1. Bối cảnh

Trong quá trình đối soát công nợ mua hàng trên hệ thống, người dùng có thể gặp trường hợp số phát sinh Có trong chi tiết công nợ không khớp với doanh thu mua hàng hiển thị trên báo cáo.

Điều này thường gây nhầm lẫn khi kiểm tra số liệu, đặc biệt trong các kỳ chưa hoàn tất quy trình duyệt và thanh toán đơn hàng mua.

2. Mục tiêu 

• Hiểu rõ nguyên nhân vì sao phát sinh Có bị lệch so với doanh thu mua hàng trên hệ thống.
• Phân biệt logic ghi nhận dữ liệu giữa báo cáo doanh thu mua hàng và chi tiết công nợ.
• Biết cách xử lý đúng quy trình để phát sinh Có được ghi nhận đầy đủ, chính xác.
• Hạn chế nhầm lẫn khi đối soát công nợ và làm việc với kế toán – nhà cung cấp.

3. Nguyên nhân

Sự chênh lệch phát sinh do khác nhau về thời điểm ghi nhận dữ liệu giữa hai mục:

• Doanh thu mua hàng:
  Được tính bao gồm cả các đơn hàng mua đang ở trạng thái Chờ duyệt.

• Phát sinh Có trên chi tiết công nợ:
  Chỉ được ghi nhận khi đơn hàng mua đã được duyệt và đã phát sinh thanh toán.

Vì vậy, các đơn hàng mua chưa duyệt hoặc chưa thanh toán sẽ chưa được ghi nhận vào phát sinh Có, dẫn đến số liệu lệch so với doanh thu mua hàng.

4. Phương án xử lý 

Để đảm bảo phát sinh Có trong chi tiết công nợ được ghi nhận đầy đủ và chính xác, bạn cần thực hiện đúng quy trình sau:

Bước 1: Duyệt đơn hàng mua

• Truy cập danh sách Đơn hàng mua
• Kiểm tra các đơn đang ở trạng thái Chờ duyệt
• Thực hiện Duyệt đơn hàng

Bước 2: Thanh toán đơn hàng mua

• Vào chi tiết đơn hàng đã duyệt
• Thực hiện tạo phiếu thanh toán cho đơn hàng
• Xác nhận thanh toán thành công

Kết quả

• Sau khi đơn hàng mua được duyệt và đã thanh toán, hệ thống sẽ:
  • Ghi nhận phát sinh Có vào chi tiết công nợ
  • Số liệu công nợ sẽ khớp dần với doanh thu mua hàng

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc các bạn thao tác thành công!