1. Smart Quote là gì?

Smart Quote – Báo giá thông minh là tính năng giúp nâng cấp báo giá từ một tài liệu gửi cho khách hàng thành một điểm tương tác trực tiếp giữa Sales và khách hàng.

Thay vì chỉ gửi báo giá dưới dạng file PDF, Excel hoặc tài liệu thông thường và chờ khách hàng phản hồi, Smart Quote cho phép doanh nghiệp theo dõi các hành vi tương tác của khách hàng trên báo giá như:

• Khách hàng đã mở báo giá hay chưa.
• Thời điểm khách hàng mở báo giá.
• Trao đổi và phản hồi trực tiếp ngay trên báo giá.

Nhờ đó, Sales có thêm dữ liệu để xác định thời điểm và nội dung phù hợp khi follow khách hàng, thay vì chỉ dựa vào việc khách hàng có trả lời hay không.

2. Smart Quote hoạt động như thế nào?

Quy trình sử dụng Smart Quote có thể hình dung như sau:

Tạo báo giá → Gửi báo giá cho khách hàng → Khách hàng mở và xem báo giá → Hệ thống ghi nhận hành vi tương tác → Sales theo dõi hành vi của khách hàng → Follow-up theo nhu cầu thực tế → Chốt đơn hàng

Điểm khác biệt của Smart Quote là sau khi báo giá được gửi đi, Sales vẫn có thể tiếp tục theo dõi và tương tác với khách hàng trên chính báo giá đó.

3. Các bước sử dụng Smart Quote

Bước 1: Tạo báo giá

Trước tiên, Sales thực hiện tạo báo giá cho khách hàng trên Getfly.

Truy cập: Bán hàng → Báo giá → Thêm mới

Tiến hành nhập các thông tin cần thiết của báo giá, bao gồm:

Getfly hỗ trợ thiết lập các thông tin chi tiết của báo giá như sản phẩm, giá bán, chiết khấu, VAT, kỳ thanh toán và thông tin thanh toán.

Lưu ý: Cần kiểm tra kỹ thông tin khách hàng, sản phẩm và giá trị báo giá trước khi gửi cho khách hàng.

Bước 2: Gửi báo giá cho khách hàng

Sau khi hoàn thiện báo giá, Sales gửi báo giá cho khách hàng thông qua hình thức chia sẻ báo giá.

Khác với việc chỉ gửi một file báo giá thông thường, Smart Quote tạo ra một không gian báo giá có khả năng ghi nhận tương tác của khách hàng.

Khi khách hàng truy cập báo giá, hệ thống có thể ghi nhận thông tin tương tác để Sales theo dõi.

4. Theo dõi hành vi khách hàng trên Smart Quote

Đây là một trong những điểm nổi bật của tính năng Báo giá thông minh.

Sau khi gửi báo giá, Sales có thể theo dõi các dữ liệu tương tác của khách hàng.

4.1. Theo dõi thời điểm khách hàng mở báo giá

Khi khách hàng mở báo giá, hệ thống ghi nhận và thông báo để Sales biết khách hàng đang truy cập báo giá.

Thông tin này giúp Sales xác định thời điểm khách hàng đang quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ để chủ động tiếp cận và trao đổi.

Ví dụ:

Sales gửi báo giá cho khách hàng vào buổi sáng.

Đến buổi chiều, khách hàng mở lại báo giá.

Thay vì gọi cho khách hàng một cách ngẫu nhiên, Sales có thể dựa trên thời điểm khách vừa truy cập để chủ động liên hệ và hỗ trợ các vấn đề khách hàng đang quan tâm.

4.2. Tương tác trao đổi trực tiếp trên báo giá

Một điểm nổi bật của Smart Quote là khách hàng có thể đặt câu hỏi và trao đổi, đề xuất trực tiếp ngay trên báo giá.

5. Sales nên xử lý dữ liệu Smart Quote như thế nào?

Smart Quote không chỉ giúp Sales biết khách hàng có xem báo giá hay không, mà quan trọng hơn là cung cấp dữ liệu để Sales xác định nên làm gì tiếp theo.

Anh chị có thể tham khảo quy trình:

Trường hợp 1: Khách hàng chưa mở báo giá

Sales kiểm tra lại:

• Báo giá đã được gửi thành công chưa.
• Thông tin liên hệ của khách hàng có chính xác không.
• Có cần gửi lại hoặc nhắc khách hàng kiểm tra báo giá không.

Trường hợp 2: Khách hàng mở báo giá

Đây có thể là thời điểm phù hợp để Sales chủ động theo dõi và hỗ trợ khách hàng nếu cần.

Sales có thể:

• Gọi điện.
• Nhắn tin.
• Tư vấn khách hàng có cần giải thích thêm về sản phẩm/dịch vụ hay không.

Sales có thể dựa vào dữ liệu khách hàng trao đổi/phản hồi để xác định nội dung cần ưu tiên khi trao đổi.

Ví dụ:

Khách hàng quan tâm nhiều đến giá → tập trung giải thích giá trị, chính sách giá, chiết khấu.

Khách hàng quan tâm đến tính năng → tập trung giải thích tính năng và lợi ích.

Khách hàng quan tâm đến điều khoản → tập trung giải thích chính sách, thời hạn và điều kiện sử dụng.

6. Lưu ý khi sử dụng Smart Quote

• Cần kiểm tra chính xác thông tin khách hàng trước khi gửi báo giá.
• Kiểm tra sản phẩm, số lượng, đơn giá, chiết khấu và VAT trước khi gửi.
• Nên kết hợp dữ liệu Smart Quote với lịch sử trao đổi, thông tin khách hàng và cơ hội bán hàng trên CRM.
• Khi khách hàng đặt câu hỏi trên báo giá, Sales nên phản hồi kịp thời để duy trì quá trình trao đổi.
• Với những báo giá có giá trị lớn hoặc nhiều sản phẩm/dịch vụ, nên thiết kế nội dung rõ ràng để dữ liệu tương tác có ý nghĩa hơn.

Smart Quote giúp doanh nghiệp nâng cấp hoạt động báo giá từ việc “gửi báo giá và chờ phản hồi” sang quy trình “gửi báo giá – theo dõi tương tác – phân tích nhu cầu – trao đổi – follow-up”.

Thay vì mất kết nối với khách hàng sau khi gửi báo giá, Sales có thể tiếp tục quan sát dữ liệu tương tác và chủ động xử lý bước tiếp theo dựa trên hành vi thực tế của khách hàng. Đây chính là định hướng mà Getfly xây dựng cho Smart Quote – biến báo giá thành một điểm chạm dữ liệu và tương tác trong hành trình bán hàng.

Chúc anh/chị thao tác thành công!