1. Giới thiệu chung & Quyền truy cập

1.1. Lợi ích của việc sử dụng tính năng chấm công trên CRM 

• Quản lý giờ vào – ra, ca làm việc, tăng ca của nhân sự chính xác và minh bạch.
• Tiết kiệm thời gian so với phương pháp thủ công.
• Hạn chế tình trạng gian lận hoặc sai sót trong ghi nhận công.
• Dữ liệu chấm công được đồng bộ với tính lương, KPI và báo cáo nhân sự

1.2. Phân quyền

Để sử dụng được tính năng chấm công trên app Getfly CRM 6.0, hệ thống đơn vị các bạn cần sử dụng module mở rộng là HRM hoặc module chấm công trên Getfly sẽ mặc định truy cập được vào phần chấm công này.

2. Hướng dẫn chấm công trên CRM

Có 2 cách chấm công: chấm công ở màn hình trang chủ và chấm công ở màn hình bảng công 

2.1. Chấm công từ Trang chủ 

Bạn Truy cập vào trang chủ => Nếu chưa chấm công => Hệ thống sẽ báo bạn chưa check in => Bạn thao tác ấn vào nút Chấm công vào 

Sau khi chấm công vào sẽ hiển thị nút Chấm công ra => Hệ thống sẽ hiển thị Bạn đã Check in => Bạn ấn vào nút Chấm công ra 

Sau khi chấm công ra sẽ hiển thị thông tin Bạn đã chấm công ra

2.2. Chấm công từ Bảng công cá nhân

Bạn truy cập vào Avata cá nhân => Bảng công 

+ Nếu chưa chấm công => Hệ thống sẽ báo bạn chưa check in => Bạn thao tác ấn vào nút Chấm công vào 

Sau khi chấm công vào sẽ hiển thị nút Chấm công ra => Hệ thống sẽ hiển thị Bạn đã Check in => Bạn ấn vào nút Chấm công ra 

3. Xem bảng công cá nhân

3.1. Thông tin hiển thị

Thao tác: Nhân sự thao tác vào mục Avata cá nhân => Bảng công để theo dõi các thông tin 

Bảng chấm công gồm các thông tin chính sau:

-Thông tin nhân sự

Hiển thị các thông tin liên quan tới nhân sự như Mã nhân viên ( trong hồ sơ Nhân sự), Tên tài khoản 

-Trạng thái chấm công 

 Các trạng thái:
+ Chưa chấm công: Khi nhân sự chưa chấm công vào.
+ Đã chấm công vào: Khi nhân sự chấm công vào.
+ Đã chấm công ra: khi nhân sự chấm công ra.

- Bộ lọc thời gian 
Hiện thị mặc định là tháng hiện tại

-Thông tin liên quan tới chấm công của nhân sự 

+ Phòng ban: Tên phòng ban
+ Chức danh: Lấy theo vị trí làm việc được thiết lập trong cài đặt phòng ban. 
+ Ca làm việc: Lấy theo ca làm việc được thiết lập. 
+ Tình trạng làm việc: Trạng thái làm việc lấy trong thông tin HR nhân sự.
+ Hình thức làm việc: Lấy thông tin trong thông tin HR nhân sự
+ Tổng ngày công: Lấy thông tin tổng ngày chấm công của nhân sự tính tới thời điểm hiện tại thời điểm lọc 

-Tổng phép tới thời điểm hiện tại

Tổng số phép còn tới thời điểm lọc 

-Thông tin chấm công
+ Số lần đi muộn/về sớm 
+ Số ngày nghỉ cóphép/không phép

-Bảng công

Hiển thị thông tin chấm công của nhân sự trong tháng 

-Lịch sử chốt công và trao đổi
Hiển thị lịch sử chốt công của nhân sự và HR
Hiển thị các phần comment và trao đổi giữa nhân sự chấm công và HR

3.2. Chốt công 

Nút hiển thị Chốt công chỉ hiển thị đối với bảng công tháng trước, sau khi nhân sự chốt công hoàn tất thì nút này không hiển thị nữa

• Thao tác: Nhân sự ấn chốt công, trạng thái sẽ chuyển về Nhân sự đã chốt 

Sau khi HR chốt công, trạng thái được trả về Hoàn tất

3.3. Tải xuống bản chấm công 

Các bạn có thể tải xuống bảng chấm công dạng excel để theo dõi 

4. Quản lý bảng công cho HR / Quản trị viên

4.1. Lọc & xem bảng công

Thao tác: Truy cập mục HRM => Chấm công theo ca, 

+ HR có thể lọc theo: Tên nhân sự, Phòng ban, Ca làm việc, Tháng chấm công.

+ Nếu không chọn, mặc định hiển thị bảng công toàn công ty

Lưu ý: Logic cần chú ý 

+ Hệ thống tự chốt công cuối tháng. HR được phép sửa lại bảng công.
+ Khi HR sửa bảng công, hệ thống hiển thị lại nút chốt công bên bảng công cá nhân của nhân sự 
+ Bảng công được tạo tự động khi tới tháng mới. 

