1. Bối cảnh

Trong quá trình vận hành CRM, doanh nghiệp thường phân bổ data khách hàng (lead) cho nhân viên kinh doanh xử lý. Tuy nhiên, có những trường hợp sau khi được chia data, nhân viên không tương tác, không cập nhật mối quan hệ khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định, dẫn đến tình trạng bỏ sót lead và giảm hiệu quả khai thác data.

Để kiểm soát và tối ưu việc xử lý lead, hệ thống Getfly CRM cho phép thiết lập Automation tự động thu hồi data về cho quản lý khi nhân viên không có hành động xử lý theo quy định.

2. Mục tiêu automation

• Tự động theo dõi lead sau khi được nhập lên hệ thống và chia cho nhân viên
• Kiểm tra trạng thái mối quan hệ khách hàng trong một khoảng thời gian xác định
• Tự động thu hồi lead về cho quản lý nếu nhân viên không tương tác hoặc không chuyển mối quan hệ khách hàng
• Giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng bỏ sót data và nâng cao hiệu quả quản lý lead

3. Hướng dẫn thiết lập Automation

Bước 1: Tạo Automation mới

• Truy cập Marketing → MKT Automation
• Chọn Thêm mới
• Chọn hình thức Phát triển từ đầu

Bước 2: Thiết lập luồng automation

Tại màn hình thiết kế automation, thực hiện thêm các khối sau:

• Khách hàng lần đầu vào CRM
• Khối chờ
• Phân nhóm khách hàng
• Hệ quả: Cập nhật người phụ trách khách hàng

Cách nối luồng:

• Nối đầu ra của Khách hàng lần đầu vào CRM → đầu vào của Khối chờ
• Nối đầu ra của Khối chờ → đầu vào của Phân nhóm khách hàng
• Nối nhánh Đúng của Phân nhóm khách hàng → đầu vào của Cập nhật người phụ trách khách hàng

Bước 3: Thiết lập điều kiện chi tiết cho từng khối

1. Khối Khách hàng lần đầu vào CRM

• Điều kiện: Mối quan hệ = Mới
  → Áp dụng cho các khách hàng vừa được nhập và chưa có tương tác xử lý

  

2. Khối Chờ

• Thời gian chờ: 30 phút, 1 tiếng tùy thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp
  → Khoảng thời gian cho phép nhân viên xử lý lead sau khi được chia data

3. Khối Phân nhóm khách hàng

• Điều kiện:
  • Mối quan hệ khách hàng vẫn là Mới
  • Khách hàng thuộc nhóm khách hàng cụ thể (ví dụ: Lead chờ xử lý, Lead mới chia, …)

→ Nếu sau 30 phút, mối quan hệ khách hàng không thay đổi, hệ thống sẽ xác định nhân viên chưa tương tác với lead

4. Hệ quả Cập nhật người phụ trách khách hàng

• Thiết lập:
  • Chọn người phụ trách là Quản lý hoặc người phụ trách nhóm khách hàng

→ Hệ thống tự động thu hồi lead từ nhân viên về cho quản lý để tiếp tục phân bổ hoặc xử lý

Bước 4: Kích hoạt automation

• Đặt tên automation (ví dụ: Thu hồi lead khi nhân viên không xử lý sau 30 phút)
• Chọn Lưu & Kích hoạt automation

4. Lưu ý khi sử dụng

• Thời gian chờ có thể linh hoạt điều chỉnh (30 phút, 1 giờ, 1 ngày…) tùy theo quy trình xử lý lead của doanh nghiệp
• Cần đảm bảo nhân viên được đào tạo cập nhật mối quan hệ khách hàng đúng quy trình để tránh bị thu hồi lead ngoài ý muốn
• Automation này phù hợp áp dụng cho các đội sale có số lượng lead lớn và cần kiểm soát chặt chẽ tốc độ xử lý data

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc các bạn thao tác thành công!