Tự động phân chia cơ hội là một tính năng quan trọng trong chiến dịch của Getfly CRM, giúp doanh nghiệp phân bổ dữ liệu khách hàng đến đúng nhân viên một cách nhanh chóng, công bằng và theo quy tắc rõ ràng. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp đang triển khai các chiến dịch marketing và cần xử lý một lượng lớn khách hàng tiềm năng phát sinh từ nhiều kênh khác nhau.

I.Lợi ích của việc tự động phân chia cơ hội trong chiến dịch (Getfly CRM)

• Phân bổ cơ hội nhanh chóng, chính xác cho nhân viên khi chạy các chiến dịch quảng cáo (Facebook, Google, Zalo...).
• Tiết kiệm thời gian gán người phụ trách khi tải lên danh sách khách hàng tiềm năng.
• Đảm bảo công bằng, mỗi nhân viên được phân số lượng cơ hội hợp lý, tránh chênh lệch quá lớn hoặc bị trùng lặp.
• Tùy chọn điều kiện lọc nhân viên nhận cơ hội, ví dụ: chỉ chia cho nhân viên đã xử lý xong các khách hàng ở mối quan hệ "Mới".

II. Phân quyền và truy cập để thiết lập phân chia cơ hội

Bạn cần được phân quyền Thêm mới và Sửa chiến dịch để có thể tạo và cài đặt tự động phân chia cơ hội.

Sau khi có đủ quyền, bạn vào  Marketing → Chiến dịch → Tạo mới / Sửa chiến dịch → Tại bước (2)  Xem trước dữ liệu cài đặt phần phân chia cơ hội

III. Hướng dẫn cài đặt các cơ chế Tự động phân chia cơ hội trên Getfly: 

Trên Getfly CRM, hệ thống hỗ trợ 3 phương án phân chia cơ hội tự động, giúp doanh nghiệp phân bổ khách hàng một cách linh hoạt và công bằng:

• Tự động phân chia cơ hội

Hệ thống sẽ ưu tiên chia cho những user có số cơ hội ít hơn, nhằm cân bằng số lượng cơ hội giữa các user.
Khi số cơ hội của các user trong chiến dịch đã bằng nhau, hệ thống sẽ tiếp tục chia theo lượt luân phiên.

• Tự động phân chia theo lượt

Hệ thống sẽ chia cơ hội luân phiên theo thứ tự danh sách, từ trên xuống dưới và lặp lại theo vòng,
không ưu tiên chia cơ hội cho nhân sự có ít cơ hội hơn.

• Tự động phân chia theo %

Mỗi khi có cơ hội mới, hệ thống sẽ chia theo tỷ lệ phần trăm được cấu hình cho từng user. 

Hãy cùng tìm hiểu chi tiết cách cài đặt và nguyên lý hoạt động của từng phương án phân chia nhé: 

1. Tự động phân chia cơ hội

Tại phương án cài đặt đầu tiên “Tự động phân chia cơ hội” sẽ có 2 cách cài đặt là tích chọn/hoặc không tích chọn cài đặt theo “ Số khách hàng phụ trách ” 

1.1. Không tích chọn “Số khách hàng phụ trách”

• Hệ thống sẽ tự động phân chia cơ hội cho các user được chọn, theo nguyên tắc đảm bảo số lượng cơ hội giữa các user gần bằng nhau.

• User nào có ít cơ hội hơn sẽ được ưu tiên chia trước, giúp cân bằng tổng cơ hội giữa các nhân sự.

  =>Trường hợp có nhân sự mới được thêm vào, hệ thống sẽ ưu tiên chia cho họ trước đến khi số cơ hội bằng với các nhân sự cũ, sau đó mới tiếp tục chia đều theo lượt.

• Khi tất cả nhân sự có số cơ hội bằng nhau, hệ thống sẽ chuyển sang chế độ chia luân phiên theo thứ tự danh sách từ trên xuống dưới.

   

1.2. Tích chọn “Số khách hàng phụ trách”

Khi bật tùy chọn này, hệ thống chỉ chia cơ hội cho các nhân viên thỏa mãn điều kiện về số khách hàng đang phụ trách, theo mối quan hệ được cài đặt (ví dụ: "Mới" < 10).

