1. Bối cảnh

Trong quá trình sử dụng Getfly CRM, người dùng có thể gặp tình huống khi lập Phiếu thu, Phiếu chi hoặc Yêu cầu chi phí nhưng:

• Nhập thiếu thông tin
• Nhập sai số tiền, nội dung, tài khoản hạch toán
• Chọn nhầm đối tượng thu/chi

Sau khi lưu phiếu, người dùng không thấy nút Sửa trên giao diện và thắc mắc liệu hệ thống có cho phép chỉnh sửa hay không.

Thực tế, Getfly CRM có quy định rõ ràng về quyền và trạng thái phiếu nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.

2. Mục tiêu

• Giải thích vì sao không phải phiếu nào cũng có thể sửa
• Làm rõ điều kiện được sửa hoặc phải hủy phiếu
• Hướng dẫn cách xử lý đúng trong từng trường hợp để người dùng thao tác nhanh và đúng quy trình

3. Hướng dẫn sửa Phiếu thu/Phiếu chi

Việc chỉnh sửa Phiếu thu, Phiếu chi trên Getfly CRM phụ thuộc vào trạng thái xử lý của phiếu. Cụ thể:

3.1. Phiếu thu/chi chưa được duyệt

• Chỉ người tạo phiếu mới có quyền bấm Sửa

• Người duyệt phiếu trong quỹ có thể:

+ Bấm Từ chối phiếu này, hoặc bấm Hủy để người tạo lập lại phiếu mới với thông tin chính xác

+ Nếu bạn không phải người tạo phiếu, hệ thống sẽ không hiển thị chức năng sửa.

3.2. Phiếu thu/chi đã được duyệt nhưng chưa thu tiền vào quỹ

Phiếu thu/chi đã được duyệt nhưng chưa thu tiền vào quỹ thì không thể sửa trực tiếp. Cần thực hiện hủy phiếu này sau đó tạo phiếu mới

Những người có quyền hủy phiếu:

• Người tạo phiếu 
• Người duyệt phiếu
• Thủ quỹ

3.3. Phiếu thu/chi đã thu tiền vào quỹ (thủ quỹ đã bấm Thu)

Phiếu thu/chi đã thu tiền vào quỹ thì không thể sửa trực tiếp. Cần thực hiện hủy phiếu này sau đó tạo phiếu mới.

Quy trình xử lý:

1. Người tạo phiếu thực hiện báo hủy (chỉ người tạo mới có quyền báo hủy)
2. Người duyệt hoặc Thủ quỹ chấp nhận hủy
3. Tạo phiếu mới với thông tin chính xác

Do phiếu đã ảnh hưởng trực tiếp đến số dư quỹ nên hệ thống không cho phép chỉnh sửa.

4. Hướng dẫn sửa Yêu cầu chi phí

Tương tự phiếu thu/chi, việc sửa Yêu cầu chi phí cũng phụ thuộc vào trạng thái xử lý của yêu cầu.

4.1. Yêu cầu chi phí chưa được duyệt

Người duyệt yêu cầu chi phí bấm Từ chối. Sau đó người tạo thực hiện tạo lại yêu cầu chi phí mới với thông tin đúng

4.2. Yêu cầu chi phí đã được duyệt nhưng chưa xuất quỹ

Người phê duyệt bấm thay đổi sang người duyệt khác. Người duyệt mới bấm Từ chối yêu cầu chi phí sau đó người tạo tạo lại yêu cầu chi phí mới.

4.3. Yêu cầu chi phí đã tạo Phiếu thu/Phiếu chi

Việc sửa yêu cầu chi phí sẽ phụ thuộc vào Phiếu thu/Phiếu chi đã phát sinh. 

Cách xử lý:

• Thực hiện hủy Phiếu thu/Phiếu chi theo đúng hướng dẫn tại Mục 3
• Sau khi hủy thành công, tiến hành tạo lại yêu cầu chi phí và phiếu liên quan

Chúc bạn thao tác thành công!