1. Bối cảnh

Khi người dùng tải danh sách Khách hàng từ Getfly CRM xuống Excel để lưu trữ hoặc đối chiếu dữ liệu, có thể thấy số dòng trong file Excel nhiều hơn số lượng khách hàng hiển thị trên CRM. Điều này thường khiến người dùng hiểu nhầm là dữ liệu bị nhân đôi hoặc hệ thống xuất sai.

Tài liệu này giải thích rõ cơ chế xuất dữ liệu để người dùng nắm được lý do tăng số dòng khi một khách hàng có nhiều liên hệ.

2. Mục tiêu

• Làm rõ vì sao số dòng trong file Excel lớn hơn số lượng khách hàng hiển thị trên CRM.
• Giải thích cách hệ thống xử lý và hiển thị dữ liệu khi một khách hàng có nhiều liên hệ.
• Giúp người dùng hiểu đúng cấu trúc dữ liệu để tránh nhầm lẫn khi đối soát.

3. Quy tắc hiển thị

Hệ thống chia dữ liệu theo Khách hàng và Người liên hệ.
Một khách hàng có thể có nhiều liên hệ, nên khi xuất ra file Excel, dữ liệu sẽ hiển thị theo 2 trường hợp:

3.1. Trường hợp: Khách hàng chỉ có 1 liên hệ

• Hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin khách hàng + thông tin liên hệ trên 1 dòng duy nhất.
• Số dòng trong file Excel = số khách hàng trên CRM.

3.2. Trường hợp: Khách hàng có nhiều liên hệ

Dữ liệu sẽ được tách thành nhiều dòng:

Dòng đầu tiên

• Hiển thị đầy đủ thông tin khách hàng: mã KH, tên KH, địa chỉ,…
• Kèm theo thông tin liên hệ thứ nhất: tên, số điện thoại, email,…

Các dòng liên hệ tiếp theo

• Chỉ hiển thị thông tin của liên hệ (tên, sđt, email,…).
• Không hiển thị lại thông tin khách hàng.
• Mỗi liên hệ = 1 dòng riêng.

Ví dụ

Khách hàng A có 3 liên hệ → file Excel sẽ có:

• Dòng 1: Thông tin khách hàng + Liên hệ 1
• Dòng 2: Chỉ thông tin Liên hệ 2
• Dòng 3: Chỉ thông tin Liên hệ 3

→ File Excel có 3 dòng, nhưng CRM chỉ hiển thị 1 khách hàng. Do đó dữ liệu dòng trên file excel sẽ nhiều hơn.

Chúc bạn thao tác thành công!