Tính năng bảo mật thông tin nhân sự cho phép Doanh nghiệp thực hiện bảo mật thông tin dữ liệu của nhân sự đã nghỉ việc hiển thị mã hoá, xoá dữ liệu nhân sự đã nghỉ việc để đảm bảo tuân thủ quy định bảo mật thông tin cá nhân của người lao động.

1. Điều kiện hoạt động

- Hệ thống có sử dụng module HRM trên Getfly CRM 
- Hệ thống có sử dụng module Phiếu yêu cầu

2. Cài đặt xoá dữ liệu của nhân sự đã nghỉ việc

2.1. Mục đích

- Xoá dữ liệu nhân sự được mã hoá sau tối thiểu n năm kể từ ngày phiếu xin nghỉ việc hết hạn

2.2. Các bước thao tác

- Bước 1: Truy cập cấu hình HRM → Thông tin nhân sự → Xoá dữ liệu
- Bước 2: Hệ thống mặc định tối thiểu 5 năm, người dùng có thể tuỳ chỉnh số năm sẽ xoá dữ liệu → Cập nhật

2.3. Xoá dữ liệu khi đến hạn

- Phiếu yêu cầu Nghỉ việc của nhân sự hết hạn đủ x năm theo cài đặt, 0h05p ngày x+1 hệ thống sẽ xoá toàn bộ dữ liệu mã hoá liên quan tới nhân sự đó.
- Sau khi xoá dữ liệu, ghi nhận Chưa cập nhật tại trường thông tin đó.

3. Hướng dẫn thao tác Tạo phiếu Nghỉ việc, gửi email xác nhận

3.1. Thiết lập quy trình Nghỉ việc

- Trong cài đặt Loại quy trình HRM mặc định sẽ có loại quy trình Nghỉ việc. Người dùng không thể sửa/xoá loại quy trình này

Người dùng thiết lập quy trình Nghỉ việc với các bước thêm mới quy trình theo mong muốn tương tự như khi thêm các quy trình khác.

3.2. Tạo phiếu nghỉ việc

Đối tượng tạo phiếu:
   - Nhân viên xin nghỉ việc
   - Cấp trên tạo phiếu cho cấp dưới trong phòng ban

Thao tác: tạo phiếu Nghỉ việc tương tự như tạo phiếu yêu cầu với loại quy trình khác

Nhân sự nghỉ việc: Tự động ghi nhận là người tạo. Cho phép lựa chọn nhân sự khác nếu là trường hợp cấp trên tạo phiếu cho cấp dưới trong phòng ban

Thời gian nghỉ việc: Chọn ngày nhân sự kết thúc làm việc tại công ty
   - Lưu ý ngày này được tính là ngày bắt đầu thời gian chờ x năm xoá dữ liệu trong cài đặt.

Quy trình duyệt phiếu: thực hiện các bước duyệt theo quy trình đã thiết lập

Quyền sửa/xoá phiếu Nghỉ việc:
   - Phiếu chờ duyệt: người tạo/admin có quyền sửa/xoá phiếu
   - Phiếu đã duyệt: không cho phép sửa/xoá

3.3. Gửi email xác nhận mã hoá thông tin nhân sự

Sau khi phiếu yêu cầu nghỉ việc chuyển sang trạng thái “Đã duyệt” hệ thống gửi email cho nhân sự để yêu cầu xác nhận các thông tin mã hoá.

Nhân sự xác nhận thông tin mã hoá bằng cách truy cập link trong email và lựa chọn, hệ thống sẽ xử lý tương ứng theo các trường hợp sau:
   - TH1: Nhân sự tích chọn các thông tin cần mã hoá và xác nhận thành công ⇒ hệ thống sẽ mã hoá toàn bộ các thông tin đã được lựa chọn sau khi hết hạn phiếu Nghỉ việc. Lưu ý các mốc thời gian mã hoá dữ liệu tương ứng từng thông tin.
   - TH2: Nhân sự tích chọn “Không yêu cầu mã hoá thông tin” và xác nhận ⇒ hệ thống vẫn hiển thị như hiện tại
   - TH3: Nhân sự không đọc email, không thao tác lựa chọn gì, chọn nhưng không xác nhận ⇒ hệ thống hiển thị như hiện tại

Lưu ý: Sau khi đã xác nhận thành công, truy cập lại link từ lần tiếp theo sẽ chỉ hiển thị màn hình xác đã xác nhận thông tin mã hoá, không cho phép thay đổi lựa chọn

• Gửi lại email xác nhận thông tin mã hóa:

  - Mục đích: Cho phép gửi lại email xác nhận thông tin mã hoá nếu người dùng muốn thay đổi các lựa chọn cũ.

  - Thao tác: Vào chi tiết nhân sự → tại khung hình logs → ghi nhận log “Đã gửi email xác nhận mã hoá” + tính năng Gửi lại → click Gửi lại → Hiển thị xác nhận xoá xác nhận cũ → Đồng ý → Gửi email thành công

4. Mã hoá thông tin trên hệ thống

4.1. Mã hoá module HRM

Sau khi phiếu yêu cầu hết hạn các thông tin đã được xác nhận mã hoá liên quan tới nhân sự nghỉ việc trên hệ thống sẽ chuyển hoá hiển thị ở dạng *** toàn bộ thông tin

- Các màn hình mã hoá hiển thị *** thông tin:
   - Màn hình danh sách nhân sự
   - Màn hình chi tiết thông tin nhân sự
   - Màn hình danh sách, chi tiết hợp đồng nhân sự
   - Thông tin trong bảng lương, bảng công của nhân sự
   - Màn hình chi tiết phiếu lương, phiếu chấm công

4.2. Màn hình không mã hóa

Do các màn hình sau người dùng có thể chủ động sửa/xoá thông tin nên hệ thống sẽ không mã hoá, bao gồm:

- Màn hình thông tin cá nhân
- Màn hình quản lý người dùng

5. Cài đặt quyền xem dữ liệu mã hoá

• Khi bật module HRM quyền Dữ liệu mã hoá mặt định không tích chọn
• Admin tích quyền truy cập Dữ liệu mã hoá sẽ tự động ghi nhận nhóm quyền đó có quyền truy cập HRM.

• Người có quyền truy cập Dữ liệu mã hoá có quyền sau:

  - Khi xem thông tin nhân sự đã được mã hoá *** sẽ hiển thị mắt xem ở phiá trên bên phải dữ liệu mã hoá

  - Click mắt xem sẽ hiển thị đầy đủ dữ liệu mã hoá đó

  - Ẩn thông tin mã hoá về *** sau khi xem

• Người không có quyền xem dữ liệu mã hoá: khi xem thông tin mã hoá chỉ thấy hiển thị *** ở toàn bộ thông tin, không có mắt xem.

6. Ghi log xem dữ liệu mã hóa

Khi người dùng xem dữ liệu mã hóa sẽ ghi log tại “Logs hệ thống” ở Công cụ (Vui lòng liên hệ Getfly để tư vấn mở phần quản lý Logs hệ thống này)