1. Giới thiệu & Lợi ích vượt trội của AutoFly

AutoFly là bước đột phá công nghệ mới nhất trên Getfly CRM, cho phép doanh nghiệp tích hợp trực tiếp các "bộ não" AI hàng đầu thế giới (như Gemini, ChatGPT...) vào sơ đồ tự động hóa (Automation Workflow).

Thay vì chỉ xử lý các tác vụ rập khuôn theo điều kiện cố định, AutoFly đem lại những lợi ích vượt trội giúp giải quyết bài toán vận hành của doanh nghiệp:

• Tiết kiệm tối đa thời gian: Tự động hóa hoàn toàn khâu nghiên cứu khách hàng. Thay vì nhân sự phải mất 15 - 30 phút để lên mạng tìm kiếm và đọc lại lịch sử tương tác, AI chỉ mất vài giây để phân tích và cung cấp kết quả ngay.
• Tối ưu hóa năng suất nhân sự: Giải phóng đội ngũ Sales và CSKH khỏi các công việc thủ công, làm báo cáo hay phân tích dữ liệu. Nhân viên có thể tập trung 100% thời gian vào việc tương tác, thuyết phục khách hàng và chốt số.
• Cắt giảm chi phí vận hành: Quy trình tự động hóa thông minh giúp chuỗi vận hành mượt mà, tăng tỷ lệ chuyển đổi và giữ chân khách hàng mà không cần mở rộng bộ máy nhân sự, giảm thiểu chi phí cơ hội do tiếp cận chậm trễ.
• Làm giàu dữ liệu tức thì: Tự động tra cứu, bổ sung các thông tin còn thiếu của khách hàng (Website, ngành nghề, quy mô...) từ Internet ngay khi họ vừa đăng ký.
• Trợ lý đắc lực hỗ trợ Sales, CSKH, Marketing: Tự động chuẩn bị kịch bản cuộc gọi, câu mở đầu ấn tượng (Sales Hook), phương án xử lý từ chối (Rebuttal) dựa theo đúng tâm lý và bối cảnh riêng của từng khách hàng.

2.  KẾT NỐI TÀI KHOẢN AI VÀO HỆ THỐNG GETFLY

Đây là điều kiện bắt buộc đầu tiên để hoạt động tính năng AutoFly, bạn kết nối tài khoản AI doanh nghiệp vào Getfly CRM

Việc kết nối tài khoản AI vào Getfly CRM theo các bước sau:

• Truy cập vào Cài đặt (Biểu tượng bánh răng ở góc dưới cùng bên trái màn hình).
• Tại danh mục thanh menu trái, chọn mục Tích hợp.

• Chọn tiếp mục Tích hợp AI.

  Hướng dẫn chi tiết:

• Tích hợp với Gemini AI: https://wiki.getfly.vn/portal/post/3368
• Tích hợp với Chat GPT: https://wiki.getfly.vn/portal/post/3369 

3. Tổng quan về 3 Giải pháp AI cốt lõi trên AutoFly

Để giải quyết nhanh từng bài toán thực tế của doanh nghiệp, AutoFly cung cấp 3 giải pháp thông minh được thiết kế may đo tương ứng với các nhu cầu:

• ⚡ GIẢI PHÁP 1: LÀM GIÀU DỮ LIỆU (Tra cứu & Bổ sung thông tin)
  • Vấn đề: Khách mới đăng ký từ Web/Facebook đổ về CRM chỉ có Tên, SĐT hoặc Email. Hồ sơ quá ít thông tin khiến Sales khó tiếp cận.
  • AI giải quyết: Tự động dùng SĐT/Email/Tên công ty đi "lùng sục" trên Google, Website, mạng xã hội để tìm và điền thêm Website, Mã số thuế, ngành nghề chính vào hồ sơ khách hàng chỉ trong vài giây.
• ⚡ GIẢI PHÁP 2: PHÂN TÍCH KHÁCH HÀNG (Phân tích và lên kịch bản tư vấn cho Sales)
  • Vấn đề: Trước khi bốc máy gọi điện, Sales phải lục lọi lại đống lịch sử cũ để xem khách hàng đang vướng mắc gì, thái độ ra sao để chuẩn bị kịch bản trò chuyện.
  • AI giải quyết: Tự động đọc và thâu tóm toàn bộ nhật ký trao đổi cũ. Kết hợp lịch sư trao đổi trước đấy và tra  cứu thông tin trên các nền tảng, phân tích chính xác "nỗi đau" của khách , gợi ý luôn câu chào hàng cuốn hút (Sales Hook) và kịch bản xử lý từ chối (Rebuttal) riêng cho từng khách hàng.
• ⚡ GIẢI PHÁP 3: DỰ ĐOÁN GIA HẠN (Khả năng mua lại)
  • Vấn đề: Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ/phần mềm/hội viên rất sợ khách hàng âm thầm rời bỏ  khi sắp hết hạn hợp đồng, hoặc các doanh nghiệp bán sản phẩm tiêu dùng (dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm, ...) khó kiểm soát việc khách dùng hết liệu trình/hết thuốc nhưng không quay lại mua tiếp mà không rõ lý do để kịp thời cứu vãn.
  • AI giải quyết: Tự động tổng hợp và phân tích lịch sử chăm sóc của nhân viên, nhật ký hỗ trợ ticket, và lịch sử khiếu nại để chấm điểm tỷ lệ phần trăm (%) khách sẽ tiếp tục gia hạn hoặc quay lại tái mua hàng; đồng thời chỉ ra lý do họ từ chối và gợi ý phương án giữ chân, nhắc lịch mua lại kịp thời cho từng khách.

4. Hướng dẫn thiết lập chi tiết & Nguyên lý  hoạt động
Để AI hoạt động chính xác nhất, bạn cần nắm rõ công thức vận hành cốt lõi:

{Hành động hệ thống } + {Dữ liệu đầu vào (Nguyên liệu)} + {Câu lệnh giao việc (Công thức)} = {Kết quả đầu ra (Mục tiêu)}

Để bắt đầu thiết lập, hãy truy cập vào Marketing > Automation > Chọn Thêm mới và thực hiện theo 4 bước sau:

⚙️ Bước 1: Thiết lập Điều kiện ban đầu (Hành động trên hệ thống)

Tại cột danh mục bên trái, nhấn vào nhóm Điều kiện ban đầu và kéo hành động mong muốn ra màn hình thiết kế 

(Ví dụ: Khách hàng lần đầu vào CRM, Thêm mới cơ hội vào chiến dịch, Thay đổi mối quan hệ, Chỉnh sửa thông tin cơ hội...). 

Nhấp chuột vào ô để cài đặt điều kiện chi tiết bên trong.

⚙️ Bước 2: Kéo hành động từ nhóm AutoFly

Tại cột danh mục bên trái, nhấn chọn nhóm AutoFly. 

Kéo một trong 3 giải pháp AI phù hợp ra màn hình thiết kế. 

Sau đó, nối mũi tên từ ô [Ra] của ô điều kiện Ban đầu vào ô [Vào] của Giải pháp AutoFly.

⚙️ Bước 3: Cấu hình chi tiết cho giải pháp AutoFly

Nhấp đúp chuột vào ô Giải pháp Autofly vừa kéo ra để mở bảng cấu hình chi tiết bên phải. Bạn tiến hành thiết lập theo các mục sau:

1.Chọn bộ não AI: Chọn mô hình AI muốn sử dụng (Ví dụ: Gemini hoặc ChatGPT).

2. Dữ liệu đầu vào (Input) – Nền tảng dữ liệu để AI phân tích:

• Khi bạn chọn 1 trong 3 giải pháp AutoFly, hệ thống đã tự động gợi ý các dữ liệu đầu vào tương ứng phù hợp nhất.
• Hệ thống mặc định tích chọn các trường thông tin định danh cơ bản: Tên khách hàng (Tên công ty), Số điện thoại, Email, Website để AI có manh mối tra cứu.

