Chào các bạn, trong bài viết hôm nay chúng ta cùng tìm hiểu về tính năng thiết lập quy trình tự động trong phần hợp đồng trên hệ thống Getfly 
Tính năng thiết lập quy trình tự động trong phần hợp đồng: Là tính năng sau khi hợp đồng được tạo trên hệ thống Getfly các bạn sẽ thiết lập các tính năng tự động cho các hợp đồng gia hạn phía sau. 

I. Phân quyền 
Để có thể thiết lập được các quy trình tự động ở phần hợp đồng, các bạn cần có quyền Thêm mới Hợp đồng bán/mua 
 

II. Các hình thức thiết lập tự động ở Hợp Đồng

Hiện tại Getfly có 5 loại quy trình tự động liên quan đến thiết lập trong hợp đồng, bao gồm: 

1/ Tự động gia hạn hợp đồng 

Định nghĩa : Tự động gia hạn hợp đồng Khi hợp đồng kết thúc hệ thống tự động thay đổi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc hợp đồng
 

 - Phương án gia hạn hợp đồng 
Có 2 phương án gia hạn hợp đồng bao gồm:

+ Giữ nguyên hợp đồng, thay đổi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc: Phương án này được hiểu là giữ là hợp đồng gốc và chỉ thay đổi hợp đồng gốc đó sang thời gian bắt đầu và kết thúc mới 
+ Thêm hợp đồng mới
Phương án này được hiểu là tạo mới một hợp đồng khác hợp đồng gốc 

- Thời hạn hợp đồng mới
Các lựa chọn của thiết lập thời hạn hợp đồng mới gồm:

+ Như cũ: Lấy đúng thời gian của hợp đồng gốc trước đó 
Ví dụ: Hợp đồng gốc có thời hạn từ 19/04/2024 đến 21/04/2024 thì hợp đồng mới sẽ có thời gian là 22/04/2024 đến 25/04/2024

+ Lựa chọn theo các mốc thời gian: 1 tháng, 2 tháng…. 12 tháng
Ví dụ: Hợp đồng gốc của các bạn có thời hạn từ 01/06/2024 đến 30/06/2024, bạn lựa chọn thời gian gia hạn hợp đồng mới là 1 tháng thì hợp đồng mới sẽ có thời hạn là từ 01/07/2024 đến 31/07/2024 
Thời gian theo tháng ở đây hệ thống sẽ tính đúng ngày trong tháng để thiết lập, nếu tháng có 30 ngày tính đúng 30 ngày, tháng 31 ngày thì thời hạn tính sẽ 31 ngày 
 

- Sử dụng thiết lập tự động của hợp đồng gốc 
Khi các bạn tích chọn Sử dụng thiết lập tự động của hợp đồng gốc có nghĩa là những phần các bạn đã thiết lập tự động ở đây sẽ tự động tích chọn cho hợp đồng được gia hạn mà không cần chỉnh sửa lại nữa 
 

- Sử dụng lại giá trị hợp đồng cũ 
Khi các bạn tích chọn Sử dụng lại giá trị hợp đồng cũ thì giá trị hợp đồng gia hạn sẽ giống giá trị hợp đồng gốc 
Nếu giá trị hợp đồng gia hạn của các bạn không giống hợp đồng gốc, các bạn không tích chọn Sử dụng lại giá trị hợp đồng cũ mà thay vào đó các bạn điền vào ô Giá trị hợp đồng gia hạn
 

- Tên hợp đồng
Nếu các bạn muốn thay đổi tên hợp đồng của hợp đồng gia hạn, các bạn điền thông tin vào ô Tên hợp đồng 
 

2/ Tự động tạo đơn hàng 
Các lựa chọn tự động tạo đơn hàng gồm: ( có thể cùng lúc chọn cả 2 lựa chọn) 
+ Tự động tạo đơn hàng khi Duyệt hợp đồng 
+ Tự động tại đơn hàng khi hết hạn hợp đồng 
 

3/ Tự động báo động khi sắp hết hạn hợp đồng

Khi cài thiết lập này, hệ thống sẽ tự động gửi mail cho khách hàng để báo sắp hết hạn hợp đồng 
+ Lựa chọn gửi mail theo các thời gian: Trước 1 tháng, trước 1 tuần, trước 1 ngày, ngày kết thúc ( có thể tích chọn cùng lúc nhiều thời gian)
+ Mẫu mail các bạn có thể dùng mẫu Getfly đang hiển thị sẵn hoặc tự tạo nội dung mail 
+ Thông tin đính kèm: Các bạn có thể lựa chọn ( có thể tích chọn cùng lúc nhiều lựa chọn)
- Đính kèm hợp đồng cũ
- Đính kèm hợp đồng mới
- Đính kèm đơn hàng cũ 
- Đính kèm đơn hàng mới 
+ Tải file: Các bạn có thể đính kèm file kèm theo khi gửi mail 
 

4/ Tự động gửi SMS thông báo 
Khi cài thiết lập này, hệ thống sẽ tự động gửi SMS cho khách hàng báo sắp hết hạn hợp đồng 

+ Theo thời gian ( có thể tích chọn cùng lúc nhiều thời gian)
+ Nội dung SMS các bạn tự thiếp lập 
 

5/ Tự động gửi mail hợp đồng mới 

+ Lựa chọn gửi mail theo các thời gian: Trước 1 tháng, trước 1 tuần, trước 1 ngày, ngày kết thúc ( có thể tích chọn cùng lúc nhiều thời gian)
+ Nội dung mail các bạn tự thiết lập 
+ Thông tin đính kèm: Các bạn có thể lựa chọn (có thể tích chọn cùng lúc nhiều lựa chọn)
- Đính kèm hợp đồng cũ
- Đính kèm hợp đồng mới
- Đính kèm đơn hàng cũ 
- Đính kèm đơn hàng mới 
+ Tải file: Các bạn có thể đính kèm file kèm theo khi gửi mail 
 

Lưu ý 1: Các bạn muốn xem chi tiết quy trình nào, các bạn ấn vào Xem chi tiết 

Lưu ý 2: Để các thiết lập tự động được áp dụng thì Hợp Đồng gốc cần ở trạng thái Đã Duyệt


Chúc các bạn thao tác thành công!