Việc phân chia sẽ tuân theo các quy tắc sau:

1. Chỉ xét các nhân viên đủ điều kiện tại thời điểm chia (tức là thỏa điều kiện về số khách hàng).
2. Trong số đó, ưu tiên chia cho người có số cơ hội ít nhất.
3. Nếu nhiều người có số cơ hội bằng nhau, hệ thống sẽ chia cho người đứng trước trong danh sách phân chia.
4. Nếu không có nhân viên nào thỏa điều kiện, cơ hội sẽ không được chia và được ghi nhận là chưa có người phụ trách.

Ví dụ: Cài đặt chia cho nhân viên có số khách hàng ở mối quan hệ "Mới" < 10

Danh sách nhân viên trong chiến dịch

 Lượt chia 1: thêm 1 khách hàng ở mối quan hệ mới vào chiến dịch

Check điều kiện số khách hàng ở mối quan hệ Mới:

• A: 8 → ✅
• B: 9 → ✅
• C: 10 → ❌

So sánh số cơ hội:

• A (2), B (1) → B ít hơn → chia cho B

Cập nhật sau chia:

• B: cơ hội = 2
• B: KH "Mới" = 9 → 10 → không đủ điều kiện chia ở lượt sau

Lượt chia 2: thêm 1 khách hàng ở mối quan hệ mới vào chiến dịch

Check điều kiện lại:

• A (8) → ✅
• B (10) → ❌
• C (10) → ❌

➡️ Chỉ A đủ điều kiện → chia cho A

Cập nhật:

• A: cơ hội = 3
• A: KH "Mới" = 8 → 9

Lượt chia 3: thêm 1 khách hàng ở mối quan hệ mới vào chiến dịch

Check điều kiện lại:

• A (9) → ✅
• B (10) → ❌
• C (10) → ❌

➡️ Vẫn chỉ A đủ điều kiện → chia cho A

Cập nhật:

• A: cơ hội = 4
• A: KH "Mới" = 9 → 10 → từ lượt sau không đủ điều kiện

Lượt chia 4: thêm 1 khách hàng ở mối quan hệ mới vào chiến dịch

Check điều kiện:

• A (10) → ❌
• B (10) → ❌
• C (10) → ❌

➡️ Không còn ai đủ điều kiện → Cơ hội không được chia, gắn trạng thái "chưa có người phụ trách"

2. Tự động phân chia theo lượt: 

Tại phương án cài đặt đầu tiên “Tự động phân theo lượt” sẽ có 2 cách cài đặt là tích chọn/hoặc không tích chọn cài đặt theo “ Số khách hàng phụ trách ” và "Ưu tiên chia cho người phụ trách khách hàng"

2.1 Không tích chọn “Số khách hàng phụ trách” và "Ưu tiên chia cho người phụ trách khách hàng"

Cơ hội sẽ được chia luân phiên theo thứ tự từ trên xuống dưới trong danh sách nhân sự được nhận cơ hội tự động. Sau mỗi lượt chia, hệ thống sẽ tạm thời loại trừ người vừa được chia khỏi lượt kế tiếp để đảm bảo luân phiên công bằng.

2.2 Tích chọn “Ưu tiên chia cho người phụ trách khách hàng"

Khi được chọn cài đặt này, hệ thống sẽ ưu tiên chia cơ hội cho nhân viên đang phụ trách khách hàng tương ứng, nếu họ có trong danh sách tham gia chiến dịch.

Cách hoạt động:

• Khi một cơ hội mới được đẩy vào chiến dịch, hệ thống sẽ kiểm tra xem khách hàng đó đang được ai phụ trách.
• Nếu người phụ trách có trong danh sách người liên quan trong chiến dịch, hệ thống sẽ ưu tiên chia cơ hội cho người đó.
• Nếu không có người phụ trách hoặc người đó không tham gia chiến dịch, hệ thống sẽ tiếp tục thực hiện chia theo cơ chế mặc định (theo lượt, hoặc điều kiện mối quan hệ  đã cấu hình).

2.3 Tích chọn “Số khách hàng phụ trách”

Khi bật tùy chọn này, hệ thống chỉ chia cơ hội cho các nhân viên thỏa mãn điều kiện về số khách hàng đang phụ trách, theo mối quan hệ được cài đặt (ví dụ: "Mới" < 10).

