Chào bạn, 

Bảo mật thông tin luôn là yếu tố được Getfly đặt lên hàng đầu của các doanh nghiệp với sứ mệnh giảm thiểu tối đa rủi ro thất thoát, mất hoặc bị lộ dữ liệu, bảo vệ quyền lợi tốt nhất doanh nghiệp & người sử dụng.

Tuy nhiên mỗi doanh nghiệp sẽ có yêu cầu cấp độ bảo mật khác nhau phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, do đó sau khi nghiên cứu dựa trên nhu cầu sử dụng thực tiễn của hơn 4000 doanh nghiệp khách hàng với nhiều mô hình ngành nghề khác nhau đang ứng dụng Getfly CRM, ngoài các tính năng bảo mật cơ bản hỗ trợ bảo vệ dữ liệu thông qua phân quyền và kiểm soát quyền truy cập của nhân viên. Getfly đã phát triển thêm các tính năng bảo mật nâng cao hơn trong việc bảo mật thông tin của doanh nghiệp.

Đây cũng là những cải tiến vượt trội của hệ thống Getfly CRM trong tính năng bảo mật mà không phải phần mềm CRM nào cũng có thể đáp ứng được.

I. Lợi ích của module bảo mật

• Doanh nghiệp có hệ thống dữ liệu khách hàng lớn nhưng vẫn chưa có công cụ để bảo mật chuyên sâu
• Nhân viên có thêm công cụ để quản lý và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp mà không sợ lộ thông tin khách hàng của mình
• Bảo mật nâng cấp này giúp các nhân viên vừa làm việc chung với nhau trên 1 khách hàng nhưng đảm bảo vẫn dấu được thông tin liên hệ của KH đó
• Tránh tình trạng rò rỉ dữ liệu khách hàng, mất khách hàng
• Có thể phân quyền cho từng phòng ban vào từng giai đoạn khách hàng khác nhau

II. Các loại bảo mật trên hệ thống Getfly CRM

Bảo mật thông tin khách hàng chia thành 03 hình thức:

1. Bảo mật 1: Chức năng khách hàng riêng tư

Với chức năng này, khi thêm mới một khách hàng, người thêm có 02 tùy chọn:

- Chỉ người phụ trách được xem, sửa khách hàng này: cấp trên và admin sẽ không nhìn thấy khách hàng này, chỉ có người phụ trách khách hàng nhìn thấy

- Cho phép cấp trên của người phụ trách có thể xem sửa KH (giống logic hiện tại)

Tính năng bảo mật này thường áp dụng cho các công ty có nhiều khách hàng do nhân viên sales tự tìm (ví dụ: các công ty Bất động sản) và không muốn cấp trên nhìn thấy khách hàng này của mình.

2. Bảo mật 2: Chức năng bảo mật trường dữ liệu (hay còn gọi là dữ liệu nhạy cảm khách hàng)

Chức năng này có 03 tùy chọn:

2.1. Chỉ những ai có quyền xem dữ liệu nhạy cảm KH thì mới xem được thông tin kể cả Người phụ trách KH

Với chức năng này, bạn sẽ vào Cài đặt -> Phân quyền -> Chọn nhóm quyền

Bạn muốn nhân viên nào có thể xem được Dữ liệu nhạy cảm của khách hàng thì sẽ mở quyền “Truy cập". Nếu nhân viên không được phân quyền trên thì sẽ không xem được thông tin nhạy cảm của khách hàng (kể cả người phụ trách khách hàng nếu không được phân quyền thì cũng không thấy dữ liệu này).

Lưu ý: 

• Khi Cài đặt hệ thống, bạn nên cài đặt luôn phần Dữ liệu nhạy cảm này để đảm bảo bảo mật dữ liệu khách hàng ngay từ đầu sử dụng hệ thống
• Nếu bạn không muốn người khác nhìn thấy số điện thoại của khách hàng thì bật Đánh dấu dữ liệu nhạy cảm thông tin Điện thoại và Điện thoại người liên hệ (để cả thông tin khách hàng và thông tin người liên hệ của khách đều được bảo mật)
• Khi bật phân quyền “Truy cập" Dữ liệu nhạy cảm khách hàng, thì người được phân quyền sẽ xem được dữ liệu nhạy cảm của tất cả khách hàng mà người đó phụ trách và có trong người liên quan. Nếu bạn muốn Người phụ trách khách hàng thấy được dữ liệu nhạy cảm của khách hàng mình phụ trách, còn các khách hàng khác thì không thấy dữ liệu nhạy cảm thì sẽ sử dụng tính năng bảo mật 2.2 bên dưới

2.2. Mặc định người phụ trách và tất cả những người có quyền thì có thể xem

Bạn chọn Cài đặt  -> Cấu hình hệ thống -> CRM -> Khách hàng -> Dữ liệu nhạy cảm

Khi bạn bật tính năng này, mặc định Người phụ trách khách hàng có thể thấy được Dữ liệu nhạy cảm, những người khác nếu không được phân quyền “Truy cập” Dữ liệu nhạy cảm thì sẽ không xem được

Ví dụ:

Tôi là người phụ trách khách hàng Hoàng Sơn nên tôi thấy được số điện thoại của khách hàng này, còn những khách hàng khác thì sẽ không thấy số điện thoại của KH Hoàng Sơn.

