Chào bạn,

Hiện tại trên hệ thống Getfly CRM hỗ trợ thêm mới nhiều hợp đồng mua/ bạn cùng lúc bằng cách upload hợp đồng bằng file excel (Giới hạn mỗi lần upload tối đa 1000 dòng).

Để có thể thao tác upload đơn hàng, trước tiên bạn cần kiểm tra phân quyền. Cần phải được phân quyền Import hợp đồng mua/ bán. Nếu không có quyền này, bạn báo với admin phần quyền để upload hợp đồng nhanh chóng và thuận tiện nhất.

Để upload hợp đồng, bạn thao tác như sau:

Bước 1: Vào Bàn hàng → Hợp đồng bán/ Hợp đồng mua → Tải lên danh sách hợp đồng bán → Tải xuống mẫu upload

Bước 2: Tại file excel tải về, bạn điền đầy đủ các thông tin sau để upload hợp đồng được thành công:

•  Không xóa cột hay thay đổi các thứ tự cột trong file mẫu upload
• Các trường thông tin cơ bản bắt buộc phải điền: Mã hợp đồng, Tên hợp đồng, mã khách hàng, mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, giá bán, ngày có hiệu lực, ngày hết hiệu lực
• Các trường thông tin có thể hoặc không điền: 

+ Thông tin khách hàng: Số điện thoại, địa chỉ, fax, tài khoản, ngân hàng,…

+ Mô tả, VAT%, CK%, CK (đ), các loại phí,... (nếu có)

+ Các trường định nghĩa dữ liệu tự tạo

• Trường hợp 1 hợp đồng có 1 sản phẩm: Điền đơn hàng trên 1 dòng.
• Trường hợp 1 hợp đồng có nhiều sản phẩm:
  + Các thông tin chung của hợp đồng: chỉ điền dòng đầu tiên (mã hợp đồng, mã khách hàng, …)
  + Thông tin liên quan đến sản phẩm: mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, giá bán, thành tiền,... ghi làm nhiều dòng, mỗi dòng là một sản phẩm, thẳng cột với nhau
• Trường hợp thông tin khách hàng và thông tin sản phẩm chưa tồn tại trên hệ thống, bạn vẫn điền thông tin và upload hệ thống Getfly sẽ tự động thêm mới khách hàng hoặc tạo mới sản phẩm. 

• Giới hạn mỗi lần upload tối đa 1000 dòng file excell
• Trường Hợp đồng gốc trong file tải lên sử dụng Mã hợp đồng để định danh
• Trường Người đại diện công ty trong file tải lên sử dụng Tên đăng nhập của nhân viên để định danh
• Cấu trúc mẫu upload thuộc tính sản phẩm: {Tên thuộc tính1}:{Giá trị thuộc tính1}|{Tên thuộc tính2}:{Giá trị thuộc tính 2}
• Trường hợp hợp đồng bị bỏ qua nhưng các sản phẩm trong file upload hợp lệ và chưa có trên hệ thống;  hệ thống vẫn tự động tạo mới các sản phẩm này.

Bước 3: Sau khi điền xong file bạn lưu lại và thao tác upload hợp đồng lên hệ thống.

• Kích hoạt automation trên tệp tải lên: Nếu muốn chạy automation liên quan đến hợp đồng bạn tích chọn
• Trường hợp muốn thay đổi hợp đồng đã có trên hệ thống: Tích chọn ghi đè dữ liệu nếu trùng mã  

Lưu ý: 

Khi bạn upload hợp đồng, nếu hệ thống báo bỏ qua: Vấn đề này xảy ra khi "Mã hợp đồng" trong file upload đã trùng với 1 mã hợp đồng đã có trên hệ thống nên đơn hàng này bị bỏ qua. Bạn kiểm tra và đổi lại mã hợp đồng upload lại lên hệ thống là được.

Chúc bạn thao tác thành công và có những trải nghiệm tuyệt vời với Getfly!