Hướng dẫn sử dụng tính năng tài chính kế toán trên app Getfly 6.0

Lợi ích của việc sử dụng Module Tài chính kế toán

• Quản lý chặt chẽ các quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
• Hạn chế thất thoát chi phí
• Kiểm soát và đối soát được công nợ phải thu và phải trả
• Dễ dàng xét duyệt các khoản chi online
• Đảm bảo được kế hoạch chi tiêu của doanh nghiệp

Đối tượng sử dụng phù hợp

• Bộ phận kế toán hoặc người được giao quyền phụ trách hoạt động tài chính doanh nghiệp
• Các cấp quản lý bao gồm người có quyền quyết định các hoạt động thu chi hoặc người kiểm soát và theo dõi hoạt động thu chi của doanh nghiệp

Module tài chính kế toán bao gồm 3 phần:

1. Phiếu thu

1.1 Tạo phiếu phu

1.2 Chi tiết phiếu thu

1.3 Lọc phiếu thu

2. Phiếu chi 

2.1 Tạo phiếu chi

2.2 Chi tiết phiếu chi

2.3 Lọc phiếu chi

3. Yêu cầu chi phí

3.1 Tạo yêu cầu chi phí

3.2 Lọc yêu cầu

3.3 Giải thích các trường liên quan

1.Phiếu thu

1.1 Tạo phiếu thu

Tại màn hình phiếu thu, anh chị sẽ bấm vào dấu + để thêm mới phiếu thu

Bước 1: Điền thông tin phiếu thu

• Nội dung thu
• Ngày yêu cầu
• Quỹ thu
• Hình thức thanh toán
• Mô tả

• Tải lên chứng từ nếu có

  => Bấm tiếp theo

Bước 2: Chọn nguồn phiếu thu

Có 4 nguồn: Tự nhập, đơn hàng bán, YCCP (Hoàn ứng), Thu tiền khách hàng qua đơn hàng.

• Chọn khách hàng nộp tiền trong danh sách khách hàng
• Nhập các thông tin tương ứng với nguồn mà anh chị chọn

=> Sau đó bấm “Tiếp theo

Bước 3: Hạch toán

Anh chị có thể chọn thông tin hạch toán ngay bước này, hoặc có thể hạch toán sau đều được

Bước 4: Hoàn thành

Vậy là chúng ta đã có 1 phiếu thu mới.

 1.2 Chi tiết phiếu thu

Tại màn hình chính anh chị có thể thấy được các phiếu thu của quỹ mà anh chị là người liên quan hoặc anh chị là người quyền trong quỹ

 Khi xem phiếu thì thời gian luôn mặc định là trong tháng này, anh chị có thể bấm vào thời gian để chọn lại

Khi bấm vào chi tiết phiếu thu, anh chị sẽ thấy thông tin cụ thể hơn:

• Tên phiếu
• Số tiền thu
• Ngày thu
• Trạng thái phiếu
• Thu vào quỹ nào
• Nguồn thu là : tự nhập, theo đơn hàng bán, YCCP hoặc thu tiền khách hàng qua đơn hàng
• Người tạo phiếu
• Hình thức thanh toán

• Số phiếu

  

  Trường hợp anh chị là người quản lý quỹ hoặc anh chị là thủ quỹ thì tại phiếu thu trên điện thoại anh chị có thể bấm Đồng ý hoặc bấm Đã thu để tiền được nhập vào quỹ

  

  Ở phần danh sách phiếu thu anh chị sẽ thấy được các trạng thái phiếu như:

• Tất cả
• Chờ duyệt
• Đã duyệt
• Đã nhập quỹ
• Báo huỷ

• Đã huỷ

  

1.3 Lọc phiếu thu

• Anh chị cũng có thể lọc phiếu thu theo các điều kiện:
• Nội dung thu
• Mã phiếu
• Người tạo
• Loại phiếu: Tự nhập, đơn hàng, YCCP (hoàn ứng)
• Tình trạng hạch toán: đã hạch toán, chưa hạch toán

• Có thể lọc phiếu thu theo quỹ

       

 2. Phiếu chi

2.1 Tạo phiếu chi

Tại màn hình phiếu chi,  anh chị chọn dấu + để thêm mới phiếu chi

Bước 1: Điền thông tin phiếu chi

• Nội dung chi
• Ngày yêu cầu
• Quỹ chi
• Hình thức thanh toán
• Mô tả
• Tải lên chứng từ nếu có

=> bấm tiếp theo

Bước 2: Chọn nguồn phiếu chi

• Có 4 nguồn: Tự chi, đơn nhập hàng, YCCP, Chi tiền khách hàng qua đơn hàng.
• Chọn khách hàng nộp tiền trong danh sách khách hàng
• Nhập các thông tin tương ứng với nguồn mà anh chị chọn
• Với phiếu Chi thì anh chị có thể chọn Ngân sách nếu số tiền đó chi từ ngân sách.