Lưu ý: Với tính năng bảo mật 2.1 và bảo mật 2.2

Trường hợp bạn muốn sửa thông tin khách hàng là “Dữ liệu nhạy cảm" (trong ví dụ trên là trường thông tin ‘số điện thoại’) thì bắt buộc phải được phân quyền "Sửa dữ liệu nhạy cảm Khách hàng" như hình bên dưới

Nếu bạn chỉ được quyền “Sửa khách hàng” thì chỉ sửa được những thông tin không phải là Dữ liệu nhạy cảm, còn trường nào là Dữ liệu nhạy cảm thì sẽ được khoá lại như hình

2.3. Chỉ người phụ trách xem được dữ liệu nhạy cảm

Thiết lập hệ thống này sẽ giới hạn số người được xem thông tin; còn lại, tất cả người khác chỉ có thể vào khách hàng trao đổi nhưng không nhìn thấy dữ liệu nhạy cảm.

Khi mở bảo mật 2.3 thì hệ thống sẽ mặc định cài đặt bảo mật với 02 trường dữ liệu:

1. Số điện thoại ( điện thoại khách hàng + điện thoại người liên hệ chính)
2. Email ( email khách hàng + email người liên hệ chính)

Ngoài ra có thể cài đặt các trường khác là trường dữ liệu nhạy cảm (như mục 2.1)

Lưu ý: Đối với cả 3 loại bảo mật (2.1, 2.2 và 2.3) các trường dữ liệu được đánh dấu là nhạy cảm ở khách hàng sẽ đồng thời đánh dấu nhạy cảm ở các module đơn hàng, hợp đồng và báo giá.

     - Đơn hàng: Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Email, Điện thoại người nhận hàng, Địa chỉ giao hàng 

     - Báo giá: Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Email 

     - Hợp đồng: Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại 

Ví dụ: Trong đơn hàng vẫn bảo mật số điện thoại của khách hàng 

3. Bảo mật 3: Phân quyền theo mối quan hệ khách hàng

Tính năng này sẽ phân quyền cho nhân viên thuộc phòng ban nào được nhìn mối quan hệ nào.

Ví dụ: Công ty có phòng Marketing, Sales, Chăm sóc khách hàng thì Chăm sóc khách hàng sẽ chỉ được nhìn khách đã mua rồi để chăm sóc

Bạn chọn Cài đặt -> Cấu hình hệ thống -> CRM -> Mối quan hệ

Bạn có thể cài đặt ẩn Ẩn mối quan hệ khi người dùng không được phân quyền xem mối quan hệ (tài khoản không được phân quyền xem mối quan hệ thì sẽ không nhìn thấy các mối quan hệ này ở màn hình danh sách khách hàng hoặc khi thêm mới khách hàng)

Lưu ý:

Với tính năng bảo mật Mối quan hệ, Người phụ trách KH sẽ xem được khách hàng ở tất cả trạng thái mà người đó là người phụ trách

CHÚ Ý: Các trường thông tin dữ liệu có thể đánh dấu là dữ liệu nhạy cảm

1. Trường điện thoại (điện thoại khách hàng + điện thoại người liên hệ)
2. Trường email (email khách hàng + email người liên hệ)
3. Địa chỉ
4. Tổng số tương tác
5. Website
6. Ngày tạo
7. Quốc gia
8. Quận huyện
9. Tỉnh/thành phố
10. Sinh nhật (sinh nhật khách hàng + sinh nhật liên hệ chính)
11. Giới tính (giới tính khách hàng + giới tính người liên hệ)
12. Chức vụ người liên hệ chính
13. Danh xưng người liên hệ chính
14. Mã tiếp thị liên kết
15. Giá trị
16. Mô tả
17. Số đơn hàng
18. Tổng doanh thu
19. Các trường custom field

Cách để Lựa chọn trường thông tin nào là Dữ liệu nhạy cảm:

Cài đặt -> Định nghĩa dữ liệu -> Khách hàng -> Chỉnh sửa

Bạn lựa chọn Trường thông tin nào là Dữ liệu nhạy cảm (tức là bạn muốn che đi thông tin đó) thì sẽ bấm vào “Chỉnh sửa"

Ví dụ: Tôi muốn chọn Địa chỉ là Dữ liệu nhạy cảm, tức là tôi không muốn nhân viên thấy địa chỉ của khách hàng thì tôi sẽ chọn “Đánh dấu là dữ liệu nhạy cảm" ở trường thông tin “Địa chỉ"

Sau khi đã cài đặt xong Dữ liệu nhạy cảm và Phân quyền xem dữ liệu nhạy cảm, bạn sẽ thấy màn hình Khách hàng hiển thị dấu ***** như sau:

Lúc này,  chỉ có ai được phân quyền “Truy cập” Dữ liệu nhạy cảm mới thấy được thông tin này.

Chúc bạn thao tác thành công và có những trải nghiệm tuyệt vời cùng Getfly!