Chào các bạn

Hiện tại khi upload khách hàng, anh/ chị có thể gặp được vài lỗi trong quá trình thao tác. Dưới đây là một vài lỗi thường gặp trong quá trình upload khách hàng và cách xử lý.

1. Upload khách hàng quá giới hạn:

Khi upload khách hàng lên hệ thống sẽ báo lỗi như hình

• Nguyên nhân gây ra lỗi: Khi upload khách hàng, ở Bước 2 - Xem trước dữ liệu hệ thống, khi nhấn bước tiếp theo hệ thống báo lỗi: “The uploaded file has reached the account limit (200) ”. Nguyên nhân gây ra là do: Giới hạn khách hàng lưu trữ đã đạt tới giới hạn; 
• Hình ảnh báo lỗi và cách khắc phục lỗi:

+ Giới hạn khách hàng lưu trữ đã đạt tới giới hạn: Hiện tại mỗi gói sử dụng của bạn sẽ có giới hạn lưu trữ khách hàng khác nhau và khi upload hệ thống báo như trên có nghĩa là số lượng lưu trữ khách hàng bên mình đã đạt giới hạn. Để kiểm tra bạn có thể vào mục Cài đặt => Thông tin hệ thống => Ở phần Các Module đang sử dụng => Check mục Số lượng khách hàng để xem giới hạn. 

Phương án xử lý: Bạn có thể xóa bớt khách hàng để tải thêm khách hoặc liên hệ Getfly để mua thêm data lưu .

2. Upload khách hàng có file excel bị lỗi:

+ Số dòng trong file excel upload vượt quá 2000 dòng: Hệ thống Getfly sẽ giới hạn mỗi lần upload khách hàng là không vượt quá 2000 dòng. Nếu quá hệ thống sẽ báo lỗi như hình: 

Phương án xử lý: Bạn có thể phân làm 2 file để tải khách hàng lên.

+ Trong file excel có nhiều hơn 1 sheet: Hệ thống Getfly hiện tại chỉ cho phép upload khách hàng với những file excel có 1 sheet, nếu nhiều hơn hệ thống sẽ báo lỗi như hình:

Phương án xử lý: Bạn xóa các sheet và chỉ giữ lại 1 sheet để tải lên. Nếu 2 sheet đều là thông tin khách hàng cần tải lên thì bạn cần tách làm 2 file excel để tải lên thay vì để thành 2 sheet trong 1 file excel

3. Khi tải file lên các trường bắt buộc điền trong định nghĩa dữ liệu không được để trống.

• Đối với các trường dữ liệu trong Định nghĩa dữ liệu khách hàng cài bắt buộc điền, thì khi tải danh sách khách hàng lên bằng file bạn cũng phải điền các trường dữ liệu đó. Nếu không điền hệ thống sẽ báo lỗi như hình

• Phương pháp xử lý:  Điền đầy đủ thông tin ở các trường thông tin bắt buộc điền.

4. Thông tin upload hệ thống báo không có trên hệ thống: nhóm khách hàng, ngành kinh doanh,... ( các trường dữ liệu dạng select list, checkbox)

• Nguyên nhân gây ra lỗi: Khi upload các trường như nhóm khách hàng, ngành kinh doanh, các trường dữ liệu tự tạo có định dạng select list, checkbox,... sẽ check từ File excel với các dữ liệu của trường đó đã có trên Getfly, nếu như trên Getfly chưa có trường đó, hoặc trong quá trình anh/ chị thao tác gõ thêm dấu cách, thêm 1 ký tự trong trường excel, hệ thống sẽ báo lỗi trường dữ liệu đó đang không có trên hệ thống.
• Hình ảnh báo lỗi và cách khắc phục lỗi: Hệ thống sẽ báo lỗi như hình và sẽ báo các tên nào trong trường dữ liệu đang bị sai

Phương án xử lý: Bạn check lại xem trường dữ liệu này đã có trên hệ thống chưa.

- Nếu các trường dữ liệu vẫn chưa có trên hệ thống

+ Đối với các mục ngành kinh doanh, nhóm khách hàng, mối quan hệ, nguồn khách hàng, bạn check ở mục Cài đặt => Cấu hình hệ thống => CRM  => Khách hàng => Chọn mục đang báo lỗi và kiểm tra. Nếu chưa có bạn có thể thêm mới và thao tác lại mục upload khách hàng. Nếu có rồi thì bạn nhấn sửa để kiểm tra xem ngành kinh doanh mình bị lỗi text không

+ Đối với các trường còn lại báo lỗi trên, bạn vào mục Cài đặt => Định nghĩa dữ liệu => Khách hàng => Tìm trường và nhấn sửa => Nếu chưa có trường dữ liệu, bạn thêm mới và thao tác lại mục upload khách hàng. Nếu có rồi thì bạn nhấn sửa để kiểm tra xem có bị lỗi text các trường đó không

- Nếu các trường đã có dữ liệu trên hệ thống mà vẫn báo lỗi, bạn thao tác tải xuống ở nút tải xuống như hình, cách trường lỗi sẽ hiện đỏ, bạn kiểm tra lại xem mình có điền thừa hoặc thiếu ký tự nào không

