Chào Anh/Chị, 

Bảo mật thông tin là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi sử dụng phần mềm CRM, doanh nghiệp cần lưu trữ một lượng lớn thông tin quan trọng, bao gồm thông tin khách hàng, thông tin nhân viên, thông tin giao dịch,... Do đó, việc sử dụng module bảo mật trên Getfly là vô cùng cần thiết để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.

I. Lợi ích của việc sử dụng module bảo mật

• Doanh nghiệp có hệ thống dữ liệu khách hàng lớn nhưng vẫn chưa có công cụ để bảo mật
• Nhân viên có công cụ để quản lý và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp mà không sợ thông tin khách hàng
• Chủ động check được thông tin ngay khi sự cố rò rỉ xảy ra
• Muốn xây dựng quy trình phân cấp, phân quyền, bảo mật dữ liệu

II. Các loại bảo mật trên Getfly

Bảo mật thông tin khách hàng chia thành 3 nhánh chức năng chính.

1. Bảo mật 1: Chức năng khách hàng riêng tư

Với chức năng này thì khi thêm mới một khách hàng có 2 tùy chọn:

- Chỉ người phụ trách được xem, sửa khách hàng này

- Cho phép cấp trên của người phụ trách có thể xem sửa KH (giống logic hiện tại)

2. Bảo mật 2: Chức năng bảo mật trường dữ liệu (dữ liệu nhạy cảm khách hàng)

Chức năng này có 3 tùy chọn:

Bảo mật 2.1. Ai có quyền xem dữ liệu nhạy cảm KH thì xem được. Người phụ trách KH nếu không có quyền thì cũng không thể xem

Bảo mật 2.2. Mặc định người phụ trách và người có quyền thì có thể xem.

Anh chị chọn Cài đặt  => Cấu hình hệ thống => CRM => Khách hàng => Dữ liệu nhạy cảm

Bảo mật 2.3 Chỉ người phụ trách xem được dữ liệu nhạy cảm. Tất cả người khác chỉ có thể vào khách hàng trao đổi, nhưng không nhìn thấy dữ liệu nhạy cảm

3. Bảo mật 3: Phân quyền theo mối quan hệ khách hàng

Tính năng này sẽ phân quyền cho nhân viên có thể xem được khách hàng thuộc mối quạn hệ được cấp quyền xem dữ liệu nhạy cảm .Trường hợp nhân viên không được xem khách hàng thuộc các mối quan hệ được bảo mật thì nhân viên vẫn nhìn thấy tên các mối quan hệ ở phần khách hàng. 

Ví dụ: Anh/ Chị có thể phân quyền cho nhân viên thuộc phòng ban nào được nhìn mối quan hệ nào.
Công ty có phòng Marketing, Sales, Chăm sóc khách hàng thì Chăm sóc khách hàng sẽ chỉ được nhìn khách đã mua rồi để chăm sóc

Anh chị chọn Cài đặt => Cấu hình hệ thống => CRM => Mối quan hệ

III. Lưu ý

1. Các trường thông tin dữ liệu khách hàng có thể đánh dấu là dữ liệu nhạy cảm

1) Tên khách hàng

2) Trường điện thoại ( điện thoại khách hàng + điện thoại người liên hệ)

3) Trường email ( email khách hàng + email người liên hệ)

4) Điạ chỉ

5) Tổng số tương tác

6) Website

7) Ngày tạo

8) Quốc gia

9) Quận huyện

10) Tỉnh/thành phố

11) Giá trị

12) Mô tả

13) Ngày sinh ( ngày sinh khách hàng + ngày sinh liên hệ chính)

14) Các trường custom field

2. Đối với bảo mật 2.3

Khi mở bảo mật 2.3 thì hệ thống sẽ mặc định cài đặt bảo mật với 2 trường dữ liệu:

1) Trường điện thoại ( điện thoại khách hàng + điện thoại người liên hệ chính)

2) Trường email ( email khách hàng + email người liên hệ chính)

Ngoài ra anh/chị có thể cài đặt các trường khác là trường dữ liệu nhạy cảm (như mục 1)

3. Trường dữ liệu nhạy cảm ở Báo giá, hợp đồng, đơn hàng

Khi cài đặt các trường dữ liệu nhạy cảm ở phần khách hàng thì ở Báo giá, hợp đồng, đơn hàng có được tính là các trường dữ liệu nhạy cảm hay không?

Câu trả lời là Có. Đối với cả 3 loại bảo mật (bảo mật 2.1, bảo mật 2.2 và bảo mật 2.3) các trường dữ liệu được đánh dấu là  nhạy cảm ở khách hàng sẽ đồng thời đánh dấu nhạy cảm ở các module đơn hàng, hợp đồng và báo giá.

- Đơn hàng: Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Email, Điện thoại người nhận hàng, Địa chỉ giao hàng 

- Báo giá: Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Email 

- Hợp đồng: Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại 

Chúc anh/chị thao tác thành công!