Đối với nhân viên thường xuyên làm việc bên ngoài văn phòng (gặp khách hàng, khảo sát, công tác...), Getfly hỗ trợ ghi nhận công làm việc thông qua Phiếu yêu cầu "Làm việc ngoài văn phòng" kết hợp với hình ảnh Check-in hoặc chia sẻ vị trí ngay trên ứng dụng Getfly Mobile CRM.

Sau khi được quản lý phê duyệt, hệ thống sẽ tự động ghi nhận ngày làm việc ngoài văn phòng vào bảng công để tính công cho nhân viên.

Quy trình thực hiện

Quy trình gồm 04 bước:

Bước 1: Tạo Phiếu yêu cầu "Làm việc ngoài văn phòng"

Trên ứng dụng Getfly:

• Vào Phiếu yêu cầu
• Chọn Tạo mới
• Nhập đầy đủ:
  • Tiêu đề phiếu
  • Chọn Quy trình: Làm việc ngoài văn phòng
  • Nội dung/Lý do
  • Thời gian bắt đầu - Thời gian kết thúc
• Thêm mới phiếu để chờ xét duyệt.

Lưu ý: Phiếu sẽ ở trạng thái Chờ duyệt cho đến khi người có thẩm quyền phê duyệt

Bước 2: Check-in bằng hình ảnh hoặc chia sẻ vị trí tại mục Trao đổi

Sau khi tạo phiếu:

• Mở Chi tiết phiếu yêu cầu
• Chuyển sang tab Trao đổi

Tại đây, nhân viên có thể thực hiện một trong hai hình thức Check-in:

Cách 1. Gửi hình ảnh Check-in

• Nhấn biểu tượng Hình ảnh
• Chọn hoặc chụp ảnh tại địa điểm làm việc
• Gửi vào phần trao đổi.

Cách 2. Chia sẻ vị trí

• Nhấn biểu tượng Định vị
• Hệ thống sẽ hiển thị bản đồ hiện tại
• Kiểm tra vị trí
• Nhấn Cập nhật

Sau khi gửi thành công, hệ thống sẽ hiển thị:

• Thông tin đã chia sẻ vị trí
• Liên kết Xem bản đồ

Điều này giúp quản lý xác minh nhân viên đã có mặt tại địa điểm làm việc thực tế.

Bước 3: Quản lý/HR kiểm tra thông tin và duyệt phiếu

Sau khi nhân viên gửi thông tin Check-in:

Người quản lý hoặc bộ phận HR sẽ:

• Mở Phiếu yêu cầu
• Kiểm tra:
  • Hình ảnh Check-in (nếu có)
  • Vị trí được chia sẻ trên bản đồ
  • Thời gian check in/chia sẻ vị trí
• Nếu thông tin hợp lệ, tiến hành Duyệt phiếu.

Bước 4: Hệ thống tự động ghi nhận ngày công ngoài văn phòng

Sau khi Phiếu yêu cầu được phê duyệt:

Getfly sẽ tự động ghi nhận vào bảng công:

• Ngày làm việc ngoài văn phòng
• Tính công theo quy định của doanh nghiệp

Tại bảng công, ngày làm việc sẽ hiển thị trạng thái:Làm việc ngoài văn phòng

Một số lưu ý quan trọng

• Nên gửi ảnh Check-in hoặc chia sẻ vị trí ngay khi đến địa điểm làm việc để đảm bảo thông tin chính xác.
• Kiểm tra điện thoại đã bật GPS/Vị trí trước khi chia sẻ định vị.
• Chỉ những Phiếu yêu cầu đã được duyệt mới được ghi nhận vào bảng công.
• Nếu không gửi thông tin Check-in hoặc vị trí theo quy định của doanh nghiệp, quản lý có thể từ chối duyệt phiếu.

Câu hỏi thường gặp

1. Có bắt buộc phải gửi hình ảnh Check-in không?

Điều này phụ thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc xác minh, Getfly khuyến nghị nhân viên gửi hình ảnh Check-in hoặc chia sẻ vị trí trong phần Trao đổi của Phiếu yêu cầu.

2. Tại sao bấm chia sẻ vị trí nhưng không hiển thị bản đồ?

Hãy kiểm tra:

• Đảm bảo GPS trên điện thoại đã được bật.
• Ứng dụng Getfly đã được cấp quyền truy cập vị trí.
• Điện thoại có kết nối Internet.