Việc phân chia sẽ tuân theo các quy tắc sau:

• Chỉ xét các nhân viên đủ điều kiện tại thời điểm chia (tức là thỏa điều kiện về số khách hàng).
• Hệ thống sẽ chia cơ hội theo thứ tự của danh sách phân chia, từ trên xuống dưới.
• Sau mỗi lượt chia, nhân viên vừa được chia sẽ tạm thời không được xét ở lượt kế tiếp, để đảm bảo sự luân phiên công bằng giữa các nhân viên.
• Khi đến cuối danh sách, hệ thống sẽ quay vòng lại từ đầu,

• Trường hợp tất cả nhân viên đều không thỏa mãn điều kiện được chia=> cơ hội sẽ không được chia và sẽ là cơ hội không có người phụ trách

   

Ví dụ: Chiến dịch cài đặt Số khách hàng phụ trách theo mối quan hệ Mới , điều  kiện nhỏ hơn 10
Có nghĩa chỉ những nhân viên có số khách hàng đang phụ trách ở mối quan hệ "Mới" < 10 mới được chia cơ hội.

Danh sách nhân sự được nhận cơ hội tự động:

Lượt chia 1

• Thứ tự: A → B → C
• Tất cả đều đủ điều kiện
  ✅ A đứng đầu → được chia

Cập nhật sau chia:

• A: KH "Mới" = 6 (vẫn đủ điều kiện)
• A bị loại tạm ở lượt kế tiếp

Lượt chia 2

• Thứ tự còn lại: B → C
• B đủ điều kiện 
  ✅ B → được chia

Cập nhật:

• B: KH "Mới" = 7
• B bị loại tạm ở lượt kế tiếp

Lượt chia 3

• Thứ tự còn lại: C 
  ✅ C → được chia

Cập nhật:

• C: KH "Mới" = 8
• C bị loại tạm ở lượt kế tiếp

Lượt chia 4

• Thứ tự còn lại: A → B
  ✅ A được xét lại (vì đã hết lượt loại)
  ➡️ A được chia
  → A lại bị loại tạm ở lượt tiếp

Lưu ý :
Trường hợp vừa tích chọn Ưu tiên chia cho người phụ trách khách hàng và Số khách hàng phụ trách, hệ thống sẽ  ưu tiên check theo điều kiện Ưu tiên chia cho người phụ trách khách hàng trước sau đó mới tới cài đặt Số khách hàng phụ trách.

3.Tự động phân chia theo %

Khi chiến dịch được cấu hình chế độ “Tự động phân chia theo %”, hệ thống sẽ tự động phân chia cơ hội dựa theo tỷ lệ phần trăm đã được cài đặt cho từng nhân viên.

Cách hoạt động:

Khi một cơ hội mới được đẩy vào chiến dịch, hệ thống sẽ thực hiện các bước sau:

1. Xác định danh sách nhân viên đủ điều kiện nhận cơ hội tự động (dựa vào checkbox "Nhận cơ hội tự động").
2. Tính toán tỷ lệ % thực tế mỗi nhân viên đã nhận so với tổng số cơ hội đã chia.
3. So sánh với phần trăm được cài đặt:
   • Nhân viên nào đang thiếu cơ hội hơn so với % đã cài, sẽ được xét chia cơ hội
4. Trong số các nhân viên đang được xét chia cơ hội:
   • Ưu tiên chia cho người đang nhận ít cơ hội nhất.
   • Nếu số cơ hội đã nhận bằng nhau → ưu tiên người đứng trước trong danh sách phân chia.
5. Nếu tất cả nhân viên đủ điều kiện đều đã đạt hoặc vượt tỷ lệ %, thì:

   • Cơ hội sẽ không được chia và được đánh dấu là chưa có người phụ trách.

     

Ví dụ:

 Thiết lập chiến dịch

? Tổng số cơ hội đã chia: 10

 Lượt chia 1 – Có cơ hội thứ 11

Bước 1: Xác định người đang thiếu %

• B và C đang thiếu → được xét chia

Bước 2: Ai nhận ít cơ hội hơn?

• B: 3
• C: 1 ✅ → C được chia

Cập nhật sau lượt chia 1:

? Lượt chia 2 – Cơ hội thứ 12

Bước 1: Xác định người đang thiếu %

• B và C vẫn đang thiếu → được xét

Bước 2: So sánh số cơ hội

• B: 3
• C: 2 ✅ → C vẫn ít hơn → được chia

Cập nhật sau lượt chia 2:

? Lượt chia 3 – Cơ hội thứ 13

Bước 1: Tính lại phần trăm

Bước 2: B và C bằng nhau về số cơ hội
→ Ưu tiên người đứng trước trong danh sách → B được chia

Cập nhật sau lượt chia 3:

Chúc bạn thao tác thành công và có những trải nghiệm tuyệt vời cùng Getfly!