• Mở rộng dữ liệu: Bạn có thể cung cấp thêm cơ sở cho AI bằng cách click vào mục Thêm trường dữ liệu để chọn thêm các trường như: Mã số thuế, Địa chỉ, Người giới thiệu... 

• Với giải pháp Phân tích khách hàng và Dự đoán gia hạn, bạn nên chọn thêm các trường dữ phù hợp  như: Trao đổi trong khách hàng (Nhật ký comment tương tác của nhân viên), Đơn hàng, Doanh thu... Việc chọn dữ liệu đầu vào đầy đủ và phù hợp chính là căn cứ quyết định câu lệnh AI chạy có phát huy hết hiệu quả hay không.

3. Khung lệnh tự do (Prompt) – Yếu tố quan trọng nhất quyết định đầu ra:

• Tương ứng với mỗi giải pháp, hệ thống đã điền sẵn câu lệnh gợi ý tối ưu. Bạn có thể sử dụng ngay, tự ý điều chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp, hoặc click vào nút Cải thiện prompt để AI tự động tối ưu lại câu lệnh cho bạn.

• Bạn có thể tham khảo hoặc sao chép 3 mẫu câu lệnh gợi ý chuẩn dưới đây:

  • Mẫu lệnh cho Giải pháp Làm giàu dữ liệu:

    "Bạn là một thám tử dữ liệu. Hãy sử dụng Tên khách hàng, Điện thoại khách hàng và Email khách hàng làm manh mối để thực hiện các bước sau: Ưu tiên nguồn: Nếu email có domain riêng (không phải gmail/yahoo), hãy truy cập website đó - nguồn tin cậy nhất. Nếu không, hãy dùng Tên khách hàng để tìm trang giới thiệu chính thức. Cuối cùng mới dùng số điện thoại để đối soát trên Zalo/Mạng xã hội. Phân tích nội dung: Xác định chính xác Địa chỉ công ty, Ngành kinh doanh và Danh sách sản phẩm/dịch vụ cốt lõi."

  • Mẫu lệnh cho Giải pháp Phân tích khách hàng:

    *"Bạn là một Chuyên gia Phân tích dữ liệu doanh nghiệp và Huấn luyện Sales. Hãy sử dụng Tên khách hàng, Email khách hàng và Điện thoại khách hàng để thực hiện:

    • Truy vết nhanh: Tìm Website chính thức để xác định Ngành kinh doanh và Sản phẩm lõi (Nếu không tìm thấy, dựa vào domain email để suy luận).
    • Đọc vị nỗi đau: Từ ngành nghề tìm được, phân tích 02 vấn đề vận hành "nhức nhối" nhất mà khách hàng này đang gặp phải (Ví dụ: Thất thoát lead, quy trình rời rạc...).
    • Kịch bản phản đòn: Dự báo 01 lý do họ dễ từ chối nhất và soạn 01 câu đáp trả (Rebuttal) sắc bén.
    • Lời chào hàng (Hook): Soạn 01 câu mở đầu cuộc gọi đánh thẳng vào lợi ích dựa trên bối cảnh của họ."*

  • Mẫu lệnh cho Giải pháp Dự đoán gia hạn:

    "Bạn là một chuyên gia CSKH. Dựa vào Ngày hợp đồng hết hiệu lực, Lịch sử hỗ trợ ticket và Liên hệ lần cuối, hãy phân loại khách hàng sắp hết hạn trong 60 ngày, phân tích khả năng gia hạn của khách hàng là bao nhiêu (%), lý do chính khách hàng lựa chọn gia hạn và từ chối gia hạn là gì? Đề xuất tag mối quan hệ cho khách hàng."