4.2. Chốt bảng công

Lưu ý: Người chốt là người có quyền thêm bảng công. Nút chốt công tất cả chỉ hiển thị với tháng trước. Khi HR đã chốt công thì không hiển thị nút nữa, nếu có sửa đổi bảng công thì nút đó được hiển thị lại.

+ Chốt công Tất cả: Chốt công cho toàn bộ công ty.

+ Chốt theo phòng ban

4.3. Thiết lập tự động chốt & lời nhắc

Tự động chốt công: Hệ thống tự động chốt công sau 1 khoảng thời gian kể từ khi HR chỉnh công

Thao tác cài đặt thời gian gian tự động chốt công, bạn click vào bút chỉnh sửa,

Màn hình chuyển sang phần Thiết lập ca chấm công, bạn lựa chọn ca chấm công cần sửa 

Sau đó tìm đến phần cài đặt Tự động chốt công sau khi sửa (giờ)
 - Lưu ý hiện tại mục này chị cho phép nhập số nguyên, ví dụ 1 giờ, 2 giờ 

+ Lời nhắc: Bạn có thể tuỳ ý nhập thông tin nhắc nhở

Bạn thao tác ấn vào bút chỉnh sửa → Nhập lời nhắc và Ấn cập nhật 

+ Nút Nhắc chốt công tất cả: Khi bạn thao tác ấn vào nút Nhắc chốt công này, các tài khoản công ty trong ca chấm công sẽ nhận được 1 lời nhắc có nội dung theo ghi chú bạn đã note 

Thông báo nhắc chấm công nhân sự sẽ theo dõi ở mục Thông báo quan trọng

+ Nhắc chốt công theo phòng ban 
Khi bạn thao tác ấn vào nút Nhắc chốt công này, các tài khoản thuộc phòng ban trong ca chấm công sẽ nhận được 1 lời nhắc có nội dung bạn đã ghi chú ở phần Lời nhắc

Thông báo nhắc chấm công nhân sự sẽ theo dõi ở mục Thông báo quan trọng

4.4. Chi tiết bảng công HR

+ Tên phòng ban: Hiển thị tên phòng ban theo cài đặt bảng chấm công
Mỗi phòng ban sẽ tách riêng một bảng chấm công 

+ Cài đặt hiển thị: Cài đặt cho phép ẩn/hiện thông tin bảng chấm công của nhân sự
- Mặc định hiển thị toàn bộ nhân sự có trong phòng ban được cài đặt chấm công 
- Nếu ẩn hiển thị thì không hiển thị dòng thông tin nhân sự đó trong bảng công. Đồng thời người này không nhận được thông tin bảng công khi ấn gửi toàn bộ. 
- Ẩn hiển thị cả bên bảng công cá nhân của nhân sự 

+ Danh sách nhân sự: Hiển thị toàn bộ danh sách nhân sự của phòng ban đó
- Hiển thị tên đầy đủ các thông tin: Tên tài khoản, Tên chức danh, Trạng thái làm việc (nhân viên chính thức/thử việc)
- Khi click vào sẽ sang trang chi tiết chấm công.

+ Trạng thái chốt công: 

Hiển thị các trạng thái liên quan tới bảng công: 
- Chưa chốt công: chưa có sự chốt công từ phía nhân sự 

- Nhân viên đã chốt: phía nhân viên đã ấn chốt bảng công cá nhân.
Lúc này bạn có thể thực hiện chốt công cho nhân sự 

- Hoàn tất: trạng thái hiển thị khi HR ấn chốt công

+ Hành động: Hiển thị các hành động liên quan tới bảng công:
 - Nhắc chốt công: hiển thị khi nhân sự chưa tự chốt bảng công của mình, hiển thị mặc định khi bảng công được tạo. 
- Chốt công: hiển thị khi bên nhân sự đã chốt công bên bảng cá nhân

+ Tổng công: Tổng ngày công của nhân sự

•  Ngày công: 
  - Nhân sự nào làm chính thức sẽ hiển thị công bên cột chính thức và thử việc bên cột thử việc.
  - Thông tin chấm công thực tế trong tháng. 
• Thống kê các loại nghỉ phép được cài đặt trên hệ thống và hiển thị số ngày nhân sự sử dụng tương ứng
   

+ Tổng phép: Tổng phép nhân sự sử dụng

+ Hiển thị thông tin chấm công của nhân sự theo từng ngày

Bạn có thể sửa lại thời gian chấm công cho nhân sự 

+Ghi chú: Nếu bạn thao tác ghi chú ở đây, ở bảng công của từng cá nhân sẽ theo dõi được các thông tin ghi chú cần check lại 

+ Tải xuống bảng chấm công 

HR có thể tải xuống bảng chấm công dạng excel để lưu trữ và theo dõi ( có thể tải xuống theo từng phòng ban hoặc cả công công ty)

5. Lưu ý quan trọng

• Bảng công được tạo tự động khi sang tháng mới.
• Hệ thống sẽ tự động chốt công cuối tháng nếu không có chỉnh sửa.
• Nếu HR sửa thông tin, nút chốt công cá nhân sẽ xuất hiện lại.
• Chỉ tháng trước mới hiển thị nút chốt công.
• Nếu HR ẩn nhân sự trong bảng công phòng ban → nhân sự đó không thấy bảng công cá nhân và không nhận thông báo liên quan