I. BỐI CẢNH RA ĐỜI TÍNH  NĂNG AI TRANSCRIPT

Trước đây, việc quản lý và đánh giá hiệu quả các cuộc gọi bán hàng/chăm sóc khách hàng luôn là một thách thức lớn đối với chủ doanh nghiệp và quản lý Sales.

• Để biết được nhân viên trao đổi gì với khách hàng, quản lý phải tốn thời gian nghe lại toàn bộ file ghi âm (thường kéo dài vài chục phút cho một cuộc gọi). Điều này gây lãng phí thời gian và làm chậm quá trình phản hồi, đánh giá.
•  Thậm chí, việc tranh cãi, đùn đẩy trách nhiệm về nội dung cuộc gọi ("Em có nói anh/chị ạ!" / "Em không nói ạ!") thường xuyên xảy ra, dẫn đến khó khăn trong việc xác định vấn đề và cải thiện quy trình.

→ GIẢI PHÁP: Với sự tích hợp của AI Transcript, Getfly CRM đã mang đến một giải pháp đột phá. Toàn bộ nội dung cuộc gọi được AI chuyển thành văn bản (Text) một cách tự động, kèm theo mốc thời gian cụ thể của từng lời thoại.

II. LỢI ÍCH VƯỢT TRỘI CỦA AI TRANSCRIPT

Tính năng AI Transcript mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp:

1. Tiết Kiệm Thời Gian Tối Đa: Quản lý chỉ cần ĐỌC nội dung tóm tắt thay vì phải NGHE lại toàn bộ file ghi âm, giúp giảm thiểu đáng kể thời gian đánh giá hàng chục cuộc gọi mỗi ngày.
2. Minh Bạch Hóa Thông Tin: Nội dung cuộc gọi được số hóa và lưu trữ rõ ràng, xóa bỏ mọi tranh cãi nội bộ về việc nhân viên đã tư vấn hay phản hồi khách hàng như thế nào.
3. Tăng Hiệu Quả Đào Tạo: Dễ dàng tìm kiếm và trích xuất những đoạn hội thoại mẫu (tốt hoặc cần cải thiện) để đào tạo nhân viên mới hoặc nâng cao kỹ năng cho đội ngũ hiện tại.
4. Nắm Bắt Vấn Đề Nhanh Chóng: Dựa vào các mốc thời gian cụ thể, quản lý có thể nhanh chóng xác định chính xác thời điểm khách hàng đề cập đến vấn đề quan trọng (chính sách, giá cả, phàn nàn, v.v.) mà không cần nghe lại.

III. LƯU Ý VỀ PHÂN QUYỀN

Tính năng AI Transcript được tích hợp mặc định theo quyền xem/nghe cuộc gọi:

• Không cần phân quyền bổ sung: Bất kỳ tài khoản nào trong hệ thống đã được cấp quyền để xem lịch sử cuộc gọi hoặc nghe file ghi âm đều sẽ tự động có quyền sử dụng tính năng AI Transcript (xem phiên âm cuộc gọi).
• Quản trị viên không cần phải thao tác phân thêm quyền cho tính năng này.

IV. CÁC BƯỚC THAO TÁC SỬ DỤNG TÍNH NĂNG

Bạn có hai cách để truy cập và sử dụng tính năng AI Transcript:

CÁCH 1: Thao Tác Từ Mục Tổng Đài (Call Center)

Cách này phù hợp khi bạn muốn kiểm tra tổng thể các cuộc gọi gần nhất hoặc theo dõi hiệu suất của nhân viên.

1. Từ Menu chính, chọn Tổng Đài (hoặc CSKH).

   

    

2. Tại giao diện hiển thị danh sách cuộc gọi, tìm đến dòng có cuộc gọi đã kết thúc mà bạn muốn xem.

3. Di chuyển sang cột Thao tác

   

4. Click vào biểu tượng Nội dung ghi âm (hình chữ nhật có gạch ngang) 

   

5. Màn hình sẽ hiển thị pop-up Nội dung ghi âm (Phiên âm cuộc gọi), cho phép bạn ĐỌC nội dung đã được AI chuyển đổi.

   

CÁCH 2: Thao Tác Từ Màn Hình Chi Tiết Khách Hàng

Cách này phù hợp khi bạn đang xem thông tin của một khách hàng cụ thể và muốn xem lại lịch sử giao dịch.

1. Từ Menu chính, chọn Khách Hàng, sau đó tìm và click vào Tên Khách Hàng.

   

2. Tại màn hình Chi tiết Khách hàng, chọn tab Giao Dịch.

   

3. Trong mục Danh sách cuộc gọi, tìm đến cuộc gọi cần xem.

4. Click vào nút Nội dung ghi âm (thường nằm ở góc trên bên phải của danh sách hoặc cuối dòng cuộc gọi).

   

5. Pop-up Phiên âm cuộc gọi sẽ hiển thị nội dung chi tiết.

IV. LƯU Ý 

+ Tính năng được mở miễn phí trên CRM

+ Người dùng cần vào đăng ký dịch vụ Google speed to text và lấy API Key →để tích hợp vào CRM và Sử dụng  (Phần này sẽ trả phí cho bên google )

Chúc bạn thao tác thành công và có những trải nghiệm tuyệt vời cùng Getfly