   

  Câu lệnh sẽ điều hướng giải pháp của Autofly phù hợp với mục tiêu riêng của bạn. 
  Ngoài 3 giải pháp gợi ý sẵn của Getfly, bạn hoàn toàn có thể tự viết câu lệnh để tạo ra các giải pháp khác như: Giải pháp phân tích ứng viên tuyển dụng, Giải pháp kiểm tra mức độ tuân thủ quy trình của Sales...

4. Chốt chặn $ Thực thi – Kết quả phân tích từ AI:

Sau khi AI phân tích xong, tab này sẽ quyết định kết quả trả về sẽ được xử lý tự động hóa ra sao trong hệ thống CRM

4.1 Đinh nghĩa kết quả trả về

Trước tiên bạn cần cài đặt các kết quả phân tích mà bạn mong muốn AI phân tích và chốt thông tin cho bạn

• Hệ thống đã tự động gợi ý các dữ liệu đầu ra tương ứng phù hợp với từng giải pháp.

• Bạn có thể chọn thêm các dữ liệu đầu ra khác bằng cách click vào mục Thêm trường dữ liệu.

   Lưu ý: Cách đặt tên cho dữ liệu đầu ra phải trùng khớp với các yêu cầu bạn viết trong câu lệnh phân tích.

4.2 Các hành động của AI Sau khi phân tích xong dữ liệu

Không chỉ dừng lại ở việc đọc và trả về văn bản, Autofly nay sở hữu bộ Kỹ năng hệ thống tự động (Auto-execution) giúp giải phóng hoàn toàn sức lao động thủ công:

• Tự động cập nhật Timeline khách hàng: Khi bật chức năng này lên, AI sẽ tự động đẩy toàn bộ kết quả phân tích của AI vào phần Trao đổi/Timeline của khách hàng trên CRM.

  

• Cho phép chỉnh sửa thông tin khách hàng:  Từ kết quả phân tích trả về  từ AI sẽ  vào đúng các trường dữ liệu được chỉ định để tiến hành chỉnh sửa thông tin trên CRM (Ví dụ: chỉnh sửa Vấn đề gặp phải vào ô dữ liệu Vấn đề gặp phải của khách hàng).

  

• Cho phép phân nhóm khách hàng: Nếu bật chức năng này AI sẽ lấy thông tin 1 Trường dữ liệu trong kết quả phân tích để tiến hành cập nhật thông tin nhóm khách hàng  trên CRM

  Ví dụ trong kết quả phân tích có trường Ngành Kinh doanh ( ví dụ Du học, Bất động sản, Bảo hiểm) bạn có thể cài đặt chọn thông tin Ngành kinh doanh của khách hàng mà AI phân tích được để tiến hành cập nhật nhóm cho khách hàng đấy trên Getfly.

  

   

• Cho phép AI tag người phù hợp (@mention): Khi bật tính năng này, hệ thống cho phép AI đọc ngữ cảnh và tự động gắn thẻ (@) đúng nhân sự phụ trách hoặc các bên liên quan trực tiếp vào phần trao đổi của khách hàng. Bạn cũng có thể lưu ý trực tiếp yêu cầu tag trong câu lệnh prompt (Ví dụ: "Lưu ý: tag user Trần Thị Quý").

  Trường hợp bạn không note rõ yêu cầu cần tag những User nào trong câu lệnh thì AI sẽ mặc định tag người phụ trách khách hàng.

  

• Các tài khoản được tag sẽ nhân được thông báo quan trọng từ hệ thống

• Yêu cầu quản lý phê duyệt (Human in loop): Khi bật tính năng này tại tab Chốt chặn & Thực thi,  kết quả  chỉnh sửa thông tin khách hàng và cập nhật nhóm khách hàng do AI phân tích sẽ không được tự động cập nhật ngay vào CRM. Thay vào đó, hệ thống sẽ chuyển sang trạng thái chờ duyệt.

  
• Phê duyệt nhanh chóng qua Trung tâm thông báo:

  • Khi có luồng chạy, quản lý được chỉ định sẽ nhận được thông báo tại Chuông thông báo trên hệ thống.

