1. Bối cảnh

Trong quá trình sử dụng CRM, nhiều doanh nghiệp cần tự động tạo Cơ hội vào Chiến dịch khi thông tin khách hàng đã được cập nhật đầy đủ, cụ thể là Số điện thoại và Nguồn chiến dịch.

Tuy nhiên, hai thông tin này thường không được cập nhật cùng một thời điểm, dẫn đến việc:

• Chưa đủ dữ liệu để tạo Cơ hội ngay
• Dễ phát sinh Cơ hội sai hoặc thiếu thông tin nếu không kiểm soát điều kiện

Để giải quyết bài toán này, hệ thống cho phép thiết lập Automation theo từng hành động chỉnh sửa thông tin, kết hợp kiểm tra điều kiện dữ liệu còn lại trước khi thêm mới Cơ hội.

2. Mục tiêu

• Tự động thêm mới Cơ hội vào Chiến dịch khi khách hàng có một trong hai thông tin Số điện thoại và Nguồn chiến dịch
• Đảm bảo Cơ hội chỉ được tạo khi thông tin khách hàng hợp lệ
• Giảm thao tác thủ công cho nhân viên, hạn chế sai sót dữ liệu

3. Nguyên tắc thiết lập Automation

Do hệ thống Automation hoạt động theo mỗi hành động kích hoạt riêng biệt, để đáp ứng điều kiện
“chỉ cần chỉnh sửa một trong hai thông tin thì kiểm tra thông tin còn lại”, cần thiết lập 02 kịch bản Automation độc lập.

4. Hướng dẫn thiết lập chi tiết

Kịch bản 1: Chỉnh sửa Số điện thoại → Thêm mới Cơ hội vào Chiến dịch

Bước 1: Vào Marketing → MKT Automation → Thêm mới → Phát triển từ đầu

Bước 2: Tại màn hình thiết lập Automation:

• Chọn Hành động: Chỉnh sửa thông tin khách hàng
• Trường theo dõi: Số điện thoại với điều kiện chứa số 0

Bước 3: Thiết lập Điều kiện kiểm tra: sử dụng hành động phân nhóm khách hàng trong hành động này thêm điều kiện chứa nguồn chiến dịch tương ứng

Bước 4: Thiết lập Hệ quả:

• Thêm mới Cơ hội
• Gán Cơ hội vào Chiến dịch tương ứng

Bước 5: Đặt tên automation và kích hoạt automation

Kịch bản 2: Chỉnh sửa Nguồn chiến dịch → Thêm mới Cơ hội vào Chiến dịch

Bước 1:
Vào Marketing → MKT Automation → Thêm mới → Phát triển từ đầu

Bước 2:
Tại màn hình thiết lập Automation:

• Chọn Hành động: Chỉnh sửa thông tin khách hàng
• Trường theo dõi: Nguồn chiến dịch cần chỉnh sửa để đưa vào chiến dịch

Bước 3:
Thiết lập Điều kiện kiểm tra: Chọn hàng động phân nhóm khách hàng trong hành động này chọn điều kiện điện thoại chứa số 0

Bước 4:Thiết lập Hệ quả:

• Chọn hành động thêm mới Cơ hội trong chiến dịch
•  Hành động Thêm mới cơ hội vào chiến dịch: Điền cái thông tin chiến dịch muốn tự động cập nhật vào như( tên chiến dịch, người phụ trách, tên cơ hội,..)

Bước 5: Đặt tên automation và kích hoạt automation

5. Lưu ý khi triển khai

• Mỗi kịch bản Automation chỉ xử lý 01 hành động chỉnh sửa
• Điều kiện kiểm tra nên được thiết lập thông qua Phân nhóm khách hàng để đảm bảo tính chính xác
• Nên kiểm tra dữ liệu mẫu trước khi áp dụng Automation cho toàn bộ hệ thống
• Tránh bật trùng kịch bản gây phát sinh nhiều Cơ hội cho cùng một khách hàng

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc các bạn thao tác thành công!