1, Bối cảnh

Trong quá trình sử dụng CRM, tài khoản người dùng thường chứa nhiều thông tin quan trọng như dữ liệu khách hàng, lịch sử giao dịch, báo giá, hợp đồng, doanh thu và các thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Nếu tài khoản bị lộ mật khẩu hoặc bị truy cập trái phép, các dữ liệu này có thể bị đánh cắp, chỉnh sửa hoặc xóa ngoài ý muốn.

Để tăng cường bảo mật và đảm bảo chỉ đúng người dùng được phép truy cập vào tài khoản, hệ thống CRM cung cấp tính năng Xác thực 2 lớp (Two-Factor Authentication - 2FA). Khi tính năng này được kích hoạt, ngoài việc nhập đúng tài khoản và mật khẩu, người dùng sẽ cần xác thực thêm bằng mã bảo mật được gửi đến email đã đăng ký.

2, Hướng dẫn sử dụng tính năng 

Bước 1: Admin kích hoạt tính năng 2FA trên hệ thống

Thao tác: Các bạn vào Cài đặt → Cấu hình hệ thống → Bảo mật → Thực hiện: Bật tùy chọn Bật bảo mật 2 lớp (2FA).

+ Kích hoạt phương thức xác thực qua Email.

+ Thiết lập phạm vi sử dụng:
- Có: Bắt buộc toàn bộ người dùng trong hệ thống sử dụng xác thực 2 lớp.
- Không: Người dùng tự chủ động bật hoặc tắt xác thực 2 lớp trên tài khoản cá nhân.

+ Nhấn Cập nhật để lưu cấu hình.

Bước 2: Truy cập tài khoản cá nhân, ngay ở màn hình Trang chủ, hệ thống sẽ cảnh báo “Thiết lập xác minh đăng nhập 2 lớp để tăng cường bảo mật cho tài khoản của bạn tại đây”
Các bạn click vào tại đây 

Bước 3: Màn hình chuyển sang trang thông tin cá nhân của người dùng, mục bảo mật , các bạn thao tác 

• Bật công tắc Bật/Tắt xác thực 2 lớp.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình thiết lập phương thức xác thực.

Lưu ý: Nếu các bạn chưa điền Email ở mục thông tin cá nhân hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo 

Các bạn có thể tham khảo tài liệu hướng dẫn về phần điền thông tin mail trong thông tin cá nhân tại bài viết này https://helpdesk6.getfly.vn/phien-ban-web/cac-buoc-cai-dat-he-thong/thiet-lap-thong-tin-tai-khoan 

Bước 4: Mã xác nhận sẽ được gửi qua mail các bạn đã điền trong vòng 1 phút, 

Các bạn kiểm tra mail và điền lại vào ô xác thực
 

Bước 5: Như vậy bạn đã hoàn thành việc bật bảo mật 2 lớp cho tài khoản 

Trường hợp bạn thay đổi thông tin email cá nhân của tải khoản mình, các bạn thực hiện Thay đổi mail nhận mã xác thực tại đây 

3, Kết quả

Sau khi kích hoạt thành công, mỗi lần đăng nhập CRM ở một thiết bị khác, người dùng sẽ cần xác nhận thêm mã bảo mật được gửi qua email để hoàn tất đăng nhập. Điều này giúp tăng cường bảo vệ tài khoản và hạn chế tối đa nguy cơ truy cập trái phép.