    

     

  • Tại đây, giao diện quản lý hiển thị trực quan bảng so sánh giữa Giá trị hiện tại và Giá trị thay đổi (Đề xuất mới từ AI).

    
  • Quản lý có thể bấm Duyệt từng trường thông tin, hoặc sử dụng nút Duyệt tất cả / Từ chối tất cả để kiểm soát hàng loạt. Bạn cũng có thể lọc riêng thông báo của Autofly bằng bộ lọc danh mục thông báo trên thanh công cụ.

• Sau khi thiết lập xong toàn bộ dữ liệu đầu ra ➔ Click vào mục Lưu cấu hình ở góc dưới bên phải để hoàn tất thiết lập giải pháp Autofly

=> Khi AutoFly hoạt động, hệ thống  thực hiện phân tích/tra cứu và trả kết quả hiển thị trực quan tại màn hình Trao đổi của khách hàng

• Ngoài ra bạn trong Automation bạn có thể cài đặt thêm các hệ quả tiếp sau sau khi AI phân tích và trả kết qua tiếp các hành động tiếp theo)

  • .Bạn mở nhóm Hành động hệ thống (ở danh mục bên trái) 

    (Ví dụ: Gửi email/SMS tự động chăm sóc, Thêm mới cơ hội vào chiến dịch, ...).

  • Bạn kéo nối từ ô [Thành công] của khối Giải pháp AI sang mục Vào các hành động tiếp theo

5. Trung tâm giám sát: Nhật ký thực thi & Thống kê dung lượng

• Nhật ký thực thi (Logs): Ngay trong giao diện cấu hình Automation (tab Logs hoặc mục Thực thi AutoFly), hệ thống lưu vết chi tiết từng bước chạy (Thời gian, trạng thái Thành công/Thất bại, nội dung tác vụ). Giúp bạn rà soát lịch sử và phát hiện điểm nghẽn tức khi có bất thường.

• Thống kê Action (Dung lượng & Ngân sách): Truy cập vào mục Marketing > Thống kê Action Autofly để theo dõi trực quan lượng Action trả phí hoặc Action khuyến mại đã sử dụng theo thời gian (ngày, tháng), giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát ngân sách AI hiệu quả. Bảng chi tiết bên dưới cung cấp đầy đủ thông tin về thời gian, trạng thái và lý do cụ thể nếu có action bị lỗi (ví dụ: "Không tìm thấy người dùng được gắn thẻ").

  

6. Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng

• Xác nhận quyền chia sẻ dữ liệu nhạy cảm: Tại màn hình cấu hình chi tiết của giải pháp AutoFly, bạn bắt buộc phải tích chọn vào mục "Xác nhận chia sẻ dữ liệu cho AI khi là trường dữ liệu nhạy cảm" thì AI mới được cấp quyền sử dụng các trường thông tin của khách hàng để thực hiện tra cứu và phân tích.
• Độ chính xác dữ liệu (Nguyên liệu đầu vào): AI không thể tự "bốc thuốc" phân tích nếu không có nguyên liệu chính xác. Do đó, doanh nghiệp cần nhắc nhở nhân sự luôn giữ thói quen cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin liên hệ, ghi chú lịch sử trao đổi, cập nhật ticket hỗ trợ... để AI làm việc đạt hiệu quả cao nhất.
• Chi phí vận hành: Chi phí sử dụng tính năng AutoFly được tính theo số lượng ký tự (token) phát sinh thực tế dựa trên độ dài của câu lệnh đầu vào kết hợp dữ liệu khách hàng gửi đi và kết quả trả về từ nhà cung cấp bên thứ ba (OpenAI, Google).

Chúc bạn và Quý công ty khai thác thành công sức mạnh của AutoFly trên Getfly CRM để tối ưu hóa vận hành và đột phá doanh số doanh nghiệp!