1. Bối cảnh

   Doanh nghiệp muốn tự động chia lại Lead sau một khoảng thời gian chăm sóc nhất định. Sau X ngày, hệ thống sẽ kiểm tra điều kiện Lead, cập nhật thông tin và tự động đưa Lead đủ điều kiện vào Chiến dịch chia Lead để phân chia lần lượt cho các nhân sự phụ trách.

2. Tạo Chiến dịch chia Lead

Trước tiên, cần tạo một Chiến dịch để tiếp nhận và phân chia Lead Data.

Thao tác:

• Truy cập Marketing → Chiến dịch.
• Chọn Thêm mới để tạo chiến dịch.
• Khai báo thông tin chiến dịch.
• Tại phần Nhân sự tham gia chiến dịch, thêm các nhân sự cần nhận Lead
• Thiết lập hình thức phân chia Cơ hội theo lượt để hệ thống tự động luân phiên phân chia Lead cho các nhân sự tham gia.
• Lưu lại chiến dịch.

3. Tạo Nhóm khách hàng

Tiếp theo, tạo một Nhóm khách hàng để hệ thống sử dụng làm điều kiện phân loại Lead.

Nhóm khách hàng này sẽ được sử dụng trong Automation để xác định Lead nào đủ điều kiện đưa vào Chiến dịch chia Lead.

Hướng dẫn tạo nhóm khách hàng bạn tham khảo tại bài viết: https://helpdesk6.getfly.vn/phien-ban-web/cac-buoc-cai-dat-he-thong/phan-loai-khach-hang#id-1.1.-them-moi-nhom-khach-hang 

4. Tạo Automation chia Lead

4.1: Tạo Automation mới

• Truy cập Marketing → MKT Automation.
• Chọn Thêm mới.
• Chọn hình thức Phát triển từ đầu.

Sau khi tạo Automation, thiết lập các luồng xử lý như sau:

4.2. Luồng 1: Tự động phân loại và cập nhật Lead

Bước 1: Khách hàng lần đầu vào CRM

Thiết lập điều kiện:

• Người phụ trách: A
• Mối quan hệ: Mới

Khi khách hàng thỏa mãn điều kiện trên, khách hàng sẽ được đưa vào Automation.

Bước 2: Đợi X ngày

Thêm bước Đợi X ngày.

Khoảng thời gian này giúp doanh nghiệp có thời gian theo dõi và xử lý Lead trước khi thực hiện bước phân loại tiếp theo.

Bước 3: Phân nhóm khách hàng

Sau thời gian chờ X ngày, sử dụng bước Phân nhóm khách hàng để kiểm tra khách hàng có thỏa mãn điều kiện của nhóm khách hàng đã tạo hay không.

• Nếu Đúng → tiếp tục thực hiện các bước cập nhật Lead.

• Nếu Sai → kết thúc luồng hoặc xử lý theo nhu cầu của doanh nghiệp.

  

Bước 4: Cập nhật người phụ trách

Với những khách hàng thỏa mãn điều kiện phân nhóm, thiết lập bước Cập nhật người phụ trách.

Thao tác này giúp đưa Lead về trạng thái không còn nhân sự phụ trách ban đầu, chuẩn bị cho bước phân chia Lead tự động vào chiến dịch.

Bước 5: Cập nhật nhóm khách hàng

Tiếp tục thêm bước Cập nhật nhóm khách hàng để đưa khách hàng vào nhóm đã thiết lập ở bước 2.

Sau khi hoàn tất, Lead sẽ được cập nhật thông tin và sẵn sàng được đưa vào quy trình chia Lead.

Luồng thực hiện:

Khách hàng lần đầu vào CRM → Đợi X ngày → Phân nhóm khách hàng → Đúng → Cập nhật người phụ trách → Cập nhật nhóm khách hàng

4.3. Luồng 2: Tự động đưa Lead vào Chiến dịch chia Lead

Luồng thứ 2 được sử dụng để đưa những Lead đã được cập nhật vào Chiến dịch chia Lead.

Bước 1: Chỉnh sửa thông tin khách hàng

Tạo điểm bắt đầu với điều kiện:

Chỉnh sửa thông tin KH

Thiết lập điều kiện liên quan đến Nhóm khách hàng đã tạo ở bước trên.

Khi thông tin khách hàng được chỉnh sửa và khách hàng thỏa mãn điều kiện nhóm, Automation sẽ được kích hoạt.

Bước 2: Thêm mới cơ hội vào Chiến dịch

Thêm hành động:

Thêm mới cơ hội vào chiến dịch

Tại đây, lựa chọn Chiến dịch chia Lead đã tạo ở bước 1.

Sau khi Lead được thêm vào chiến dịch, hệ thống sẽ thực hiện cơ chế phân chia Cơ hội theo lượt cho các nhân sự tham gia chiến dịch

Luồng thực hiện:

Chỉnh sửa thông tin khách hàng → Kiểm tra điều kiện Nhóm khách hàng → Thêm mới cơ hội vào Chiến dịch chia Lead → Phân chia Lead theo lượt

5. Lưu ý

• Cần tạo Chiến dịch chia Lead trước khi thiết lập Automation.
• Nhân sự tham gia chiến dịch cần được thiết lập đầy đủ để hệ thống có thể phân chia Cơ hội.
• Điều kiện Nhóm khách hàng trong Automation cần thống nhất với nhóm được sử dụng để phân loại Lead.
• Doanh nghiệp có thể thay đổi thời gian chờ, điều kiện phân nhóm, nhân sự phụ trách và chiến dịch tùy theo quy trình xử lý Lead thực tế.
• Nên kiểm tra thử Automation với một số Lead mẫu trước khi áp dụng cho toàn bộ dữ liệu.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc các bạn thao tác thành công!