HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MẪU TEMPLATE HỢP ĐỒNG

I. Template hợp đồng

1.1. Cách thêm mới

Để thêm mới hợp đồng, anh/chị thao tác như sau: Vào Cài đặt -> CRM -> Template. Có 2 cách để thêm mới mẫu hợp đồng:

-         Cách 1: Thêm mới trực tiếp trên hệ thống: Đặt tên mẫu hợp đồng -> Soạn trực tiếp nội dung hợp đồng trên thanh nội dung

- Thông tin hợp đồng:

+ Tên template: tên mẫu hợp đồng

+ Nội dung: nội dung của hợp đồng

+ Nội dung hợp đồng sử dụng các biến nằm ở mục chú thích, trong đó có một biến đặc biệt {{products}} in ra bảng danh sách sản phẩm được hướng dẫn chi tiết trong phần “II. Hướng dẫn sử dụng biến”.

-         Cách 2: Upload mẫu hợp đồng dưới dạng file HTML: Đặt tên mẫu hợp đồng -> click Chọn mẫu và chọn file mẫu hợp đồng đã lưu dưới định dạng HTML

1.2. Cách sửa/xóa mẫu hợp đồng đã có

Tại màn hình thêm mới mẫu hợp đồng:

+ Cập nhật một mẫu hợp đồng: Anh/chị nhấn vào biểu tượng [bút chì] ở cột thao tác tương ứng với mẫu hợp đồng muốn chỉnh sửa

+ Xóa một mẫu hợp đồng: Anh/chị nhấn vào biểu tượng [thùng rác] ở cột thao tác tương ứng với mẫu hợp đồng muốn chỉnh sửa

1.3. In hợp đồng sử dụng mẫu hợp đồng

- Để in hợp đồng theo mẫu đã tạo, anh/chị truy cập: Bán hàng -> hợp đồng mua hoặc hợp đồng bán

- Lựa chọn một hợp đồng:

+ Nhấn in hợp đồng: Sử dụng mẫu hợp đồng thiết lập mặc định của hệ thống. Nếu khách hàng đã yêu cầu tạo mẫu cập nhật riêng thì sẽ sử dụng thay mẫu mặc định.

+ Nhấn nút [^] và chọn mẫu hợp đồng muốn in: sử dụng mẫu hợp đồng đã thiết lập trong cấu hình Template.

II. Sử dụng biến

2.1. Sử dụng biến thay thế

- Sử dụng biến được định nghĩa trên giao diện để hiển thị thông tin trên hợp đồng

VD: Sử dụng biến {{vendor_name}} để hiển thị tên đại diện bên A khi in mẫu hợp đồng

Đại diện bên A: {{vendor_name}} => Đại diện bên A: Công Ty TNHH Xây Dựng

2.2. Sử dụng thiết lập thông tin sản phẩm

2.2.1. Hiển thị thông tin sản phẩm theo bảng (định dạng HTML) theo mẫu mặc định sử dụng qua biến:{{products}}.

- Các biến thông tin hiển thị (cột) mặc định được áp dụng với {{products}}:

+ cardinal_number: Số thứ tự

+ code : Mã sản phẩm

+ name : Tên sản phẩm

+ description: Mô tả sản phẩm

+ unit: Đơn vị sản phẩm

+ quantity: Số lượng sản phẩm

+ price : Giá sản phẩm

+ discount: Chiết khấu sản phẩm tính theo phần trăm (%)

+ discount_amount: Chiết khấu sản phẩm (tính theo tiền mặt)

+ total_revenue: Thành tiền

VD1: Sử dụng biến {{products}} để hiển thị các cột sau.

Các thông tin thống kê (Tổng tiền, VAT, tổng tiền thanh toán) luôn hiển thị

2.2.2. Hiển thị thông tin sản phẩm theo bảng (định dạng HTML) tùy chỉnh cột và thứ tự:

- Sử dụng cú pháp nâng cao: {{products(field_name : [field_title], …)}}

+ field_name: Là một trong các biến thông tin, không bao gồm khoảng trắng.

+ field_title : Tên thay thế muốn hiển thị, nếu không có field_title, hệ thống sử dụng tên cột mặc định của hệ thống

+) Hỗ trợ tất cả ký tự ngoại trừ các ký tự đặc biệt: {{, }}, [, ], (, ).

+) Các ký tự đặc biệt muốn hiển thị, cần thêm ký tự đánh dấu \ vào đằng trước

+) Ký tự \\ được thay thế cho \

+ columns_width: để chỉnh sửa kích thước độ rộng của cột (đơn vị tính theo CSS: px, %), tương ứng với vị trí các field_name khác, ví dụ cú pháp: columns_width: [10%, 200px,…].

* Chú ý:

- Không hỗ trợ sử dụng khoảng trắng, hoặc các ký tự HTML đặc biệt <br>, </p>, &nbsp trong cấu trúc cú pháp products nâng cao

- Hệ thống không thực hiện chuyển đổi thành bảng sản phẩm nếu viết sai cú pháp

- Có thể trình bày theo 2 cách:

+ Viết tên các cột theo hàng ngang, ngăn cách nhau bởi 1 dấu phẩy và 1 dấu cách như VD2

+ Viết tên các cột theo hàng dọc như VD3

VD2:  Ví dụ hiển thị bảng theo dạng nâng cao

{{products(

name:[Hàng \(hóa\)], code : [Mã \hàng hóa], discount_amount, price : [Giá \\\[tiền\\\]],

)}}

-         Trong đó, tên hiển thị cột có sử dụng một số ký tự đặc biệt

VD3: Sử dụng cú pháp sau để hiển thị bảng sản phẩm tùy chỉnh độ rộng từng cột bằng columns_width

{{products(

name:[Hàng hóa],

code : [Mã hàng hóa],

discount_amount,

price : [Giá tiền],

columns_width : [70%, 10%, 10%, 10%]

)}}

LƯU Ý:

- Ở phiên bản hiện tại, Getfly chỉ hỗ trợ tối đa 5 mẫu cho mỗi loại hợp đồng (gồm đang sử dụng và đã xóa)

- Anh/chị cần có quyền Cài đặt CRM mới thêm mới được mẫu hợp đồng