Chào mừng anh/chị đến với bài học 10 trong khóa học thiết lập cơ bản ban đầu.

Như bài học 8 và 9 tôi đã chỉ cho anh/ chị 3 khái niệm phân loại khách hàng theo mối quan hệ, nhóm khác hàng, nguồn khác hàng.

Bây giờ làm thế nào để anh/ chị đưa được các thông tin khách hàng đã có từ trước đó lên Getfly, phân loại theo 3 tiêu chí trên để tiếp tục theo dõi, tư vấn, bán hàng, cho khách hàng và để làm sao chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp nhất, khai thác triệt để thông tin khách hàng đã có.

Khi upload danh sách khách hàng anh/ chị lưu ý sẽ sử dụng file mẫu trên hệ thống để tải về, mục tiêu là để đồng bộ dữ liệu dễ dàng nhất. Vì file hiện tại của anh/ chị đang có lại chưa chắc đã khớp với phần mềm. Ở bài học 7 tôi đã chỉ ra cho anh/ chị các thông tin định nghĩa dữ liệu khách hàng vậy nên anh/ chị cần hoàn thiện cũng như check lại các định nghĩa dữ liệu khách hàng trước xem có cần bổ sung hay thay đổi gì không sau đó thực hiện bước bên dưới như tôi chỉ dẫn nhé.

                                                           VIDEO HƯỚNG DẪN:

THAO TÁC CHI TIẾT:

a, Tải file excel điền thông tin khách hàng:

Cách 1: ngoài màn hình trang chủ chọn 

Cách 2: chọn biểu tượng   >> chọn 

Mà hình tải danh sách khách hàng anh/ chị lựa chọn 1 trong 2 mẫu.

Mẫu rút gọn: bao gồm các trương thông tin cơ bản nhất.

Mẫu đầu đủ: sẽ có đủ 34 trường thông tin mặc định ngoài ra còn có các thông tin anh/ chị đã thêm trước ở định nghĩa dữ liệu.

Trường hợp anh chị tải file rút gọn và đã thấy đầy đủ những thông tin anh/ chị cần thì anh/ chị sử dụng luôn.

Trường hợp chưa đầy đủ những trường thông tin cần thì anh/ chị tải file đầy đủ về.

  Lưu ý khi điền thông tin vào file excel:

• Mã khách hàng: Nếu DN không quy định về mã hệ thống sẽ tự sinh mã từ KH0001.

• Tên khách hàng: 

- Nếu là khách hàng doanh nghiệp: thì điền tên của doanh nghiệp. Ví dụ: Công ty TNHH Getfly Việt Nam.

- Nếu là khách hàng cá nhân: thì điền tên khách hàng. Ví dụ: Anh Hoàng.

Khi điện tên khách hàng lưu ý: nên có danh xưng anh hoặc chị và tên doanh nghiệp thì có việt hoa các chữ cái đầu để phục vụ việc gửi email hoặc SMS được lịch sự hơn, thể hiện sự tôn trọng khách hàng.

• Điện thoại: 

- Nếu là doanh nghiệp thì điền SĐT của doanh nghiệp (nếu có) không thì điền SĐT của người mà anh/ chị làm việc trực tiếp trong DN đó.

- Nếu là khách cá nhân thì điền thông tin số điện thoại của khách hàng đó.

Lưu ý: hệ thống có check trùng số điện thoại, cài đặt cho phép trùng SĐT hoặc không. Có các ký tự được phép đưa và ô điện thoại khi upload lên bao gồm: “ dấu ‘ đơn, +84 “. Hoặc khi thêm ở số điện thoại không điền số 0 upload lên sẽ tự động thêm số 0 ở đầu SĐT.

• Email: phải có chứa @. Hệ thống có cơ chế check trùng email và cài đặt cho phép trùng email hoặc không.

• Người liên hệ chính:

- Nếu là khách hàng cá nhân và có 1 thông tin SĐT duy nhất thì khi upload lên sẽ tự động được thêm sang phần liên hệ.

