan trong dự án cho toàn bộ nhân viên công ty.

Bước 2: Nhân viên kiểm tra lịch trống và tạo việc Đăng ký phòng họp

• Truy cập vào mục Công việc → Thêm công việc (Hoặc vào thẳng Dự án vừa tạo để thêm mới công việc/ Hoặc vào mục lịch hẹn để tạo mới công việc)

• Tiến hành đăng ký:

  - Tên công việc: Nhập nội dung cuộc họp / Bộ phận sử dụng (VD: Ca 1/ Họp giao ban phòng Marketing / Họp demo khách hàng).

  - Thời gian bắt đầu & Thời gian kết thúc: Chọn chính xác ngày và khung giờ họp.

  - Chọn đúng Dự án phòng họp tương ứng.

Bước 3: Theo dõi bảng đăng ký lịch họp

• Vào mục Công việc → Chọn dự án Đăng ký phòng họp → Lịch

  

• Có thể xem dạng Lịch/ Danh sách

4. Lưu ý

• Chọn chuẩn thời gian: Bắt buộc phải chọn đầy đủ cả Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc thì công việc mới hiển thị trải dài chuẩn xác theo khung giờ trên giao diện Lịch.
• Hủy / Thay đổi lịch: Nếu cuộc họp bị hủy hoặc đổi giờ, người tạo lịch chỉ cần click trực tiếp vào ô lịch đó trên bảng để chỉnh sửa thời gian hoặc đổi trạng thái công việc, hệ thống sẽ tự động giải phóng khung giờ trống trên giao diện Lịch