5. Trường dữ liệu bị sai định dang, không tồn tại: 

• Nguyên nhân gây ra lỗi: Đối với các trường dữ liệu định dạng như Number, datetime, mail, số điện thoại sẽ phải điền đúng định dạng mới có thể upload lên được. Nếu sai hệ thống sẽ báo lỗi và không thể upload lên được
• Hình ảnh báo lỗi và cách khắc phục lỗi: Hệ thống sẽ báo lỗi dữ liệu không tồn tại hoặc không đúng định dạng như hình ở bước 2 hoặc bước 3. Ở Bước 3 sẽ báo lỗi cụ thể sai ở đâu và có file báo lỗi tải về

• Phương án xử lý: Bên cạnh chỗ báo lỗi sẽ có nút tải xuống để tải File khách hàng lỗi xuống => Các trường dữ liệu bị sai sẽ được bôi đỏ, bạn kiểm tra lại và chỉnh lại cho đúng trường dữ liệu.

6. Khi tải file lên, hệ thống báo file lỗi không tải được:

• Nguyên nhân gây ra lỗi: Do trong file excel bạn tải lên dòng đầu tiên có một trường đang không có tiêu đề cột. Nên hệ thống không cho phép tải file excel lên. Khi mình chọn file excel lên hệ thống báo lỗi “Tệp tải lên không hợp lệ. Vui lòng kiểm tra lại. Dòng đầu tiên phải là tiêu đề cột”

• Cách khắc phục lỗi: Bạn vui lòng vào lại file excel và kiểm tra dòng đầu tiền trong file, xem có trường dữ liệu nào đang không điền tiêu đề cột không

7. Hệ thống báo lỗi trùng email, số điện thoại: 

• Nguyên nhân gây ra lỗi: Khi bạn bật phần không cho phép trùng dữ liệu phần Số điện thoại/ email trên hệ thống Getfly. Khi upload file excel lên nếu có số điện thoại và email bị trùng trong file hoặc trùng trong hệ thống, hệ thống sẽ báo lỗi các trường thông tin đó. Khi tải lên nếu trường số điện thoại, email bị trùng trong file, hệ thống sẽ báo Điện thoại/ email trong file trùng lặp và sẽ hiển thị dữ liệu trùng và số lần trùng. Nếu trường số điện thoại/ email bị trùng trên hệ thống, hệ thống sẽ báo Điện thoại/ email không cho phép trùng lặp. Hệ thống sẽ cảnh báo trùng lặp ở bước 2 và báo chi tiết ở bước 3

• Cách khắc phục lỗi: Ở bên cạnh chỗ báo lỗi sẽ có nút tải xuống, bạn tải xuống file, trong file các trường dữ liệu trùng sẽ hiện đỏ, bạn kiểm tra lại dữ liệu và chỉnh sửa lại

8. Người phụ trách không ghi nhận:

• Nguyên nhân gây ra lỗi: Khi tải khách lên hệ thống sẽ không ghi nhận người phụ trách khách hàng. Hệ thống không ghi nhận có thể là 1 trong 2 nguyên nhân sau:

- Trường hợp 1: Khi tải file khách hàng lên hệ thống báo lỗi “Người phụ trách không tồn tại trên hệ thống” . 

- Trường hợp 2: Khi tải file khách hàng lên hệ thống đã thành công, nhưng không ghi nhận người phụ trách khách hàng theo File tải lên mà ghi nhận theo người tải file . Nguyên nhân gây ra trường hợp này là do thao tác tải lên file của bên mình, ở Bước 3 -  Kiểm tra dữ liệu, bạn đã không bỏ tích “Đánh dấu là khách hàng tôi phụ trách” dẫn đến khi khách hàng tải lên không phân chia cho các bạn như theo danh sách mình điền.

• Hình ảnh báo lỗi và cách khắc phục lỗi: 

- Trường hợp 1:  Đối với trường người phụ trách khách hàng cần phải điền theo tên đăng nhập của người phụ trách chứ không phải theo Tên người phụ trách.  bạn vào lại file và điền lại trường người phụ trách theo tên đăng nhập của người phụ trách rồi thao tác tải lại.

- Trường hợp 2: Bạn lưu ý khi chọn phân chia khách cho các bạn thì không tích chọn “Đánh dấu là khách hàng tôi phụ trách”.

Nếu đã tích chọn và phân chia khách hàng cho bạn thay vì các bạn khác và đã upload lên thì. Nếu bạn muốn phân chia lại thì bạn thao tác vào phần Khách hàng => Chọn bộ lọc là bộ lọc khách hàng bạn vừa upload => Tích chọn nhiều rồi thay đổi người phụ trách khách hàng phân chia tự động .

Đối với trường hợp bạn không muốn phân chia tự động mà phân chia theo file excel của mình. Bạn có thể thao tác xóa các khách hàng vừa upload lên  rồi thao tác upload lại khách một lần nữa . 
Bạn có thể tham khảo hướng dẫn thao tác xóa khách ở đây: https://wiki.getfly.vn/portal/post/1249 

Phía trên là một vài lỗi khi upload khách hàng lên bị lỗi, bạn thao tác theo hướng dẫn trên để upload thành công khách hàng.

Nếu vẫn không thành công, bạn vui lòng liên hệ hotline - 02462627662 (nhánh 1), hoặc tạo ticket ( hướng dẫn: https://wiki.getfly.vn/portal/post/1702 ) để được hỗ trợ kiểm tra.

Chúc bạn thao tác thành công!