Xin chào anh/chị,

Trong quá trình vận dụng phần mềm Getfly CRM vào hoạt động vận hành và quản trị doanh nghiệp, Marketing automation là một trong những công cụ được nhiều sự quan tâm từ khách hàng nhất vì tính tiện dụng, chủ động và tự động. 

Trước khi hướng dẫn anh/chị cụ thể cách thiết lập một quy trình Automation áp dụng cho nhân viên kinh doanh, anh/chị có thể cân nhắc những điểm sau để có thể lựa chọn và sử dụng các quy trình Automation phù hợp và hiệu quả nhất:

• Automation là 1 công cụ giúp anh/chị hiện thực hóa quy trình anh/chị mong muốn. Tuy nhiên để automation thực sự hiệu quả, trước đó anh/chị vẫn nên thiết lập QUY ĐỊNH LÀM VIỆC KỶ LUẬT (Hệ thống chính sách ràng buộc trách nhiệm của nhân viên làm việc chủ động) - MÔ TẢ CÔNG VIỆC RÕ RÀNG (Liệt kê đầy đủ trách nhiệm của nhân viên) - ĐÀO TẠO QUY TRÌNH LÀM VIỆC THEO TỪNG BƯỚC để đảm bảo nhân sự có thể nắm được nhiệm vụ, trách nhiệm của mình trong công việc một cách hoàn hảo nhất.
  ⏩ Như vậy Automation được setup mới có thể phát huy được thế mạnh là giúp tiết kiệm thời gian và công sức làm việc của nhân sự
• Cần xác định được các giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình để lựa chọn setup hệ quả automation phù hợp 
• Cân nhắc chia nhỏ automation (nếu được) theo từng giai đoạn trong quy trình để tiện theo dõi, check lại và sửa đổi trong trường hợp cần thiết.

GỢI Ý AUTOMATION QUY TRÌNH LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN KINH DOANH TRÊN GETFLY CRM 4.0

Giả thiết: Quy trình làm việc của nhân viên kinh doanh anh/chị mong muốn như sau: 

• Bước 1: Sau khi thêm mới khách hàng, trong vòng 2 giờ liên hệ và phân tích được nhu cầu khách hàng, note lại trên CRM
• Bước 2: Sau khi xác định được nhu cầu, trong vòng 1 ngày sẽ gửi báo giá cho khách hàng
• Bước 3: Trong vòng 2 ngày kể từ khi gửi báo giá phải liên lạc lại với khách hàng hỏi thăm về báo giá. (Lặp lại nếu như khách hàng yêu cầu chỉnh sửa báo giá)          
• Bước 4: Trong vòng 1 ngày kể từ khi chốt được báo giá, nhân viên làm hợp đồng hoặc đơn hàng gửi cho khách hàng ký  
• Bước 5: Trong vòng 2 ngày kể từ khi gửi hợp đồng, nhắc khách hàng thanh toán trước tạm ứng  
• Bước 6: Trước giao hàng 1 ngày, liên lạc với khách hàng yêu cầu thanh toán      
• Bước 7: Trong vòng 02 ngày kể từ ngày giao hàng thành công, liên lạc với khách hàng hỏi thăm về đơn hàng
• Bước 8: Trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc đơn hàng phải liên lạc với khách hàng chăm sóc khách hàng và tạo nhu cầu mới, upsales nếu có thể.

Với quy trình trên, anh/chị có thể tách làm các phần chính như sau:

1. Tạo khách hàng trên CRM
Tạo Automation khách hàng lần đầu vào CRM thì thêm mới công việc hỏi nhu cầu (CV1)
 Mốc 2h sẽ dùng ràng buộc thời gian kết thúc công việc.

2. Tạo báo giá và gửi báo giá => Tạo 2 automation
- Automation 1: Hoàn thành (CV1) thì đổi mối quan hệ khách hàng sang Đã hỏi nhu cầu (Tiếp cận)
- Automation 2: Khách hàng được đổi sang mối quan hệ (Tiếp cận) thì tạo CV tạo báo giá và gửi Báo giá (CV2)
Thời gian 1 ngày sẽ dùng ràng buộc thời gian kết thúc công việc

Automation 1: 

Automation 2: 

3. Hỏi thăm sau khi tạo báo giá
-  Tạo Automation: Hoàn thành CV2 ( hoặc tạo báo giá) thì sẽ tạo Công việc hỏi thăm sau khi tạo báo giá (CV3)
Thời gian 2 ngày sẽ dùng ràng buộc thời gian kết thúc công việc

4. Lặp lại nếu như khách hàng yêu cầu chỉnh sửa báo giá
- Tạo Automation: Thay đổi mối quan hệ sang "Chỉnh báo giá" thì tạo lại Công việc (CV2)

Anh/chị chỉnh lại auto 2 của mục 2 và bổ sung thêm mối quan hệ "Chỉnh báo giá"
5. Tạo hợp đồng hoặc đơn hàng
- Tạo automation: Tạo đơn hàng/ Tạo hợp đồng thì tạo CV gửi hợp đồng/ đơn hàng cho khách hàng (CV4)
Thời gian 1 ngày sẽ dùng ràng buộc thời gian kết thúc công việc. 

6. Nhắc khách hàng thanh toán trước tạm ứng
- Tạo automation: Hoàn thành (CV4) thì tạo Công việc đôn đốc tạm ứng (CV5)

7. Nhắc khách hàng thanh toán toàn bộ đơn hàng 
- Tạo automation: Hoàn thành (CV5) thì tạo Công việc giao hàng + đôn đốc khách hàng thanh toán (CV6)

8. Hỏi thăm khách hàng sau khi giao hàng thành công
- Tạo automation: Hoàn thành (CV6) thì tạo Công việc hỏi thăm khách hàng sau khi mua hàng (CV7)
Thời gian 2 ngày sẽ dùng ràng buộc thời gian kết thúc công việc

Các mục 6-7-8 làm tương tự như mục 3

 9. Liên hệ Chăm sóc Upsale - Bán lại
- Tạo automation: Thanh toán đơn hàng thì tạo Công việc liên hệ Upsale - Bán lại (CV8)
Thời gian 15 ngày dùng làm thời gian chờ để tạo Công việc

Trường hợp muốn chạy lại quy trình automation anh/chị có thể tạo 1 chiến dịch hoặc mối quan hệ Chăm sóc - upsale cho khách hàng cũ vào để tiện theo dõi và chăm sóc lại khách hàng

Lưu ý: Anh/chị có thể lựa chọn 1 hoặc 1 vài mục để tạo automation nhắc nhở nhân viên các đầu việc cần làm. Đối với các mục không quá quan trọng, anh/chị có thể linh hoạt lựa chọn thay đổi hệ quả là gửi thông báo thay vì tạo việc để tránh tình trạng nhân viên có quá nhiều công việc cần thao tác.

Cám ơn anh/chị đã theo dõi bài viết,
Chúc anh/chị có những trải nghiệm tuyệt vời cùng Getfly!