- Nếu là doanh nghiệp thì anh/ chị liên với ai trong DN đó anh/ chị để ở phần người liên hệ chính.

- Phần người liên hệ chính không giới hạn thêm bao nhiêu.

• Số điện thoại người liên hệ chính: 

- Nếu là DN thì là SĐT của người anh/ chị trực tiếp tư vấn.

- Nếu là KH cá nhân thì sẽ tự động chuyển từ SĐT khách hàng sang.

- Nếu khách hàng có nhiều thông tin số SĐT thì các số điện thoại tiếp theo anh/ chị để ở điện thoại người liên hệ chính.

• Nhóm khách hàng, nguồn khách hàng, mối quan hệ: anh/ chị điền đúng tên, ký tự ( nếu có) của nhóm, nguồn, mối quan hệ như đã phân loại trên phần mềm.

- Lưu ý: nếu khách hàng thuộc 2 nhóm thì giữa 2 nhóm cách nhanh bởi dấu phẩy.

• Người phụ trách: là người chịu trách nhiện tư vấn, chăm sóc khách hàng.

- Nếu muốn chỉ định phân người phụ trách khách hàng từ file excel thì để người phụ trách là tên đăng nhập.

- Nếu không muốn chỉ định người phụ trách thì khi tải lên hệ thống sẽ tự hiểu người tải là người phụ trách.

• Ngoài ra các trường thông tin khác: anh/ chị có thông tin gì, thì điền vào trường thông tin đó, trong file excel không có trường nào là trường bắt buộc.

• Nhưng nếu anh/ chị càng lưu chi tiết thì sau này anh/ chị càn dễ tìm tới thông tin khách hàng của mình và cho ra kết quả báo cáo chi tiết và chân dung khách của doanh nghiệp.

b, Upload danh sách khách hàng từ file excel:

Sau khi hoàn tất file excel anh/ chị quay trở lại hệ thống vẫn mục Khách hàng F2 hoặc click biểu tượng  chọn 

Tại màn hình tải danh sách khách hàng anh/ chị chú ý:

(1): Mỗi một file anh/ chị upload tối đa là 1000 khách hàng. Nên mỗi lần anh/ chị chọn tải tầm 700-800 là ổn để không ảnh hưởng tới tốc đồ load.

(2): Chọn tập tin: anh/ chị click chọn file danh sách khách hàng cần tải lên.

(3): Nếu anh/ chị muốn hệ thống tự phân chia người phụ trách khách hàng thì lựa chọn tại mục 3 này.

(4): Khi upload khách hàng anh/ chị có thể lựa chọn thêm nhanh vào chiến dịch.

Và chiến dịch là gì thì Getfly có khóa học dành cho bộ phận MKT sẽ giải thích rõ hơn cho anh/ chị phần này.

(5): Đóng: để không tải file khách hàng lên nữa.

(6) Tải lên: tải file danh sách khách hàng anh/ chị đã lựa chọn.

(7) Ghi đè dữ liệu nếu trùng mã: dùng khi anh/ chị muốn bổ xung thêm thông tin cho một file danh sách khách hàng đã có trên hệ thống thì anh/ chị lựa chọn tích ghi đè.

- Đánh dấu khách hàng tôi phụ trách: khi file khách hàng anh chị tải lên không phân cho ai phụ trách thì hệ thống đang mặc định để là đánh dấu khách hàng tôi phụ trách.

- Trường hợp ở file excel anh/ chị đã chỉ định phân chia người phụ trách rồi thì lưu ý bỏ tích phần khách hàng tôi phụ trách đi.

Nếu không hệ thống sẽ ưu tiên mục tích chọn đánh dấu khách hàng tôi phụ trách.

Tổng kết:

-         Biết các lấy file excel để điền thông tin khách hàng và nắm được các lưu ý khi điền thông tin khách hàng vào file excel.

-         Biết phân người phụ trách khách hàng khi upload file.