1. Mục đích

Trường hợp doanh nghiệp muốn tự động tạo công việc nhắc hẹn cho nhân viên và gửi email nhắc khách hàng thanh toán khi đến gần kỳ hạn công nợ, có thể thiết lập Automation trên Getfly theo hướng dẫn dưới đây.

Ví dụ: Khách hàng có kỳ hạn thanh toán 1 tháng (30 ngày), hệ thống sẽ tự động gửi email nhắc thanh toán trước 5 ngày, tương ứng sau 25 ngày kể từ thời điểm khách hàng được thiết lập kỳ hạn thanh toán.

Lưu ý: Cách thiết lập dưới đây áp dụng tương tự cho các kỳ hạn khác như 3 tháng, 6 tháng, 1 năm,...

2. Các bước thiết lập

Bước 1: Tạo trường "Kỳ hạn thanh toán"

Trước tiên, cần tạo trường dữ liệu để xác định kỳ hạn thanh toán của từng khách hàng.

Thao tác: Cài đặt → Định nghĩa dữ liệu → Khách hàng → Thêm mới

Tạo trường có tên "Kỳ hạn thanh toán" và lựa chọn định dạng Select list.

Tại phần Option, thêm các giá trị kỳ hạn cần sử dụng, ví dụ:

• 1 tháng
• 3 tháng
• 6 tháng
• 1 năm

Bước 2: Tạo Automation nhắc thanh toán

Truy cập:

Marketing → Marketing Automation → Thêm mới

Thiết lập các khối trong Automation như sau:

2.1. Khối điều kiện ban đầu

Chọn điều kiện: Chỉnh sửa thông tin khách hàng → Kỳ hạn thanh toán → Trong số → 1 tháng

Điều kiện này giúp Automation xác định những khách hàng có kỳ hạn thanh toán là 1 tháng.

2.2. Khối điều kiện chờ

Tại Khối cài đặt nâng cao, thiết lập thời gian chờ:

Chờ 25 ngày kể từ khi Automation bắt đầu.

Với kỳ hạn thanh toán 1 tháng tương đương 30 ngày, việc chờ 25 ngày giúp hệ thống thực hiện bước tiếp theo và gửi email trước 5 ngày so với thời hạn thanh toán.

Thời gian chờ có thể điều chỉnh tùy theo nhu cầu nhắc thanh toán của doanh nghiệp.

2.3. Khối hành động hệ thống – Thêm mới công việc

Tiếp theo, thêm khối Thêm mới công việc và thiết lập các thông tin cần thiết, bao gồm:

• Tên công việc
• Thời gian bắt đầu
• Thời gian kết thúc
• Dự án
• Nội dung công việc
• Người giao việc
• Người nhận việc
• Các thông tin liên quan khác

2.4. Khối hành động hệ thống – Gửi email

Sau khi thiết lập khối công việc, thêm tiếp hành động Gửi email để hệ thống tự động gửi email nhắc thanh toán cho khách hàng.

Bước 3: Thiết lập email nhắc thanh toán

Tại khối Gửi email, thực hiện thiết lập:

• Người gửi: Lựa chọn tài khoản/email thực hiện gửi.
• Người nhận: Chọn Khách hàng liên quan.
• Tiêu đề: Nhập tiêu đề email nhắc thanh toán.
• Nội dung: Soạn nội dung email thông báo/nhắc khách hàng thanh toán công nợ

Sau khi hoàn tất, kiểm tra lại các khối và mối liên kết trong Automation.

3. Lưu ý

• Mỗi kỳ hạn thanh toán cần thiết lập một Automation riêng
• Hướng dẫn trên là ví dụ cho kỳ hạn thanh toán 1 tháng (30 ngày), với thời gian nhắc trước hạn 5 ngày.
• Đối với các kỳ hạn khác như 3 tháng, 6 tháng, 1 năm,..., thực hiện tạo Automation tương tự và điều chỉnh điều kiện kỳ hạn thanh toán cũng như thời gian chờ cho phù hợp.
• Doanh nghiệp cần đảm bảo khách hàng đã được thiết lập đúng thông tin tại trường Kỳ hạn thanh toán để Automation hoạt động theo đúng điều kiện.
• Trước khi kích hoạt Automation trên diện rộng, nên kiểm tra lại điều kiện, thời gian chờ, người nhận và nội dung email để đảm bảo thông tin được gửi chính xác.

Chúc anh/chị thao tác thành công!