1.Lợi ích:

Xu hướng sử dụng điện thoại thông minh ngày càng tăng cao dẫn đến nhu cầu làm việc trên ứng dụng Getfly CRM cũng ngày càng tăng. Getfly CRM cung cấp ứng dụng di động giúp người dùng quản lý công việc, khách hàng mọi lúc mọi nơi, từ đó tăng hiệu quả công việc và gắn kết với khách hàng tốt hơn. Hãy sử dụng Getfly CRM trên điện thoại thông minh để nâng cao hiệu quả công việc của bạn!

Chỉ với một chiếc điện thoại có kết nối mạng Internet, anh chị đã có thể truy cập được hệ thống CRM của công ty, theo dõi và kiểm tra hoạt động kinh doanh trong ngày.

Để quản lý lịch hẹn, công việc hiệu quả và tối ưu trên app Getfly CRM tránh trường hợp quên lịch hẹn thì hôm nay tôi và anh chị sẽ cùng đi vào khóa học “Quản lý công việc, lịch hẹn trên app mobile app của Getfly CRM ”

Đối tượng phù hợp:

- Các cấp quản lý thường xuyên đi công tác, không có nhiều thời gian ở văn phòng để giám sát, đôn đốc tiến độ làm việc của nhân viên.

- Bộ phận kinh doanh, kỹ thuật hay đi gặp khách hàng hoặc đi thị trường,...

Khóa học này sẽ giúp anh chị:

·  Tiện lợi: Sử dụng mọi lúc mọi nơi, không cần phải ngồi máy tính.

·  Nhanh chóng: Cập nhật thông tin và xử lý công việc nhanh chóng.

·  Hiệu quả: Tăng hiệu quả công việc và nâng cao năng suất làm việc.

·  Gắn kết: Gắn kết, tương tác với đồng nghiệp nhanh chóng

2. Phân quyền:

Để quản lý công việc, lịch hẹn trên Getfly CRM Mobile App, anh chị cần được phân quyền cho chức năng Quản lý công việc

3. Tạo và quản lý dự án:

Trong quá trình anh/chị chăm sóc khách hàng, anh/chị có kế hoạch gọi điện hoặc hỗ trợ khách hàng, anh/chị nên tạo một công việc để theo dõi kế hoạch đó. 

Để quản lý tốt công việc, trước tiên doanh nghiệp hoặc bộ phận quản lý nên tạo ra các dự án để dễ dàng quản lý các công việc con trong dự án đó. Dự án ở đây có thể hiểu đơn giản là đầu mục lớn của công việc, giúp anh chị phân loại công việc của mình. Nếu chưa tạo dự án, anh chị cũng có thể tạo ở trên app mobile rất nhanh chóng, thao tác như sau:

Bước 1: Ở màn hình trang chủ khi vừa vào app, anh chị có thể nhìn tới biểu tượng công việc phía dưới màn hình

Bước 2: Sau khi click vào mục Công việc  → Click vào mục ba dấu gạch ngang

Bước 3: Chọn Thêm mới để tạo mới dự án, sau đó màn hình tạo mới dự án sẽ hiển thị

(1) Tên dự án: anh chị vui lòng điền tên dự án muốn tạo để sau này phân biệt và phân loại

(2) Mã dự án: Để phân loại, có thể không cần điền nếu công ty không có quy định về phần mã dự án

(3) Mô tả về dự án đó ví dụ những công việc như thế nào sẽ được đưa vào dự án đó

(4) Thời gian thực hiện: điền nếu có, nếu anh chị không lựa chọn thời gian thì dự án sẽ hiển thị mãi

(5) Người thực hiện: Hay còn hiểu là người phụ trách dự án đó Trên tải khoản của ai tạo dự án, hệ thống sẽ tự động lấy chính người đó là phụ trách dự án, anh chị có thể thay đổi được, người thực hiện dự án này sẽ có thể điều chỉnh thông tin liên quan tới dự án và xoá dự án đó

(6) Người tham gia: những phòng ban, nhân viên nào có mặt trong dự án để khi tạo công việc sẽ lựa chọn được dự án

(7) Tài liệu đính kèm: Đưa tài liệu đính kèm liên quan đến dự án để tiện nhân sự tham khảo

Sau khi nhập xong các thông tin click Thêm mới để tạo mới dự án.

Tạo dự án xong, tôi sẽ tiếp tục hướng dẫn anh chị tạo các công việc để có thể dễ dàng quản lý và nắm bắt lịch làm việc của bản thân.

4. Cách tạo công việc:

Với việc tạo lịch hẹn trong chi tiết khách hàng giúp cho anh chị quản lý các cuộc hẹn gặp, công việc có liên quan tới khách hàng cần theo dõi, qua đó giảm tình trạng quên việc, quên khách hàng, các công việc tạo tab lịch hẹn được đồng bộ thông tin với danh sách công việc, sẽ có 2 loại công việc là công việc (lịch hẹn) với khách hàng, công việc không liên quan tới khách hàng. Để tạo được công việc, anh chị tạo như sau:

-Cách 1: Tạo trong chi tiết khách hàng

Bước 1: Vào mục khách hàng → Lựa chọn khách hàng muốn lên lịch hẹn

Bước 2: Sau khi đã vào khách hàng muốn lên lịch hẹn→ Chọn tab liên quan → Chọn lịch hẹn → Tạo công việc:

Bước 3: Màn hình tạo công việc sẽ hiển thị như sau:

-Dự án: Chọn dự án để tiện phân loại, xem báo cáo

-Tên công việc: Điền tên công việc cần tạo (Lưu ý tạo tên công việc nên thể hiện được rõ để tiện theo dõi)

-Mô tả công việc: Thêm mô tả nếu cần ví dụ như địa điểm gặp khách, lưu ý liên quan tới lịch hẹn

-Thời gian thực hiện: Lựa chọn thời gian bắt đầu công việc, và thời gian kết thúc công việc. Phần điền thời gian thực hiện công việc sẽ liên quan đến các auto thiết lập nhắc thông báo nên anh chị cần điền đúng thời gian.

