1. Bối cảnh và Thách thức

• Vấn đề: Việc tính toán thủ công các loại giờ làm thêm (ngày thường, cuối tuần, ngày lễ) thường mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót trong bảng lương.
• Thách thức: Doanh nghiệp cần một cơ chế tự động để ghi nhận dữ liệu từ phiếu yêu cầu của nhân viên trực tiếp vào bảng công và bảng lương mà không cần qua nhiều bước trung gian.

2. Lợi ích của tính năng tự động hóa OT

• Chính xác tuyệt đối: Dữ liệu OT được ghi nhận tự động từ phiếu yêu cầu đã duyệt, tránh sai sót số liệu.
• Tiết kiệm thời gian: Hệ thống tự quy đổi giờ làm thêm sang tiền lương dựa trên hệ số đã cài đặt sẵn.
• Minh bạch: Nhân viên có thể theo dõi trực tiếp số công OT của mình trong bảng công tháng.

3. Cơ chế hoạt động của hệ thống Getfly HRM

Hệ thống HRM của Getfly hoàn toàn có thể tính toán công và lương OT một cách tự động thông qua quy trình sau:

Tích hợp công OT vào bảng công

• Ghi nhận dữ liệu: Tổng công OT được tổng hợp từ các loại phiếu yêu cầu: OT ngày thường, OT ngày nghỉ và OT ngày lễ.

  

• Kiểm tra chi tiết: Người dùng có thể xem chi tiết số lượng công làm thêm bằng cách nhấn vào biểu tượng thông tin (i) tại mục Tổng công trong bảng công tháng.

Tự động tính lương OT

• Cài đặt hệ số: Hệ thống cho phép cài đặt nhân hệ số lương (%) tương ứng cho từng loại quy trình OT (Ví dụ: OT cuối tuần 200%, OT ngày lễ 300%).

  

• Luồng xử lý: Phiếu OT sau khi được cấp quản lý phê duyệt sẽ tự động đẩy dữ liệu sang phần tính lương.
• Tùy biến quy trình: Doanh nghiệp có thể bổ sung và cấu hình linh hoạt các loại quy trình OT phổ biến theo quy định riêng của công ty.

4. Lưu ý quan trọng

1. Phê duyệt phiếu: Dữ liệu OT chỉ được ghi nhận vào bảng công và tính lương khi phiếu yêu cầu tương ứng ở trạng thái "Đã duyệt".

   

2. Cài đặt hệ số: Cần thiết lập chính xác hệ số lương OT trong phần cài đặt quy trình phiếu yêu cầu để đảm bảo tiền lương được tính đúng.