1. Bối cảnh

Trong quá trình xử lý đơn hàng, nhiều doanh nghiệp cần chia đơn hàng thành nhiều đợt thanh toán và mong muốn hệ thống tự động ghi nhận khi khách hàng đã thanh toán để giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót đối soát.

Với việc tích hợp VietQR, Getfly cho phép doanh nghiệp:

• Thực hiện thanh toán theo từng Kỳ thanh toán
• Gửi mã QR thanh toán tương ứng cho mỗi kỳ
• Tự động cập nhật trạng thái thanh toán khi khách hàng quét QR và thanh toán thành công

Tính năng này đặc biệt phù hợp với các đơn hàng thanh toán theo tiến độ, gia hạn dịch vụ hoặc trả góp.

2. Hướng dẫn

2.1. Thực hiện tạo thanh toán theo từng kỳ

Để ghi nhận thông tin  thanh toán theo kỳ của đơn hàng, người dùng thao tác như sau:

Bước 1: Vào màn hình chi tiết đơn hàng → Tại thông tin kỳ thanh toán 

Bước 2: Tại kỳ cần thu tiền, click nút Thanh toán

• Sau khi thao tác, hệ thống hiển thị thông tin thanh toán của kỳ được chọn, bao gồm: Số tiền cần thanh toán ; Mã QR thanh toán (nếu đơn hàng có tích hợp VietQR); Thời hạn thanh toán

2.2.  Gửi thông tin thanh toán cho khách hàng

Sau khi tạo thông tin thanh toán cho kỳ, người dùng có thể gửi cho khách hàng bằng nhiều hình thức khác nhau:

• Xuất ảnh QR → Sử dụng ảnh mã QR để gửi trực tiếp cho khách hàng thanh toán
• Xuất file PDF → Hệ thống xuất file PDF để gửi cho khách hàng
• Gửi Email → Hệ thống sinh sẵn mẫu email bao gồm thông tin thanh toán và mã QR (Yêu cầu đã tích hợp Email trên Getfly)
• Gửi SMS→ Hệ thống sinh sẵn nội dung SMS chứa thông tin thanh toán và đường dẫn QR (Yêu cầu đã tích hợp SMS Brandname trên Getfly) 
• Ngoài ra, người dùng có thể chọn tạo mã QR mới nếu có nhu cầu.

2.3.  Ghi nhận và tự động hóa thanh toán

2.3.1. Thanh toán tự động qua VietQR

Khi khách hàng Quét mã VietQR và Thanh toán đúng số tiền của kỳ

• Hệ thống Getfly sẽ: Tự động ghi nhận trạng thái Đã thanh toán cho kỳ tương ứng và Lưu log ghi nhận thanh toán qua VietQR

• Cập nhật lại thông tin thanh toán của đơn hàng

• Khi kỳ thanh toán cuối cùng được hoàn tất, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái đơn hàng sang Đã thanh toán.

2.3.2. Trường hợp bạn sử dụng Module Tài chính – Kế toán

Nếu hệ thống Getfly có sử dụng Module Tài chính – Kế toán, thanh toán qua VietQR sẽ:

• Chỉ ghi nhận trạng thái thanh toán của đơn hàng
• Không tự động tạo phiếu thu (Nguyên nhân là hệ thống không thể tự xác định Quỹ nhận tiền tương ứng).
• Để đảm bảo quản lý tài chính minh bạch, người dùng cần tạo phiếu thu thủ công.

Các bước tạo phiếu thu từ đơn hàng để ghi nhận tương ứng với kỳ thanh toán

Bước 1: Vào màn hình chi tiết đơn hàng

Bước 2: Click nút Thanh toán tại phần thông tin đơn hàng

Bước 3: Hệ thống mở màn hình Tạo phiếu thu

Tại đây, người dùng thực hiện: Chọn Kỳ thanh toán tương ứng; Chọn Quỹ nhận tiền; Nhập các thông tin cần thiết (Số tiền; Hình thức thanh toán; mô tả,…)

Bước 4: Click Thêm mới để tạo phiếu thu

Bước 5: Click Đồng ý – Đã thu để hoàn tất quy trình duyệt phiếu và ghi nhận tiền vào quỹ

3. Lưu ý:

• Thanh toán qua VietQR không thay thế Phiếu thu khi doanh nghiệp sử dụng Module Tài chính – Kế toán
• Phiếu thu là căn cứ để ghi nhận tiền vào quỹ và phục vụ báo cáo tài chính
• Người dùng cần có quyền Thanh toán theo phân quyền hệ thống để thực hiện các thao tác liên quan