=> Sau đó bấm “Tiếp theo”

Bước 3: Hạch toán

Anh chị có thể chọn thông tin hạch toán ngay bước này, hoặc có thể hạch toán sau đều được

Bước 4: Hoàn thành

2.2 Chi tiết phiếu chi

Tại màn hình chính mục phiếu chi anh chị có thể thấy được các phiếu chi của quỹ mà anh chị là người liên quan hoặc anh chị là người quyền trong quỹ

Tại đây, mặc định khi xem thì thời gian luôn là trong tháng này, anh chị có thể bấm vào thời gian để chọn lại

Khi bấm vào chi tiết phiếu chi, anh chị sẽ thấy thông tin cụ thể hơn:

• Tên phiếu
• Số tiền chi
• Ngày chi
• Trạng thái phiếu
• Chi từ quỹ nào
• Nguồn chi là : tự nhập, theo đơn hàng mua, YCCP hoặc chi tiền khách hàng qua đơn hàng
• Người tạo phiếu
• Hình thức thanh toán
• Số phiếu

Trường hợp anh chị là người quản lý quỹ hoặc anh chị là thủ quỹ thì tại phiếu thu trên điện thoại anh chị có thể bấm Đồng ý hoặc bấm Đã thu để tiền được nhập vào quỹ.

Tại phần danh sách phiếu thu anh chị sẽ thấy được các trạng thái phiếu như:

• Tất cả
• Chờ duyệt
• Đã duyệt
• Đã xuất quỹ
• Báo huỷ
• Đã huỷ

2.3 Lọc phiếu chi

 Tại màn hình phiếu chi , anh chị cũng có thể lọc phiếu thu theo các điều kiện:

• Nội dung chi
• Mã phiếu
• Người tạo
• Loại phiếu: Tự chi, đơn nhập hàng, YCCP (thanh toán, tạm ứng)
• Tình trạng hạch toán: đã hạch toán, chưa hạch toán
• Ngân sách
• Hạng mục ngân sách
• Có thể lọc phiếu chi theo quỹ

 3. Yêu cầu chi phí

3.1 Tạo yêu cầu chi phí

Tại màn hình yêu cầu chi phí, anh chị ấn Tạo phiếu để tạo yêu cầu 

Chọn loại phiếu: Thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng

App sẽ hiển thị ra thông tin để anh chị điền vào phiếu:

• Người phê duyệt: anh chị có thể chọn cấp trên của mình (hoặc người có quyền duyệt phiếu theo yêu cầu của công ty)
• Số tiền yêu cầu
• Lý  yêu cầu chi phí
• Thêm tài liệu nếu đó (hoá đơn, chứng từ,bill..)

=> Sau đó bấm “thêm mới"

3.2 Chi tiết yêu cầu chi phí

Tại màn hình yêu cầu chi phí, anh chị sẽ theo dõi được các phiếu yêu cầu do mình tạo hoặc anh chị có quyền duyệt phiếu. Các phiếu yêu cầu sẽ hiển thị các thông tin như: Tên phiếu, người yêu cầu, số tiền yêu cầu, ngày yêu cầu

3.3 Lọc yêu cầu chi phí

Anh chị có thể lọc các phiếu yêu cầu chi phí theo các tiêu chí như:

• Người yêu cầu
• Người phê duyệt
• Loại yêu cầu: Thanh toán, Hoàn ứng, Tạm ứng
• Ngày bắt đầu, ngày kết thúc: lọc khoản thời gian tạo phiếu

Khi bấm vào chi tiết phiếu yêu cầu, anh chị sẽ thấy phiếu như sau:

Nếu anh chị là người có quyền duyệt phiếu thì tại đây anh chị sẽ thấy nút “Từ chối" hoặc “Duyệt phiếu"

Khi duyệt thì anh chị cũng sẽ tiến hành chọn Quỹ

Sau khi trải qua đủ người duyệt thì phiếu yêu cầu sẽ được ở trạng thái Đã duyệt và chờ xuất quỹ, hoặc chờ nhập quỹ

Vậy là vừa rồi tôi đã hướng dẫn anh chị sử dụng tính năng Tài chính kế toán ở trên App Getfly 6.0. Cảm ơn anh chị đã theo dõi bài viết, chúc anh chị thao tác thành công!