-Người thực hiện: người thực hiện chính công việc, 1 công việc chỉ có 1 người thực hiện.

-Người tham gia: những người nhìn thấy công việc anh chị sẽ làm và trao đổi trong công việc

-Thêm tài liệu & màu công việc nếu cần

-Loại công việc: để phân loại công việc

-Mã công việc & Khối lượng công việc nếu cần, có thể bỏ trống

-Khách hàng liên quan: khách có liên quan tới lịch hẹn đó, khi tạo lịch hẹn ở chi tiết khách hàng thì đã có sẵn khách hàng liên quan.

Bước 4: Ấn thêm mới để tạo lịch hẹn

-Cách 2: Tạo ở tính năng công việc

Bước 1: Click vào tính năng công việc →

Bước 2: Nhập các thông tin trong công việc

-Dự án: Chọn dự án để tiện phân loại, xem báo cáo

-Tên công việc: Điền tên công việc cần tạo (Lưu ý tạo tên công việc nên thể hiện được rõ để tiện theo dõi)

-Mô tả công việc: Thêm mô tả nếu cần ví dụ như địa điểm gặp khách, lưu ý liên quan tới lịch hẹn

-Thời gian thực hiện: Lựa chọn thời gian bắt đầu công việc, và thời gian kết thúc công việc. Phần điền thời gian thực hiện công việc sẽ liên quan đến các auto thiết lập nhắc thông báo nên anh chị cần điền đúng thời gian.

-Người thực hiện: người thực hiện chính công việc, 1 công việc chỉ có 1 người thực hiện.

-Người tham gia: những người nhìn thấy công việc anh chị sẽ làm và trao đổi trong công việc

-Thêm tài liệu & màu công việc nếu cần

-Loại công việc: để phân loại công việc

-Mã công việc & Khối lượng công việc nếu cần, có thể bỏ trống

-Khách hàng liên quan: khách có liên quan tới lịch hẹn đó, khi tạo lịch hẹn ở chi tiết khách hàng thì đã có sẵn khách hàng liên quan.

Bước 3: Ấn để hoàn thành tạo công việc

5.Cách quản lý và lưu lại lịch sử làm việc tính năng công việc:

Lưu trữ các nội dung trong quá trình làm việc sẽ giúp việc làm việc trao đổi liên kết liên phòng ban dễ dàng hơn. Ngoài ra người thực hiện công việc đó cũng dễ dàng quản lý tiến độ công việc của mình khi có nhiều công việc cần xử lý.

 5.1.Lưu lại lịch sử khi làm việc theo từng công việc

Cách để nhập lịch sử trao đổi như sau:

Ở màn hình quản lý công việc chọn hoặc tìm kiếm công việc vừa xử lý cần nhập lịch sử làm việc → Màn hình chi tiết công việc sẽ hiển thị để anh chị điền các thông tin bằng cách nhập vào mục “Để lại bình luận” 

Ngoài ra trong chi tiết công việc còn có thể thao tác 1 số phần như sau:

(1) Các hành động thao tác nhanh trên app của phần công việc: Sao chép link công việc, chia sẻ công việc, hoàn thành, huỷ công việc, ……

(2) Thả emoji ở công việc để công việc không bị nhàm chán

(3) Các cột thao tác: xem thêm thông tin, công việc đó có khách hàng liên quan không, công việc con

(4) Hiển thị lịch sử trao đổi của công việc đó

5.2. Quản lý công việc

Để thống kê và quản lý các công việc nhanh ở trên app anh chị sẽ vào tính năng công việc

Lưu ý: 

- Các công việc quá hạn, chưa hoàn thành sẽ hiển thị màu đỏ.

- Có thể giao việc cho người khác hoặc tự giao cho chính mình để quản lý. Hệ thống mặc định sẽ là giao việc cho bản thân – điều này tương đương với lập lịch làm việc cá nhân.

- Việc thêm khách hàng liên quan trong công việc là không bắt buộc. Khi thêm khách hàng liên quan trong công việc sẽ giúp cho những người nhận việc và người tham gia có ngay thông tin về khách hàng mà không mất công tìm kiếm. Đồng thời, công việc này sẽ lưu trong lịch sử công việc của khách hàng, sau này khi nhìn lại thì bạn có thể biết là với một khách hàng mình đã có những công việc gì.

- Những người có quyền Xác nhận hoàn thành / Sửa / Xóa công việc gồm: người giao việc, cấp trên của người giao việc, cấp trên của người thực hiện công việc và người có quyền cao nhất ở phòng ban cao nhất.

- Những công việc được giao cho bạn hoặc bạn là người liên quan sẽ được hiển thị ở phần thông báo công việc. Những công việc bạn được giao là người thực hiện hoặc công việc có tag tên bạn sẽ hiển thị ở phần thông báo “Quan trọng”.

Cảm ơn anh, chị đã theo dõi bài viết. Chúc anh, chị thao tác thành công!