Ngân sách là kế hoạch thu/chi của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định trong tương lai (tuần/tháng/quý/năm).

Ngân sách trên Getfly giúp doanh nghiệp theo dõi phần Chi ngân sách, đó là việc lập kế hoạch cho các chi phí dự kiến của Doanh nghiệp như chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, quảng cáo, …giúp dễ dàng kiểm soát các khoản chi cho của doanh nghiệp.  

Để thiết lập ngân sách trên Getfly CRM, anh/chị làm như sau:

Bước 1: Chọn biểu tượng tài chính kế toán   và chọn Ngân sách

Bước 2: Chọn   để tạo Ngân sách

Giải thích:

-         Điền tên ngân sách (chi cho mục đích nào Ví dụ: chí phí quản lý doanh nghiệp, chi phí quảng cáo, chi phí bán hàng, …)

-         Điền số tiền trong ngân sách đó

-         Lựa chọn thời hạn của ngân sách (ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ..)

-         Người quản lý ngân sách là người có quyền thay đổi hạng mục, số tiền trong ngân sách.

-         Người tham gia: là người theo dõi được tình hình biến động của các khoản chi tiêu trong ngân sách đó.         

-         Có thể lựa chọn tạo ngân sách theo danh mục template đã tạo sẵn hoặc không chọn.

-         Mô tả: mô tả chi tiết cho Ngân sách đó. (Ngân sách dùng cho bộ phận nào/mục đích kinh doanh nào, …).

-         Có thể đính kèm các tài liệu liên quan tại mục . (quy định, quy trình liên quan)

Bước 3: Chọn để hoàn thành việc thêm mới ngân sách

Sau khi thêm mới thành công, danh sách các ngân sách đã tạo sẽ được hiển thị như sau:

Để xem được thông tin chi tiết của ngân sách đã tạo, anh/chị lựa chọn vào tên ngân sách:

Anh/chị có thể lên các kế hoạch là các khoản chi tiêu cụ thể trong ngân sách đó. Để thêm các danh mục chi tiết trong ngân sách, anh/chị lựa chọn vào  và lựa chọn  để thêm. 

Anh/chị điền số tiền vào cột Thay đổi, và mô tả thêm cho danh mục đó tại phần Ghi chú. Và chọn  để cập nhật Ngân sách.

Để phê duyệt các danh mục vừa tạo, anh/chị lựa chọn vào    để xác nhận số tiền trong ngân sách. Người quản lý ngân sách sẽ có quyền phê duyệt ngân sách đó. Phê duyệt ngân sách nhằm mục đích kiểm tra lại để đúng với kế hoạch đã xây dựng trước đó 

Những người tham gia ngân sách đều có thể trao đổi với nhau trong chính ngân sách đó. Đây cũng là một kênh giao tiếp nội bộ hiệu quả để các người liên quan nắm được thông tin kịp thời và lưu lại lịch sử trao đổi. 

Trong quá trình ghi nhận trao đổi nội bộ, anh/chị có thể tag tên đồng nghiệp (là việc gắn tên và chỉ đích danh người liên quan), đính kèm tài liệu, check in, thể hiện cảm xúc.\

Lưu ý:

-       Khi các khoản chi phí, anh/chị tạo ra yêu cầu chi phí trên Getfly CRM, đồng thời anh/chị lựa chọn Ngân sách chi tương ứng. Khi các khoản chi được duyệt, tổng số tiền chi sẽ được tổng hợp tại phần thực chi trong ngân sách theo từng hạng mục đã tạo.

-       Nếu anh/chị có các khoản chi vượt quá ngân sách, hệ thống sẽ ra cảnh báo để anh/chị có kế hoạch có nên thay đổi số tiền trong ngân sách hay không.

-       Trong trường hợp những chu kỳ sau, anh/chị cần tạo ra ngân sách giống như những ngân sách đã tạo, anh/chị chỉ cần sử dụng phần sao chép ngân sách để copy toàn bộ danh mục đã tạo.

VIDEO HƯỚNG DẪN